RH : comment préparer le retour au bureau de vos collaborateurs

Au bout d’un an de télétravail généralisé, vous envisagez peut-être de faire revenir vos collaborateurs au bureau, au moins un ou quelques jours par semaine. Le gouvernement envisage un assouplissement des règles en matière de télétravail, probablement à partir de mi-mai, en fonction de l’évolution de la situation sanitaire.

Quelle que soit l’organisation de travail choisie (travail hybride, 100% présentiel…), voici la to do list à avoir à l’esprit pour préparer le retour de vos équipes sur site.

1. Communiquer en amont de la reprise

Comme souvent, la communication est la clé de la réussite ! Pensez à informer tous vos collaborateurs en amont du retour au bureau des modalités de celui-ci. Vous pouvez, par exemple, organiser une visioconférence, lors de laquelle ils pourront poser toutes leurs questions à la direction ou au service RH.

Autre option : envoyer un mail ou publier un post sur votre réseau d’entreprise pour détailler les mesures mises en place (aménagement des horaires, rotation des équipes, protocole sanitaire…).

Dans tous les cas, tenez-vous disponible et à l’écoute de vos salariés. Anticipez le plus possible leurs questions : quels sont les lieux où le port du masque est obligatoire ? Où peut-on prendre ses repas dans l’entreprise ? Combien de jours par semaine peut-on revenir sur site ? Conserve-t-on les mêmes horaires de travail ?

2. Garantir le respect des consignes sanitaires

En vertu du Code du travail, l’employeur est responsable de la santé et de la sécurité de ses salariés : « L’employeur est tenu par la loi de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés. » Cet article a rarement été autant d’actualité !

Pour rassurer les plus anxieux, soyez irréprochable dans le respect du protocole sanitaire du ministère du Travail. Ce texte prévoit notamment que « les mesures de protection concernant les salariés ou toute personne entrant sur le lieu de travail sont diffusées auprès des salariés par note de service et communiquées au comité social et économique. Elles peuvent être intégrées dans le règlement intérieur de l’entreprise ».

Le protocole sanitaire contient les mesures suivantes pour garantir la protection du personnel de l’entreprise : respect des gestes barrières, distance d’au moins un mètre entre chaque personne, port d’un masque de catégorie 1 dans les lieux collectifs clos, limitation du nombre de personnes par pièce (jauge respectant 4m² par personne), désinfection régulière (au moins une fois par jour et à chaque rotation de poste) des objets et points de contact que les salariés sont amenés à toucher, aération régulière des espaces de travail.

Les pouvoirs publics préconisent aussi la nomination d’un référent Covid-19 dans chaque entreprise. En outre, l’employeur est tenu d’informer ses collaborateurs de l’intérêt d’utiliser l’application « TousAntiCovid » dans le cadre du travail.

Enfin, les entreprises ont un rôle à jouer dans la stratégie de dépistage et de vaccination contre le virus. Toute personne présentant des symptômes ou cas contact doit être invitée par son employeur à s’isoler et à se faire tester sans délai. Depuis le 25 février, les entreprises qui le souhaitent peuvent mettre en place une campagne de vaccination concernant les salariés de 50 à 64 ans atteints de comorbidités.

3. Accompagner les managers

Il est important d’accompagner les managers avant que ces derniers n’accueillent à nouveau leurs équipes. Particulièrement sous pression durant cette période de travail à distance, les chefs d’équipe doivent faire l’objet d’une attention particulière de la part des RH.

Ménagez-vous un moment avant le retour des équipes pour discuter avec eux des éventuelles pratiques managériales à repenser : Quels types d’organisation ayant germé avec le télétravail souhaitez-vous conserver ? Quels modes de fonctionnement vous semblent désormais obsolètes ?

Conduisez vos managers à échanger ensuite avec chaque membre de leur équipe afin de connaître leur état d’esprit. La bonne idée ? Planifier des entretiens de reprise, lors desquels, chacun pourra partager son expérience avec son supérieur.

4. Être à l’écoute des ressentis des salariés

Demander le retour d’expérience de vos salariés sur la manière dont ils ont vécu les deux confinements et le télétravail est essentiel afin d’identifier les ajustements à opérer. Quelles difficultés ont-ils rencontrées ? Qu’est-ce qui leur a plu ou déplu ? Quels sont leurs souhaits pour l’avenir ? Ces questions peuvent être posées lors d’un entretien ou bien via un questionnaire anonyme transmis à tous les salariés de l’entreprise.

5. Engager une réflexion globale sur l’organisation du travail

Travail hybride, télétravail, flex office… La crise sanitaire a vu se développer de nouveaux modes de travail. Pour le pire, mais aussi pour le meilleur ! On tend désormais vers une organisation plus souple, plus flexible, tant en termes d’horaires que de lieux de travail. Aux RH et aux employeurs de s’inspirer de ces expériences positives pour dessiner le visage de l’entreprise de demain.

L’objectif  ? Que chaque salarié trouve la formule qui lui convient, qui lui permette d’articuler au mieux vie personnelle et vie professionnelle et de trouver du sens au travail. L’écueil à éviter : s’en tenir au statu quo et faire comme si tout allait reprendre comme avant la pandémie.

6. Prendre particulièrement soin de ses collaborateurs éprouvés par la crise

La situation sanitaire a fragilisé la santé mentale de certains de vos collaborateurs. Prêtez attention aux personnes les plus vulnérables, ébranlées par l’isolement et le manque d’interaction avec leurs collègues.

Une étude, publiée par le cabinet Empreinte Humaine en décembre 2020, révélait qu’un salarié sur deux se trouvait en situation de détresse psychologique (fatigue excessive, dépression, burn out…). D’où l’importance de mettre en place des systèmes de prévention des risques psychosociaux. Cela va de prendre régulièrement des nouvelles des personnes considérées comme les plus à risque à la création de cellules de soutien psychologique.

7. Préparer des temps forts d’accueil

Pour remotiver les équipes, fédérer et développer des synergies de travail, pensez à organiser des moments de convivialité dans le respect des règles de distanciation physique. Aménagez vos espaces de détente pour conserver des moments de vie d’équipe. Et planifiez des événements de type quiz, apéros, petits déjeuners, qui permettront à vos collaborateurs d’envisager leur retour sous un beau jour.

8.  Ré-engager les équipes dans leur travail et dans leur entreprise

Le travail à distance a développé chez certaines personnes une perte de sens de leurs missions professionnelles. D’où l’importance de ré-engager ses collaborateurs en mobilisant des valeurs communes fortes, propres à la culture d’entreprise.

L’objectif est qu’ils se considèrent parties prenantes des projets de l’entreprise. Leur manager doit donc porter à leur connaissance les objectifs poursuivis, le rôle qu’ils ont à jouer pour les atteindre, les ressources qu’ils peuvent mobiliser et les équipes avec lesquelles ils doivent interagir. Le but recherché ? Créer une énergie commune mise au service de la réalisation d’objectifs concrets, de court terme.

Autre levier d’implication des collaborateurs au travail : la confiance que leur témoigne leur manager. S’ils se sentent autonomes, autorisés à prendre des initiatives et légitimes dans leur travail, ils seront d’autant plus motivés.

9. Améliorer la reconnaissance des salariés

L’adaptation au contexte sanitaire a demandé des efforts à vos salariés. Pensez à les remercier et/ou à les récompenser pour les concessions acceptées afin de maintenir l’activité de l’entreprise. Vous rassurerez ainsi les collaborateurs qui souffraient d’un manque de reconnaissance lié à la distance et redoutaient que leur travail ne passe inaperçu.

10. Renforcer la cohésion intra et inter-équipes

L’éloignement physique a eu un impact sur le sentiment de cohésion et d’appartenance à son équipe de travail. Or, cette intégration au sein d’un collectif a une influence non négligeable sur la motivation et la performance des salariés. Le télétravail déconnecte aussi le collaborateur des autres équipes de son entreprise avec lesquelles il peut plus facilement entrer en contact sur site, au détour d’un couloir ou à l’heure du déjeuner.

Incitez donc vos équipes à collaborer, pourquoi pas sur des projets transverses, et à rencontrer leurs collègues de différents services à l’occasion d’immersion dans leurs bureaux ou de conférences destinées à présenter de nouveaux projets ou produits par exemple.

En suivant ces conseils, vous créez les conditions d’un retour serein et enthousiaste de vos collaborateurs au bureau. Welcome back !