Fiche de poste : comment la créer, conseils et objectifs

Précieuse alliée des recruteurs, élément essentiel d’information pour un candidat et boussole pour un collaborateur, la fiche de poste n’a plus à prouver son utilité. On fait le tour du sujet !

La fiche de poste détaille toutes les missions attribuées au salarié endossant cette fonction.
La fiche de poste détaille toutes les missions attribuées au salarié endossant cette fonction. © Mykola/stock adobe.com

Descriptif de la réalité d’un poste à un instant « T », la fiche de poste détaille les missions assignées à la personne occupant cette fonction. Si cet outil RH est efficace pour cibler un profil de candidat dans le cadre d’un recrutement ou d’une mobilité interne, il sert aussi à identifier un éventuel besoin de formation d’un collaborateur. C’est également un document auquel le salarié peut se référer pour connaître précisément le périmètre de son champ d’action et une grille d’évaluation de ses équipes pour le chef d’équipe.

A quoi sert une fiche de poste ?

La fiche de poste remplit plusieurs objectifs :

  • D’un point de vue RH, elle sert de référentiel pour définir le périmètre d’un poste dans le cadre d’un recrutement et permet ainsi de communiquer avec clarté aux futurs candidats ce que seront leurs missions au quotidien. Elle est également un outil précieux dans le cadre d’une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) puisqu’elle contient la liste de compétences nécessaires pour occuper cette fonction et permet d’identifier d’éventuels besoins de formation des collaborateurs ayant telle ou telle carence.
  • Côté candidat, elle offre un aperçu complet des missions à effectuer et des qualités recherchées, ce qui l’aide à évaluer ses chances de voir sa candidature aboutir s’il se positionne sur le poste.
  • Du point de vue du collaborateur, elle encadre son champ d’action et lui fixe des objectifs précis à atteindre.
  • Enfin, elle offre une base au manager pour évaluer le travail et l’évolution de ses collaborateurs et peut même servir de support de discussion dans le cadre d’un entretien professionnel.
L’entretien professionnel : périodicité, finalité, organisation

Que doit-elle contenir ?

Aucun texte juridique n’indique le contenu d’une fiche de poste. Il est néanmoins conseillé d’y faire figurer une description détaillée du poste et des missions qui y sont rattachées ainsi qu’une définition du profil et des compétences recherchés.

Description du poste

  • Intitulé exact du poste
  • Missions
  • Place dans l’organigramme de l’entreprise
  • Rémunération
  • Temps de travail hebdomadaire
  • Lieu de travail
  • Relations internes (avec les différentes équipes de l’entreprise) et externes (clients, prestataires…)
  • Moyens mis à disposition (humain, financier…)

Description du profil

  • Compétences requises (hard et soft skills)
  • Expérience professionnelle souhaitée
  • Diplômes demandés

Quand la rédiger ?

Dès qu’un besoin de recrutement se fait sentir, il est utile de commencer à élaborer la fiche de poste. Elle est l’une des premières étapes du processus de recrutement et permet de cerner le profil ciblé.

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Comment la créer ?

L’idéal est d’associer étroitement le manager concerné à chaque étape du processus conduit par les équipes RH : définition des besoins, rédaction et validation du contenu de la fiche.

Analyser le poste

Le préalable à toute rédaction de fiche de poste ? Inventorier les différentes tâches : développer et fidéliser son portefeuille clients, cibler et prospecter des clients potentiels, rédiger et faire signer des contrats pour un commercial, ou contrôler les installations et les machines, organiser les intervention de maintenance, réaliser des interventions de maintenance préventive et curative pour un technicien de maintenance, par exemple.

Cette étape est particulièrement importante dans l’hypothèse d’une création de poste. Interrogez le chef d’équipe sur la nature précise de ses besoins afin de cerner au mieux l’essence du poste.

Dans le cas d’un poste existant déjà au sein de l’entreprise, cet exercice peut se faire via des observations sur le terrain ou en menant des entretiens avec le manager ou les membres de l’équipe œuvrant sur le même poste.

Rédiger la fiche de poste

Soyez complet mais évitez les listes à la Prévert ! Mettez de côté les tâches non représentatives ou peu fréquentes et insistez sur ce qui constituera le quotidien du collaborateur, les missions qui occuperont l’essentiel de son temps.

Adoptez un langage simple et précis et évitez le jargon. Privilégiez des verbes d’action pour décrire les missions : réaliser, contrôler, contacter, rédiger… En clair, soyez concis dans la formulation en veillant à donner un aperçu dynamique des tâches.

Faire valider la fiche de poste par le manager

Demandez une dernière relecture de la fiche par le manager de la future recrue. Cette étape est centrale car elle vous permettra d’éviter les impairs et les éventuels contresens dans la compréhension du poste.

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Quand la mettre à jour ?

Deux cas de figure justifient de mettre votre fiche de poste à jour :

  • Lors d’un processus de recrutement, vous n’arrivez pas à trouver le candidat idéal et vous devez amender votre texte afin d’élargir votre cible potentielle. Cela peut se faire en supprimant par exemple certaines missions ou compétences pointues jugées non essentielles pour le poste.
  • Si le poste évolue, comprend de nouvelles missions et responsabilité, il convient de faire figurer ses changements sur la fiche de poste concernée.

La fiche de poste est-elle une obligation légale ?

Elle n’a pas de caractère obligatoire mais elle est un outil apprécié des recruteurs et des services RH car elle permet d’accompagner un collaborateur tout au long de sa carrière et de voir les évolutions du poste.

Fiche métier, fiche de poste, profil de poste : quelles différences ?

La fiche métier liste des missions et des compétences générales liées à une profession et ne décrit pas la réalité d’un poste particulier au sein d’une entreprise donnée. A l’inverse, la fiche de poste contient les spécificités d’exercice d’un métier, dans un contexte précis, à un instant « T ».

Le profil de poste, quant à lui, définit le profil du candidat idéal pour le poste à pourvoir : ses compétences, ses connaissances, son niveau de diplômes, ses expériences professionnelles… Il ne dit rien des missions à accomplir dans l’entreprise, à la différence de la fiche de poste.

Par Maïté Hellio

Reporter tout terrain et pianiste, aime quand les mots et les notes sonnent juste !

Commentaire (1)
  • Par FREZIER

    Actuellement en formation RH, ce le présent résumé (complet), m’a éclairé et j’en ai bien pris note.
    Merci

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