Quand et comment renouveler une période d’essai ?
Votre salarié arrive au terme de sa période d’essai mais vous souhaitez la renouveler pour vous conforter dans le choix de cette nouvelle recrue ? Voici la marche à suivre.
Qu’appelle-t-on période d’essai ?
C’est le laps de temps durant lequel un salarié ou un employeur peut mettre fin au contrat de travail sans justification ni indemnisation. Si elle n’a rien d’obligatoire, elle est pratiquée par une grande majorité d’entreprises.
« Par définition, la période d’essai permet de s’assurer que le salarié embauché convient au poste sur lequel il est recruté. Mais elle permet également au salarié de s’assurer que la société et les missions confiées conviennent à ses attentes avant l’embauche définitive », précise Marion Fessaguet, responsable RH et administrative chez iExec.
Les employeurs qui décident de soumettre leurs nouvelles recrues à une période d’essai doivent obligatoirement mentionner celle-ci dans la lettre d’engagement ou le contrat de travail du salarié.
Pourquoi la renouveler ?
L’employeur peut décider de renouveler cette période d’essai, notamment s’il estime que le nouvel arrivant n’a pas encore fait ses preuves. Il est alors conseillé d’organiser un entretien avec lui pour comprendre les freins éventuels au bon accomplissement de ses missions, envisager les actions correctives à mettre en œuvre et lui fixer des objectifs à court terme.
De même, si vous avez le sentiment que le nouveau membre de l’équipe est au niveau technique attendu mais peine à s’intégrer ou ne paraît pas épanoui à son poste, faites le point avec lui et proposez-lui éventuellement des aménagements (participation à d’autres projet, changement de binôme…). Le renouvellement de la période d’essai vous servira alors à tester cette nouvelle organisation.
« Embaucher un salarié qui ne correspond pas aux besoins ou à la culture de l’entreprise ou dont les attentes sont éloignées des missions proposées, peut être très négatif, que ce soit pour l’entreprise comme pour le salarié. C’est pourquoi cette période d’essai peut sembler trop courte pour apprécier la bonne compatibilité entre chaque acteur, remarque Marion Fessaguet. Afin d’éviter ce type de situation, de plus en plus d’entreprise choisissent de renouveler la période d’essai afin de garantir la bonne intégration du nouveau collaborateur, ou, dans le cas où la collaboration ne fonctionnerait pas, laisser à l’entreprise ou au salarié la possibilité de mettre fin simplement à la relation de travail. »
Quand peut-on la renouveler ?
Légalement, il n’existe aucun délai de prévenance pour renouveler la période d’essai d’un salarié, contrairement à ce qui est prévu pour la rupture du contrat en période d’essai. Mais la demande de renouvellement de la période d’essai et l’acceptation par le salarié de celle-ci doivent intervenir avant la fin de la période d’essai initiale. L’employeur doit donc envoyer la proposition de renouvellement suffisamment tôt pour avoir le temps de réagir en cas de refus de son collaborateur.
Combien de fois ?
L’article L. 1221-19 du Code du travail stipule que la période d’essai ne peut être renouvelée qu’une seule fois pour une durée équivalente à celle de la période initiale.
Pour rappel, ce même article fixe également une durée maximale pour la période d’essai en CDI : de deux mois pour les ouvriers et employés, de trois mois pour les agents de maîtrise et les techniciens et de quatre mois pour les cadres.
A quelles conditions ?
Les salariés en CDD ne peuvent pas se voir proposer de renouvellement de période d’essai. Seuls les CDI ou les contrats d’intérim peuvent être concernés.
« La période d’essai ne peut être renouvelée que si trois conditions sont réunies, rappelle, en outre, Blandine Scheffler, experte RH au Mercato de l’emploi :
- si celle-ci est prévue dans des dispositions conventionnelles, à savoir soit dans la convention collective de la société ou un accord d’entreprise ou un accord de branche ;
- si la possibilité de renouveler la période d’essai est indiquée dans le contrat de travail ;
- si le salarié a bien donné son accord pour la renouveler, à travers la signature de son contrat de travail. »
Comment la renouveler ?
« La loi est muette concernant le « quand et le comment », poursuit l’experte. Légalement, aucun formalisme n’est prévu pour renouveler la période d’essai mais il convient de recueillir le consentement du salarié. Il est donc vivement recommandé de formuler la demande de renouvellement par écrit et ce, avant la fin de sa période d’essai initiale. »
L’idéal est d’adresser au salarié une lettre de demande de renouvellement de période d’essai, envoyée en recommandé ou remise en main propre, et de lui demander de la signer, en y apposant la mention « lu et approuvé », pour témoigner qu’il y a eu accord exprès et non équivoque.
De son côté, Marion Fessaguet conseille également de fixer un rendez-vous avec le salarié pour lui expliquer les raisons motivant cette décision : « Si les modalités de renouvellement de période d’essai peuvent varier d’un contrat à l’autre, l’important reste d’avoir un dialogue constructif entre salarié et entreprise, sur les raisons qui motivent le renouvellement de la période d’essai. Organiser un entretien à cette occasion est un bon moyen de faire le point. »
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