Scorecard : 10 astuces pour bien l’utiliser en entretien

Véritable grille d’évaluation des candidats, la scorecard liste les critères clés de sélection pour un poste donné. Cette boussole permet au recruteur de savoir ce qu’il veut mesurer, comment et à quel stade du recrutement. « Son objectif est d’évaluer tous les candidats selon les mêmes standards, dans un souci d’objectivité, pour ne laisser aucune place à l’improvisation durant l’entretien », explique Lénaïg Berthou, Product Marketing Manager chez Hellowork.

La scorecard permet à la fois au recruteur de :

• structurer l’évaluation des candidats en se concentrant sur quelques points essentiels ;

• réduire le risque de biais cognitifs en se basant principalement sur des faits objectifs ;

• comparer plus facilement les candidats entre eux ;

• uniformiser les pratiques d’évaluation entre les différents recruteurs de l’entreprise.

En amont de l’entretien : définir clairement ses critères

Expliciter les critères clés pour parler un langage commun

Commencez par lister les 5 à 10 critères essentiels à évaluer sur le poste en question. « Oubliez les critères trop vagues de type ‘’bon relationnel’’, ‘’motivation’’, ‘’potentiel’’. » Une fois que vous les avez validés avec le manager, écrivez noir sur blanc une petite définition de chacun d’entre eux : « La rigueur, par exemple, ne signifie peut-être pas la même chose d’une personne à une autre ou d’un poste à un autre. Par exemple, pour un chef de projet, elle peut se traduire par la capacité à structurer son travail, à respecter les délais et à documenter précisément l’avancement de chaque étape. Pour un comptable, elle renvoie sans doute davantage à l’application stricte des procédures et à la vérification systématique des données. Tandis que pour un chargé de recrutement, elle implique de suivre le process sans omettre d’étapes et de consigner avec précision chaque échange dans l’ATS. Clarifier de la sorte chaque critère permettra à toutes les parties prenantes du recrutement d’évaluer la même chose et de ne pas laisser la porte ouverte à l’interprétation », développe Lénaïg Berthou.

L’IA générative peut vous suggérer des définitions, que vous pouvez ensuite ajuster pour chaque critère. Certains outils, à l’image de celui déployé par Hellowork, intègrent des modules IA qui vous permettent de générer directement une scorecard avec 7 critères d’évaluation et leur définition.

De la même manière, pour chaque critère évalué sur une échelle de score, résumez en une phrase ce qui est attendu de la part du candidat pour atteindre tel ou tel niveau. L’objectif, là encore, étant d’améliorer la collaboration entre chaque intervieweur et de rationnaliser les échanges.

Préparer des questions précises pour chaque critère

Lors de l’entretien, exit les questions d’ordre général : chaque point que vous cherchez à évaluer doit faire l’objet d’une question précise et adaptée, idéalement une comportementale (« Racontez-moi une fois où… ») ou une situationnelle (« Que feriez-vous si… ? »). Là encore, l’IA générative peut vous suggérer des questions pertinentes et vous éviter le syndrome de la page blanche.

Prenons un exemple : vous cherchez à évaluer la capacité à gérer le stress de votre candidat. Vous pouvez alors lui poser la question suivante : « Racontez-moi un moment où vous avez dû gérer plusieurs priorités urgentes avec des attentes contradictoires. Comment avez-vous arbitré et quelles actions concrètes avez-vous mises en place pour tenir les délais ? »

Et pour évaluer une compétence technique, comme la gestion de projet, une question situationnelle pourrait être : «Vous devez piloter un projet transverse alors que deux équipes clés ne sont pas alignées sur les priorités. Comment vous y prendriez-vous pour avancer sans bloquer le reste du planning ? »

Pondérer les critères

Bien évidemment, tous les critères n’auront pas le même poids dans la décision de recrutement. Sur votre scorecard, distinguez ceux qui sont :

• indispensables ;

• importants ;

• souhaitables.

Et attribuez à chacun un coefficient plus ou moins élevé pour déterminer la part qu’aura chaque critère dans la note finale.

Clarifier les rôles des parties prenantes

Prenez le temps de déterminer qui (recruteur, futur collègue, manager…) évalue quoi et à quel stade du recrutement, pour éviter à la fois les doublons et le risque de garder des zones d’ombre. « Cette démarche montre au candidat la qualité de la relation entre les différents acteurs du recrutement et lui renvoie une image positive de votre entreprise », souligne Lénaïg Berthou.

Pendant l’entretien : prendre des notes et rester souple

Prendre des notes brèves en marge de la scorecard

« Ne remplissez pas la scorecard pendant l’entretien, mais prenez des notes brèves, sous forme de mots-clés, conseille la Product Marketing Manager. La scorecard libère des contraintes d’une prise de notes exhaustive, permet d’être pleinement dans l’échange avec le candidat et de se concentrer sur le non-verbal et les non-dits. »

Accepter une souplesse dans l’ordre des sujets abordés

« La scorecard est un guide pour savoir quoi observer et surtout pas un script à suivre à la lettre, ce qui entraverait toute la spontanéité de l’échange », distingue Lénaïg Berthou. Si le candidat aborde d’emblée une question qui n’arrivait qu’à la fin de votre liste, ce n’est pas un problème. Laissez l’entretien se dérouler naturellement et vérifiez simplement avant de clore la discussion que tous les points que vous souhaitiez aborder l’ont été.

S’armer de quelques questions de relance

La réponse du candidat était incomplète ou floue et ne vous satisfait pas pleinement ? Dégainez une question de relance pour l’inciter à préciser son propos : « Et si tu avais eu un budget différent, comment aurais-tu fait ? », « Prendrais-tu la même décision aujourd’hui ? »

Après l’entretien : compléter la scorecard à chaud

Formaliser l’évaluation critère par critère juste après chaque entretien

« Ne faites pas trop confiance à votre mémoire, met en garde la Product Marketing Manager. Bloquez plutôt un créneau de 10 à 15 minutes après chaque entretien pour compléter votre scorecard. » Laisser passer du temps est en réalité le meilleur moyen de laisser vos impressions marquantes reprendre le dessus sur les faits au moment d’évaluer le candidat ou la candidate.

Justifier chaque note par des faits précis

Attention à ne pas se laisser guider par son feeling pour noter un critère. Posez-vous la question suivante : « Sur quel élément je m’appuie pour mettre cette note ? » Si vous n’avez pas d’élément factuel pour répondre à cette question, mieux vaut ne pas noter ce critère. Il sera encore temps de creuser ce point lors d’un prochain entretien ou d’un test technique.

« Néanmoins, les impressions subjectives, sur la personnalité du candidat et sa manière de se comporter, ont quand même de la valeur, rappelle Lénaïg Berthou. Elles ne doivent pas vous servir de base pour remplir votre scorecard, mais vous pouvez les noter en marge des critères à évaluer. » Elles pourront vous servir à prendre votre décision finale entre deux excellents candidats en short list, par exemple.

Ne pas forcément choisir le candidat qui a la meilleure note globale

Pour finir, en cas de notes très proches ou ex-aequo, entrez dans le détail des critères et privilégiez les candidats les mieux notés sur des éléments indispensables pour le poste, plutôt que de privilégier celui qui a la note globale la plus élevée.

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