Pourquoi c’est important de toujours répondre aux candidats
Même lorsque vous ne les retenez pas, vous avez bien plus à gagner qu’à perdre en répondant à tous.
Répondre aux candidats y compris lorsque vous ne les retenez pas fait partie du métier de recruteur, même si l’on préfère toujours faire entrer un candidat dans un process que de le refuser. Aujourd’hui, 79% des recruteurs qui utilisent l’ATS Hellowork Recruteur répondent aux personnes dont la candidature a été rejetée, soit une nette progression par rapport à 2021, où seuls 68% des recruteurs le faisaient.
Quels sont les freins des recruteurs qui n’ont pas encore cette habitude ? Pour Laure Baumann, VP Product chez Hellowork, c’est avant tout une question de « volume de candidatures reçues et de manque d’organisation » : « Si votre ATS n’est pas bien paramétré et qu’il ne génère pas de template de réponses pour automatiser le workflow, répondre à tous ses candidats est effectivement très chronophage. Dans ce cas, on peut comprendre que le recruteur se concentre sur les candidats qui entrent dans le process de recrutement et délaisse les autres. »
« 70% des candidats veulent être au courant de l’avancement de leur candidature »
L’autre obstacle est d’ordre psychologique : « Certains recruteurs craignent la réaction négative des candidats ; ils ont peur de mal faire et de donner une mauvaise image de leur entreprise. En réalité, c’est tout le contraire ! 70% des candidats trouvent indispensables d’avoir des informations sur le suivi de leur candidature », précise Laure Baumann. En clair, mieux vaut un retour un peu maladroit que pas de retour du tout.
Car un silence du recruteur peut avoir un impact bien plus nuisible pour votre marque employeur que quelques mots mal choisis : « Dans nos enquêtes, les candidats nous disent qu’ils vivent cette absence de retour comme un manque de respect et que ça les frustre. C’est très mauvais pour l’image de l’entreprise, à l’extérieur comme à l’intérieur. Ne pas répondre aux candidats peut également être mal perçu par vos collaborateurs, qui peuvent ne pas se sentir alignés avec vos valeurs. »
Enfin, certains recruteurs ne répondent pas aux candidats pour les garder en vivier en vue d’un prochain poste. Une stratégie qui n’est pas forcément gagnante. « Ça peut être mal interprété par le candidat, qui risque de s’impatienter, d’aller postuler ailleurs et de ne jamais repostuler chez eux. On peut faire le parallèle avec l’e-commerce : si on achète un produit sur un site et que le service de livraison est catastrophique, on ne commandera plus sur ce site. Si vous voulez garder un candidat dans votre vivier, je pense qu’il vaut mieux être transparent : lui expliquer que sa candidature ne convient pas pour ce poste mais que cette personne peut vous intéresser pour un prochain », conseille la VP Product.
Comment faire un retour négatif à un candidat ?
« On recommande aux recruteurs de répondre dans les 15 jours suivant l’envoi du CV ou l’entretien, en fonction du stade où la candidature est refusée. Je parle d’une vraie réponse, pas un mail qui accuse réception de la candidature et qui dit qu’en l’absence de nouvelles sous 15 jours, vous pouvez considérer que votre candidature est rejetée », précise Laure Baumann.
Plus le candidat a passé d’étapes du processus de recrutement, plus votre retour doit être fouillé et personnalisé. Si un mail de refus générique peut suffire en cas de rejet de la candidature à la lecture du CV, pour un candidat refusé à l’issue d’un entretien de préqualification téléphonique, mieux vaut prendre le temps de détailler un peu plus vos motivations. Et c’est encore plus vrai si vous avez fait passer deux voire trois entretiens au candidat.
Préparer des mails types
Pour gagner du temps, l’idéal est de créer plusieurs modèles de mail de réponse, en fonction du motif de refus, dans son ATS, conseille Laure Baumann : « Un message orienté manque d’expérience, un autre en lien avec le lieu de résidence trop éloigné du candidat, un autre lié à l’urgence du recrutement et à la disponibilité non-immédiate du candidat. »
L’IA générative peut vous aider à créer ces messages-types. « En lui transmettant le CV du candidat et le motif du refus, vous pouvez déjà obtenir un premier résultat satisfaisant, à adapter ensuite en fonction de la manière dont vous communiquez dans l’entreprise. Il faut choisir un ton qui correspond à votre ADN, qui reflète vos valeurs : pas trop formel si ce n’est pas dans vos habitudes et pas trop familier si ça ne vous correspond pas. »
Veillez également à harmoniser vos pratiques et vos process si plusieurs personnes recrutent au sein de votre entreprise. Mettez-vous d’accord sur la façon dont vous vous adressez au candidat (« Bonjour + prénom », « bonjour Madame », tutoiement ou vouvoiement…), sur les délais maximum de réponse et sur le contenu de vos mails de refus.
Clôturer vos offres d’emploi quand le poste est pourvu
Dernier conseil : quand votre poste a été pourvu, pensez à clôturer vos offres d’emploi sur tous vos espaces de diffusion et à informer les candidats en cours de process que quelqu’un d’autre a été recruté. Si vous l’avez diffusée via un ATS, un clic suffira à la supprimer de l’ensemble des canaux de diffusion. Sur Hellowork Recruteur, votre offre sera automatiquement clôturée si elle n’a pas été traitée depuis longtemps.
« En résumé, ce qui est essentiel pour créer une expérience candidat irréprochable, c’est de choisir les bons outils, de bien les paramétrer et d’avoir un process de recrutement clair et harmonisé », conclut Laure Baumann.
Bien s’équiper pour bien recruter
