Transparence salariale : comment classer vos postes selon la taille de votre entreprise ?

C’est à l’intérieur de chaque catégorie que seront comparés les salaires des femmes et des hommes. Le projet de loi transposant la directive prévoit que chaque salarié puisse connaître la rémunération moyenne des unes et des autres dans sa catégorie, et vous demander des explications. À terme, dans les entreprises de 50 salariés et plus, un écart supérieur à 5 % qui ne peut pas être justifié devra être corrigé.

Ainsi, un comptable, un développeur et un chargé d’études peuvent relever de la même catégorie d’emplois. C’est à vous de le déterminer. Pour vous aider, la Commission européenne et l’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes (EIGE) ont publié une boîte à outils, relayée auprès des entreprises par le ministère du Travail. Chaque poste y est évalué selon quatre critères : les compétences, les responsabilités, les efforts et les conditions de travail. Le guide propose surtout trois méthodes pour réussir cette catégorisation, selon la taille de votre structure. Voici ce qu’il faut en retenir.

Les bases à poser avant toute évaluation

Quelle que soit la taille de votre entreprise, commencez par trois étapes. Sans elles, l’évaluation de vos postes risque d’être faussée.

Constituez une petite équipe d’évaluation

Confiez l’évaluation de vos postes à une petite équipe, plutôt qu’à une seule personne. Un évaluateur seul s’expose à ses propres angles morts. Croiser plusieurs regards limite les biais et aide à faire accepter les résultats. Dans les structures de plus de 50 salariés, deux à cinq membres suffisent. L’équipe doit être équilibrée entre femmes et hommes, et représenter plusieurs services et niveaux hiérarchiques. Un représentant du personnel peut y siéger. En dessous de 50 salariés, un binôme suffit, par exemple le dirigeant et un salarié qui connaît bien tous les métiers.

Votre convention collective prévoit peut-être déjà une classification des emplois, avec ses niveaux et ses coefficients. Dans ce cas, associez vos représentants du personnel à ce travail de catégorisation des postes de valeur égale.

Expliquez la démarche à vos équipes

Annoncer une évaluation des postes sans l’expliquer peut inquiéter vos équipes. Beaucoup de salariés pensent être jugés sur leur performance. D’autres craignent pour leur salaire. Dès le lancement, précisez donc que l’évaluation porte sur les exigences du poste, et non sur la personne qui l’occupe. Indiquez aussi clairement qu’aucun salaire ne sera revu à la baisse. Expliquez enfin pourquoi vous menez cette démarche, comment elle va se dérouler et à qui vos salariés peuvent poser leurs questions.

Décrivez précisément ce qu’exige chaque poste

Dernière chose avant de démarrer, rassemblez tous les documents qui existent et qui peuvent vous aider dans cette démarche, comme les fiches de poste, les offres d’emploi ou les contrats. Ces documents sont souvent incomplets ou dépassés. Interrogez aussi les salariés qui occupent ces postes, par un questionnaire puis quelques entretiens. Ce sont eux qui savent ce que leur travail implique au quotidien. La boîte à outils de la Commission européenne et de l’EIGE comprend un modèle de questionnaire et une trame d’entretien.

À partir de ces informations, rédigez pour chaque poste une courte description de ce qu’il exige. Celle-ci couvre les compétences nécessaires, les responsabilités, les efforts demandés et les conditions de travail. C’est sur cette base que les postes seront ensuite évalués. Tous doivent être décrits, y compris ceux occupés par une seule personne.

Votre entreprise compte moins de 10 salariés ? Comparez chaque poste à une échelle commune

Les très petites entreprises peuvent utiliser une méthode simple, dite de comparaison graduée par facteurs. Chaque poste est noté sur plusieurs critères, avec la même grille pour tous.

Choisissez sur quels critères noter vos postes

La directive fixe quatre critères pour évaluer un poste : les compétences, les responsabilités, les efforts et les conditions de travail. Trop larges pour noter un poste, ils se découpent en sous-critères plus précis. Par exemple, le critère « responsabilités » recouvre ainsi la responsabilité envers des personnes, du matériel, des informations ou un budget. C’est sur chacun de ces sous-critères que vous noterez ensuite vos postes, à partir de leur description. La boîte à outils en propose 14, et l’idéal est de tous les utiliser. Une TPE peut toutefois se limiter à cinq à huit sous-critères, avec au moins un par grand critère.

Si vous faites une sélection, gardez ceux qui permettent de vraiment distinguer vos postes. Si tout le monde travaille dans le même bureau, l’environnement n’apporte rien. Conservez en revanche les sous-critères souvent négligés, comme l’effort émotionnel face aux clients, les compétences d’organisation ou la dextérité manuelle.

Notez chaque poste de 0 à 5

Pour chaque sous-critère, la grille fournie par la Commission européenne décrit six niveaux, de 0 (pas exigé) à 5 (très avancé). Pour l’aisance relationnelle, par exemple, le niveau 1 correspond à des échanges simples et courtois. Le niveau 4 suppose de gérer des échanges complexes et d’apaiser des conflits. Prenez un poste à la fois et attribuez-lui, pour chaque sous-critère, le niveau qui correspond le mieux à ce qu’il exige. Notez en une ligne la raison de votre choix. Dans votre tableur, additionnez ensuite les notes pour obtenir un score par poste.

Dans une boulangerie de cinq salariés, le chef boulanger, qui dirige l’entreprise, obtient par exemple 21 points. Le boulanger suit avec 18 points. Le poste de vendeur, qui exige résistance émotionnelle et gestion simultanée de plusieurs tâches, totalise 13 points. L’aide pâtissier ferme la marche avec 12 points.

Dans la mesure du possible, menez l’exercice à deux. Vous confronterez ainsi les points de vue et éviterez qu’une personne évalue seule son propre poste.

Regroupez les postes aux scores proches

Les postes qui obtiennent des scores proches forment une même catégorie. Ils sont alors considérés comme de valeur égale. Dans la boulangerie, le vendeur (13 points) et l’aide pâtissier (12 points) pourraient ainsi relever de la même catégorie. Pour une TPE, deux à quatre catégories suffisent, des postes d’entrée aux postes spécialisés. Avant d’arrêter ces catégories, vérifiez que le classement des postes a du sens au regard de votre activité.

Votre PME compte peu de métiers différents ? Comparez vos postes deux à deux

Cette méthode vise les PME qui comptent peu de métiers différents et une équipe RH réduite. Elle est plus rapide, mais laisse plus de place à la subjectivité que la méthode par points (lire partie suivante). Privilégiez cette méthode si vous avez peu de postes différents à comparer et peu de temps à y consacrer.

Masquez les intitulés avant de comparer

Désignez chaque poste par un simple numéro (« poste 1 », « poste 2 »…) et ne gardez que sa description. Un intitulé véhicule souvent des représentations qui faussent le jugement.

Confrontez chaque poste à tous les autres

Prenez vos postes deux par deux, jusqu’à avoir comparé chacun avec tous les autres. À chaque fois, posez-vous une seule question : tout bien considéré, lequel des deux est le plus exigeant ? Le poste retenu marque un point. Avec cinq postes, l’exercice représente dix comparaisons. Le nombre grimpe vite, d’où l’intérêt de réserver cette méthode aux structures ayant peu de métiers distincts.

Justifiez chaque choix par un critère

Chaque décision doit être rattachée au critère qui fait la différence. Imaginez une agence digitale qui compare son chef de projet et son lead développeur. Le second exige des compétences techniques très pointues. Les personnes chargées de l’évaluation retiennent pourtant le chef de projet comme poste le plus exigeant. Ce qui fait pencher la balance, c’est sa responsabilité sur les budgets et la relation client, ainsi que la charge émotionnelle constante qu’elle implique. C’est cette justification qui est notée en face de la comparaison.

Regroupez vos postes par catégorie

Une fois toutes les comparaisons faites, additionnez les points de chaque poste. Les postes aux totaux proches forment une même catégorie. Trois à cinq catégories suffisent pour la plupart des entreprises de moins de 50 salariés.

Vos métiers sont nombreux et variés ? Attribuez des points à chaque poste

Cette méthode s’adresse surtout aux entreprises de 50 salariés et plus, aux métiers variés et aux processus RH structurés. Elle repose sur une évaluation par points, la plus robuste face aux biais. C’est aussi la plus complète, donc la plus longue à mener.

Appropriez-vous la grille de critères

Cette méthode repose sur la même grille que celle proposée aux TPE. Elle reprend les quatre critères de la directive (compétences, responsabilités, efforts et conditions de travail), découpés en 14 sous-critères. Chaque poste reçoit une note de 0 à 5 sur chacun d’eux, et jusqu’à 8 pour les connaissances, sur le modèle des huit niveaux du cadre européen des certifications. Contrairement à la méthode utilisée pour les entreprises de moins de 10 salariés, tous les sous-critères ne pèsent pas autant : certains comptent plus que d’autres dans le score final, plafonné à 1 200 points.

Par défaut, les compétences comptent pour 40 % du score et les responsabilités pour 35 %. Les efforts pèsent 15 % et les conditions de travail 10 %. Ces poids sont indicatifs. Vous pouvez les adapter, à condition de justifier chaque changement et de le tester sur vos différents postes.

Avant de démarrer, vérifiez que votre grille prend bien en compte les exigences de tous vos métiers. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez ajouter vos propres sous-critères aux 14 de la grille européenne. Chacun doit alors être clairement défini, avec ses niveaux de 0 à 5. Veillez aussi à ce qu’il ne fasse pas doublon avec un sous-critère existant, au risque de surévaluer certains postes.

Par exemple, une entreprise de logistique peut avoir une grille qui valorise l’innovation technique des équipes informatiques mais ignorer la capacité des coordinateurs logistiques à réorganiser les flux en temps réel. L’entreprise peut alors créer un sous-critère supplémentaire, consacré à cette adaptation permanente.

Notez chacun de votre côté, puis tranchez ensemble

Dans cette méthode, l’évaluation est confiée à l’équipe de deux à cinq personnes constituée au départ. Chaque membre note d’abord les postes de son côté, en écrivant ses raisons. Une personne chargée d’animer l’équipe recueille ensuite toutes les notes, sans le nom de leurs auteurs. Lorsque les notes divergent, l’équipe en débat jusqu’à se mettre d’accord, en s’appuyant uniquement sur la description du poste.

Pour garder une discussion équilibrée, désignez un membre chargé de jouer l’avocat du diable, en remettant en question les accords trop rapides. Vous pouvez aussi faire sortir les membres les plus haut placés sur certains échanges, pour que chacun s’exprime librement.

Formez des catégories de postes de même valeur

Le tableur fourni par la Commission européenne calcule le score de chaque poste et le range dans une même catégorie. Par défaut, il crée dix catégories de 120 points chacune. Vous pouvez aussi utiliser les niveaux de classification déjà en place dans votre entreprise. Tous les postes d’une même catégorie sont alors considérés comme de valeur égale.

Une fois vos postes classés, confrontez-les aux salaires

Quelle que soit la méthode choisie, l’étape suivante est la même. Vous comparez le classement obtenu aux salaires réellement versés, en commençant par le fixe, hors primes et avantages. Si deux postes d’une même catégorie ne sont pas payés de la même façon, l’écart mérite d’être examiné. Ce sont précisément les écarts que vous devrez justifier avec la transparence salariale.

Corrigez les écarts par le haut

Sur ce point, le guide de la Commission européenne est sans ambiguïté. Un poste sous-payé au regard de sa valeur doit voir son salaire relevé. Baisser la rémunération des postes mieux payés n’est pas une solution.

Vous pouvez ensuite fixer, pour chaque catégorie, un salaire minimum et un salaire maximum. Entre les deux, vos salariés progressent avec l’expérience ou la formation, sans changer de catégorie. Le guide suggère un écart d’environ 20 à 40 % entre ces deux bornes. Une catégorie pourrait ainsi aller de 1 900 à 2 300 euros brut par mois.

Passez aussi en revue primes et avantages

Treizième mois, primes, indemnités… Vérifiez que les critères d’attribution restent neutres. Une prime de pénibilité réservée au travail physique, sans équivalent pour la charge émotionnelle, peut créer une inégalité. Même chose pour un treizième mois supprimé en cas de congé parental. Ce congé étant plus souvent pris par les femmes, ce critère en apparence neutre les pénalise davantage. Le droit parle alors de discrimination indirecte. Dans chaque catégorie, vérifiez donc que tous les postes ont accès aux mêmes primes, selon les mêmes règles.

Révisez vos intitulés et vos fiches de poste

Une fois vos postes classés, relisez aussi leurs intitulés et leurs fiches de poste. Certains mots associent un métier à un sexe, comme « hôtesse d’accueil ». D’autres décrivent des traits de caractère plutôt que des compétences, comme « empathique » ou « décisif ». Pour vous aider, la boîte à outils propose une liste de questions à se poser sur chaque fiche. L’intitulé laisse-t-il penser que le poste s’adresse plutôt à un homme ou à une femme ? La force physique est-elle mise en avant, au détriment de la charge mentale ou émotionnelle ?

Enfin, cette catégorisation n’est pas figée. Revoyez-la régulièrement, à chaque création ou évolution de poste.