Comment créer un vivier de candidats efficace ? On vous dit tout !

Vous le savez bien, le marché de l’emploi, et particulièrement celui du recrutement, est de plus en plus tendu. Dans ce contexte, les entreprises et les recruteurs ont tout intérêt à se constituer un vivier de candidats soigneusement présélectionnés pour leurs compétences et leurs qualités en vue de futurs recrutements. Mais concrètement, comment bâtir cette base de données précieuse ? Et surtout, comment l’exploiter efficacement ? Voici un guide pratique pour vous lancer dans la conception d’un vivier de candidats optimal !

Les avantages d’un vivier de candidats

Un vivier de candidats est une base de données de profils qualifiés que vous pouvez solliciter dès qu’un poste se libère au sein de votre entreprise. Et il y a plusieurs bonnes raisons de vous y mettre dès maintenant :

• Gagner du temps et d’argent : Avec un vivier de candidats, plus besoin de recommencer votre processus de recrutement dès qu’un besoin urgent se présente ! Grâce à une base de données déjà prête, comprenant des candidats qualifiés et intéressés par votre entreprise, vous pouvez considérablement réduire la durée et le budget alloué à vos processus de recrutement.
• Anticiper les besoins futurs : Un vivier de candidats est une source d’informations avantageuse pour un employeur. Il permet de repérer les meilleurs talents que vous ne pouvez peut-être pas recruter tout de suite, mais qui pourraient correspondre à une recherche future. Une vague de départs ou de recrutements se profile ? Avec votre vivier de candidats, vous avez déjà sous la main de potentiels talents de qualité.
• Renforcer votre marque employeur : Intégrer des candidats à votre vivier est aussi une façon de créer une relation avec eux, même s’ils ne rejoignent pas votre entreprise dans l’immédiat. En leur montrant qu’ils vous intéressent et en leur transmettant des informations et des nouvelles sur les postes ouverts et vos actualités, vous donnez une image engagée de votre entreprise.
• Diversifier les profils. Grâce à un vivier de candidats bien optimisé, vous accédez à une variété de profils qualifiés, ce qui enrichit votre recrutement.

Comment créer un vivier ?

La tâche vous semble ardue ? Vous ne savez pas par où commencer ? Quels outils choisir ? Où trouver les meilleurs candidats ? Comment optimiser la gestion de ces données ? Voici les étapes clés pour constituer, organiser et maintenir un vivier de candidats prêt à répondre aux besoins de votre entreprise et vous éviter un énième processus de recrutement !

Déterminez les critères de sélection

À l’image d’une fiche de poste, vous devez définir les critères de sélection (compétences, qualités, expériences, prérequis indispensables, valeurs…) pour chaque type de poste. Cela vous permettra, dans un second temps, de structurer votre vivier de candidats et de centraliser toutes ces informations dans un logiciel dédié, tel qu’un ATS.

Soignez votre sourcing

Vous partez de zéro ? Pour alimenter votre vivier de candidats, n’hésitez pas à diversifier vos canaux de sourcing grâce aux :

• Candidatures issues de recrutements passés et qui n’avaient pas été sélectionnées ;
• Candidatures spontanées ;
• Profils repérés sur les réseaux sociaux ou les réseaux professionnels, type LinkedIn ;
• Talents présents à des événements de recrutement ;
• Anciens employés, alternants ou stagiaires ;
• Employés de votre entreprise vous ayant sollicité pour une mobilité interne ;
• Talents cooptés par vos employés.

Classifiez les candidats de façon stratégique

Créez des catégories en fonction des compétences, des qualités, des expériences, des aspirations et des disponibilités des candidats à l’instant T. Cela vous permettra d’optimiser la gestion de votre vivier de candidats et de retrouver rapidement les profils pertinents pour un poste donné.

Centralisez vos données

L’objectif de cet outil est de réunir en un seul espace toutes les informations sur les candidats aux compétences et qualités intéressantes. Utilisez un logiciel de gestion des talents ou un ATS pour stocker, trier et actualiser facilement ces données.

Tenez à jour votre base de données

Veillez à ce que votre base de données soit régulièrement mise à jour. Supprimez les profils obsolètes, actualisez les informations des candidats et notez leur évolution professionnelle.

Comment optimiser votre vivier de candidats ?

Un vivier de candidats bien structuré est un atout pour vos recrutements. En centralisant des candidatures riches en compétences et en qualités, vous optimisez votre capacité à répondre rapidement aux besoins de votre entreprise. Bien utilisé, cet outil peut changer l’avenir de vos processus de recrutement. Voici quelques conseils pour faire de votre vivier un avantage dont vous ne pourrez plus vous passer !

La transparence avant tout

C’est dans la loi, et vous devez respecter la réglementation sur la protection des données, notamment le RGPD. Les candidats doivent donc être informés de l’utilisation de leurs données personnelles et consentir à leur utilisation.

Restez en contact avec vos candidats

Il est important d’entretenir la relation avec votre vivier de candidats. Informez régulièrement ces talents des actualités de l’entreprise, des événements à venir, des nouvelles opportunités d’emploi. Valorisez votre culture et vos valeurs. Une newsletter peut, par exemple, être un bon moyen de maintenir le lien avec ces potentiels futurs employés que vous rêvez d’accueillir dans les rangs de votre entreprise !

Intégrez votre vivier dans vos stratégies de recrutement

Un candidat intègre un processus de recrutement au sein de votre entreprise, et malgré de nombreux atouts, il n’est pas retenu ? Vous souhaitez l’intégrer à votre vivier de candidats ? Dans ce cas, vous devez consolider sa motivation à vous rejoindre en lui offrant une expérience candidat exceptionnelle ! Cela passe par un processus de recrutement transparent, par des feedbacks aux candidats que vous rencontrez mais ne recrutez pas. L’objectif : véhiculer une image positive de votre entreprise.

De plus, un vivier de candidats est un outil de gestion opérationnel. Lorsqu’un poste se libère, n’hésitez pas à consulter votre base de talents en priorité, avant même de lancer un appel à candidatures via une offre d’emploi.

La diversité au service de votre entreprise

La véritable richesse d’une entreprise réside dans ses ressources humaines. En recrutant des profils aux expériences variées, vous la dotez d’une valeur ajoutée unique. Pour renforcer la diversité et la créativité au sein de vos équipes, n’hésitez pas à inclure dans votre vivier de candidats des talents aux expériences et parcours éparses.

Et pourquoi ne pas impliquer vos équipes ?

Vos managers et employés sont les ambassadeurs de votre entreprise ! N’hésitez pas à les encourager à participer activement à l’enrichissement de votre vivier de candidats. Invitez-les à recommander des profils de qualité, qu’ils soient en poste ou libres sur le marché de l’emploi. Leurs suggestions peuvent vous aider à identifier des talents de qualité.

Mesurez l’impact de votre vivier de candidats

Il est important d’évaluer régulièrement l’efficacité de votre vivier de candidats : combien de recrutements en proviennent ? Combien de temps et d’argent votre entreprise économise-t-elle sur chaque embauche grâce à lui ? Quels profils votre entreprise recherche-t-elle le plus souvent ? Ces indicateurs vous aideront à optimiser vos pratiques de recrutement et à les ajuster si besoin.

Construire un vivier de candidats demande un peu de temps et d’organisation, mais c’est un investissement qui en vaut vraiment la peine. En adoptant cette méthode, vous transformerez vos processus de recrutement en une stratégie d’anticipation efficace. Alors, pourquoi attendre plus longtemps ?