Transparence salariale : ce que les RH peuvent faire avant la loi

L’examen au Parlement de la loi française sur la transparence des salaires se fait attendre. Selon les dernières informations transmises par le ministre du Travail, le vote pourrait avoir lieu d’ici la fin de l’année, calendrier qui acterait une entrée en vigueur du texte au 1^er janvier 2028. Mais ce n’est pas pour autant que les entreprises doivent attendre pour avancer sur le sujet. La deuxième version du projet de loi, communiquée début juin aux partenaires sociaux et transmis au Conseil d’Etat, constitue une boussole précieuse pour identifier les chantiers RH à mener.

Ce que l’on sait déjà sur la future loi

Toutes les entreprises devront se conformer aux nouvelles obligations, quelle que soit leur taille et leur secteur d’activité. Mais certaines mesures seront ajustées en fonction de l’effectif.

Les obligations communes à toutes les entreprises

Trois mesures s’appliqueront sans condition d’effectif :

• la transparence dès le recrutement, avec l’affichage d’une fourchette salariale dans chaque offre d’emploi ;
• le droit d’information des salariés sur les rémunérations moyennes des postes comparables au leur ;
• l’interdiction de demander à un candidat ou à une candidate son salaire actuel ou passé en entretien d’embauche.

Les obligations qui dépendent de la taille de l’entreprise

Toutes les entreprises de 50 salariés et plus seront obligées de réaliser un reporting sur les écarts de rémunération avec de nouveaux indicateurs qui devront être précisés. Ce bilan se substituera à l’index de l’égalité professionnelle. Les entreprises de moins de 250 salariés devront publier ces chiffres tous les trois ans et celles de 250 salariés et plus tous les ans.

La dernière version du projet de loi précise aussi que les entreprises de 100 salariés et plus devront fournir des données plus détaillées que les entreprises de taille plus modeste et seront tenues de mettre en place des actions de correction en cas d’écart de rémunération injustifié.

Comme pour l’index égalité professionnelle actuel, pour les catégories de postes comprenant moins d’un certain nombre de salariés, les entreprises ne seront probablement pas soumises à l’obligation de répondre aux demandes d’information des salariés. Ce seuil devrait être défini ultérieurement par décret.

Au vu de ces informations, voici comment vous pouvez d’ores et déjà agir pour être prêt le jour J.

1. Cartographiez et pesez vos postes

« Avant de savoir combien on paye, il faut savoir ce qu’on paye, qui on paye et par quels mécanismes », résume Éric Mervaux, DRH à temps partagé au sein du cabinet Finaxim. Commencez par dresser un état des lieux des éléments existants dans l’entreprise : fiches de poste, intitulés, organigramme, grilles salariales, niveaux, ancienneté, classifications conventionnelles, responsabilités spécifiques… « A cette occasion, posez-vous la question de la fiabilité de vos données : sont-elles robustes ? Faut-il harmoniser certains intitulés de poste qui diffèrent d’un service à l’autre ? Supprimer les doublons ? Aller chercher des données manquantes ? », liste Rémi Campet, également DRH à temps partagé chez Finaxim. L’idéal est de centraliser ensuite toutes ces données dans une source unique à laquelle vous pourrez facilement vous référer pour tout sujet lié à la rémunération.

Vient ensuite la pesée des postes. Une opération essentielle, car les salariés pourront demander à leur employeur de leur communiquer les niveaux de rémunération moyens, ventilés par sexe, pour les catégories de personnes accomplissant le même travail qu’eux ou un travail de même valeur. « L’idée est d’établir un socle commun pour comparer des emplois qui ne sont pas forcément faciles à comparer à première vue. Pour ce faire, la dernière version du texte invite les entreprises à se fonder sur des critères objectifs, cohérents et explicites, qui comprennent notamment les connaissances professionnelles, les capacités découlant de l’expérience acquises, les compétences non techniques, les conditions de travail… » Vous pouvez ensuite attribuer une note à chaque critère au sein d’un même poste. La somme de ces scores vous servira ensuite d’élément de comparaison entre différents postes.

2. Identifiez les écarts de rémunération à risque

Ce travail de catégorisation vous permettra de révéler les écarts de rémunération déjà existants. Et de différencier ceux qui se justifient de ceux qui ne s’expliquent pas.

Se classent dans la première catégorie les différentiels dûs à des critères objectifs documentés. Par exemple, deux personnes au même poste dont l’une a un an d’ancienneté et l’autre quatre, ou un profil recruté dans un secteur en pénurie dont le salaire d’embauche a été aligné sur le marché…. « Ce type d’écart doit être explicitement documenté et réexaminé à chaque négociation annuelle obligatoire », préconise Éric Mervaux.

Les écarts non justifiés exposent votre entreprise à des contestations en interne voire à des contentieux. Mieux vaut anticiper et gommer ces différences avant qu’elles ne soient rendues plus visibles par la loi. Un salarié qui avait bien négocié son salaire à l’embauche il y a cinq ans et se retrouve aujourd’hui hors grille, deux salariés au même poste, avec la même ancienneté et le même parcours, dont les salaires divergent sans raison objective, une mobilité interne mal absorbée, où l’ancien salaire ne correspond plus au niveau et aux responsabilités du nouveau poste : ces situations appellent une action de votre part.

3. Décidez de votre niveau de transparence

La conformité légale est un plancher, pas un plafond. Certaines entreprises ont intérêt à aller plus loin selon leur culture, la qualité de leur dialogue social et leur position sur le marché. « Le minimum légal est d’afficher le droit d’accès à l’information salariale dans le contrat ou le règlement intérieur et de répondre aux demandes individuelles des salariés dans les délais imposés. Certaines entreprises peuvent souhaiter aller plus loin en partageant la structure de la politique de rémunération en réunion d’équipe ou via le CSE, en expliquant les critères, les fourchettes par catégorie et ce qui déclenche une évolution. D’autres, enfin, peuvent choisir de pratiquer une transparence totalement ouverte en rendant accessibles les fourchettes salariales par niveau sur l’intranet ou l’espace RH », détaille Éric Mervaux.

4. Définissez clairement les critères de fixation et d’évolution des rémunération

Votre politique de rémunération doit être formalisée et communiquée à l’ensemble des managers. Elle doit d’abord répondre à une question clé : qu’est-ce que l’entreprise veut rémunérer le mieux ? La performance ? L’impact ? La responsabilité managériale ? La technicité ? Le respect des valeurs de l’entreprise ? « La direction doit également statuer sur comment elle se positionne sur le marché, quels sont les différentes composantes de rémunération (fixe, variable, intéressement…) et les avantages qu’elle souhaite proposer à ses salariés, développe Rémi Campet. Elle doit aussi définir les règles d’évolution de la rémunération : qu’est-ce qui déclenche une augmentation ? Quand les rémunérations sont-elles revues ? Comment gérer les situations particulières (pénurie, mobilités…) ? Qui prend ces décisions ? »

5. Outillez vos managers

Avant de partager ces informations salariales avec vos collaborateurs, les managers doivent être formés à ce qu’ils peuvent dire ou pas à leurs équipes. « Donnez-leur accès au positionnement de leur équipe dans la grille salariale et fournissez-leur des éléments de langage sur les critères différenciants : l’ancienneté, le niveau de maîtrise, les responsabilités managériales, l’impact sur l’organisation… », conseille Éric Mervaux.  Le DRH recommande également aux managers de se garder de toute promesse hors politique de rémunération, à moins que celle-ci n’ait été validée par la direction et que cette exception soit étayée et documentée.

6. Mettez à jour vos offres d’emploi

Trois types de formulations problématiques doivent disparaître de vos offres d’emploi : « Rémunération selon profil et expérience », « variable selon les résultats de l’entreprise » et les avantages listés de façon hétérogène en fonction du recruteur qui rédige l’offre.

Les éléments qui composent la rémunération doivent être précisément et clairement indiqués sur l’offre. La fourchette salariale doit être explicite, par exemple : « 42 000 à 48 000 euros bruts par an, selon les critères disponibles en interne ». Le variable doit être formalisé : son montant maximum et les conditions de déclenchement doivent apparaître. Enfin, les avantages doivent être listés de façon homogène, quelle que soit la personne qui rédige l’offre.

Au-delà de la mise en conformité réglementaire, les deux DRH insistent surtout sur les opportunités qu’offre cette loi : « Ce travail de transparence et de cohérence va permettre aux dirigeants de reprendre le contrôle de leurs rémunérations et va probablement renforcer le lien de confiance entre les dirigeants et les collaborateurs », conclut Rémi Campet.