5 conseils pour bien préparer l’arrivée d’un alternant dans son entreprise
L’arrivée d’un alternant doit être préparée avec soin par l’entreprise qui l’accueille, car ce premier jour donnera le ton de la collaboration professionnelle à venir.
Si le premier jour en entreprise est souvent un événement marquant dans la vie d’un salarié, il revêt une importance toute particulière pour celui qui fait ses premiers pas dans la vie professionnelle, et donc pour la plupart des alternants. D’où la nécessité de préparer soigneusement leur arrivée pour qu’ils se forgent, dès les premières minutes de leur intégration, une bonne image de votre entreprise. Nos experts de la formation en alternance vous confient quelques bonnes pratiques à adopter en prévision du jour J.
1. Préparer le poste de travail et prévenir l’équipe
C’est le b.a.-ba, mais vous ne pouvez pas y couper ! Pour se sentir immédiatement intégré, un alternant doit trouver, dès son arrivée, un espace de travail qui lui sera dédié (bureau, chaise), ainsi que le matériel dont il aura besoin pour mener à bien ses missions (ordinateur, téléphone, bloc-notes, stylos…). Fournissez-lui également la liste des codes d’accès informatiques qui lui permettront de se connecter à sa session, à sa boîte mail, ainsi qu’aux divers outils ou espaces numériques de l’entreprise.
« Un alternant est un nouveau collaborateur à part entière, sauf qu’il ne sera pas tout le temps présent dans l’entreprise, souligne Nathalie Grassaud, directrice générale Marketing et Business développement de l’Alliance Eduservices. Comme pour tout collaborateur, le premier contact compte énormément. Il faut donc prévenir, en amont, l’équipe que l’alternant rejoindra pour qu’elle lui réserve le meilleur accueil ! »
2. Choisir un tuteur motivé pour transmettre son savoir-faire
Le choix du tuteur, qui accompagnera l’alternant tout au long de son parcours dans l’entreprise, est loin d’être anodin. « Il faut choisir quelqu’un qui est demandeur, qui a besoin de l’aide d’un jeune pour le soulager dans son activité et qui saura lui transmettre des savoir-faire. Un collaborateur à même de piloter, d’évaluer, de faire des retours à l’étudiant, d’échanger en permanence avec l’école. Quelqu’un de très à l’écoute qui aide l’alternant à lever les obstacles », précise Nathalie Grassaud.
Ce tuteur devra également être disponible pour effectuer des points réguliers avec l’alternant. « Il est bon de prévoir, a minima, des points hebdomadaires entre tuteur et alternant, estime Sabrina Decanton, responsable relations entreprises et partenariats à l’ISG. Cela permet d’instaurer une relation de confiance. Le tuteur doit lui faire passer le message que s’il n’a pas compris, ce n’est pas grave, on ne lui demande pas d’être opérationnel tout de suite. L’entreprise doit avoir conscience qu’elle a embauché un jeune professionnel qui ne demande qu’à apprendre. »
Corinne Combes, directrice de 2i Tech Academy conseille, quant à elle, au tuteur de « permettre au jeune de le suivre en observation dans un premier temps. L’alternant doit marcher dans les pas de son tuteur, jouer un rôle de ‘’Vis ma vie’’ en quelque sorte ». Elle préconise aussi au tuteur de suivre une formation, souvent proposée par l’école partenaire : « être tuteur suppose d’avoir une fibre, une envie de faire grandir quelqu’un, mais cela ne suffit pas. Il vaut mieux suivre une formation pour accompagner ensuite au mieux l’alternant dans son évolution. »
3. Elaborer une feuille de route précise
Autre point essentiel : définir un cap. Alexis de Solliers, directeur d’Eductive Digital & Business School, suggère de « redéfinir la feuille de route avec l’alternant. Il faut tout faire pour éviter que l’étudiant qui a été embauché pour faire du community management ne se rende compte que, dans l’urgence, cette mission a été confiée à quelqu’un d’autre dans l’entreprise avant son arrivée. »
Cette étape s’avère particulièrement importante lors d’une intégration à distance, selon Sabrina Decanton : « La première chose très importante est de définir correctement les missions avec l’alternant, surtout en temps de télétravail, et de fixer des objectifs, reformulés par l’alternant lui-même, pour s’assurer de sa bonne compréhension. »
4. Prévoir d’associer l’alternant à de nombreux projets
Concernant les missions qui seront confiées à l’alternant, Alexis de Solliers préconise d’ouvrir « les champs d’opportunité » offerts aux étudiants : « Il ne faut pas hésiter à leur confier de nombreux projets. C’est de cette manière que, peu à peu, ils vont trouver leur domaine d’appétence. C’est ce qui permettra aux jeunes, à un moment-clé, de lever la main et de dire ‘‘vous avez besoin d’apport de trafic sur votre site ? De faire une vidéo ? Moi, je sais le faire’’, alors que de prime abord, on ne l’avait pas pressenti. Cette approche permet au jeune de se sentir valorisé ! »
5. Lui confier d’abord des missions qui font appel à ses soft skills
C’est la crainte que peuvent avoir certains employeurs : embaucher un alternant qui ne soit pas rapidement opérationnel. Pour éviter cela, David Izoard, directeur relations entreprises à l’ISCOD suggère de ne pas raisonner en termes de « hard skills » mais de confier d’abord à l’alternant des missions mobilisant son savoir-être : « Si on cherche un collaborateur qui maîtrise déjà tous les logiciels, toutes les techniques, ce n’est pas à un apprenti que l’on s’adresse. Un apprenti est, par définition, quelqu’un qui apprend, souvent très vite certes, mais qui est en train de se former. Il ne faut pas s’attendre à ce que les hard skills demandées soient tout de suite présentes. Elles vont se développer auprès du maître d’apprentissage et à travers les études de cas et les projets menés à l’école. Concentrez-vous d’abord sur les soft skills que l’alternant peut mobiliser dans certaines tâches : sa capacité à communiquer, à faire preuve d’initiative, de créativité. »
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