Recruteur/manager : les ingrédients d’une collaboration efficace pour réussir vos recrutements
Interview croisée d’une recruteuse et d’une manager d’HelloWork.
Une communication fluide est la clé d’un bon recrutement, mais comment se traduit-elle dans la relation entre un recruteur et un hiring manager au quotidien ? Sarah Aubry, chargée de recrutement, et Stéphanie Davalo, rédactrice en chef emploi, nous éclairent.
Le brief de poste ou l’importance de bien définir le besoin
Tout commence par un brief de poste le plus exhaustif possible : « On remplit une fiche d’analyse du besoin avec le manager, explique Sarah. On liste les missions, les conditions du poste, les savoir-être et savoir-faire indispensables, importants et les bonus. On échange aussi sur le type de personnalité qui sera le plus à même de se fondre dans l’équipe. »
« Cette trame nous aide à affiner la définition de notre besoin et à mieux ancrer notre recherche, à faire le tri dans les éléments non négociables », complète Stéphanie. L’objectif ? Eviter l’écueil du mouton à cinq pattes et aller à l’essentiel pour optimiser les chances de réussite du candidat en poste.
La validation de l’offre d’emploi : s’assurer que l’on s’est bien compris
Dans le cas d’un poste sur lequel elle a déjà recruté, Sarah repart d’une offre existante sur l’ATS qu’elle modifie en fonction du nouveau besoin. Pour une création de poste, elle rédige « une première version à l’aide des mots-clés notés lors du brief » qu’elle ajuste ensuite en fonction des retours du manager. « Le principal est de s’assurer que l’on s’est bien compris », explique la recruteuse.
La sélection des profils : une communication facilitée par l’ATS
Une fois l’offre en ligne, manager et recruteur peuvent aller consulter, quand ils le souhaitent, via l’ATS, les candidatures reçues. « Si c’est un poste sur lequel j’ai déjà recruté, j’ai plutôt tendance à laisser la main au recruteur pour préqualifier des profils. Inversement, si c’est une création de poste, je vais voir plus régulièrement les candidatures qui arrivent, par curiosité », témoigne Stéphanie.
La possibilité de commenter les candidatures directement sur l’outil de gestion des candidatures facilite la communication asynchrone : ce n’est pas parce que le recruteur ou le manager est en congés que le process de recrutement est à l’arrêt.
« Quand un manager a un coup de cœur sur un profil, il peut l’indiquer dans l’ATS et ça nous guide vers les candidats à contacter en priorité. Ces commentaires sont intéressants, car ils peuvent mettre l’accent sur des choses que l’autre n’aura pas repéré. Un manager peut avoir une meilleure connaissance des écoles ou des outils maîtrisés par le candidat. En tant que recruteur, on est peut-être plus attentif à des éléments comme sa localisation géographique et sa disponibilité », ajoute Sarah.
Echanger régulièrement tout au long du process (surtout en cas de doute)
« Au cours du recrutement, il y a des étapes où tout est limpide, d’autres ou c’est plus nébuleux et où l’on ressent davantage le besoin d’échanger, constate Stéphanie. Même si notre emploi du temps est chargé, il faut prendre le temps se rencontrer au moindre doute. Par exemple, pour adapter une fiche de poste, si les profils qui postulent ne correspondent pas aux attentes. »
« Parfois, passer par l’oral est nécessaire pour aller plus vite et respecter nos engagements d’apporter une réponse rapide au candidat », poursuit-elle. D’où l’importance de maintenir dans les agendas des points d’étape réguliers « pour que le sujet recrutement reste prioritaire dans un quotidien très dense ».
Suivre l’avancement des candidatures dans l’ATS
L’ATS permet aussi de voir en un coup d’œil le statut des différentes candidatures : « Si j’ai planifié un entretien téléphonique, je classe le CV dans cette catégorie, ce qui envoie une notification avec la date du rendez-vous au manager », détaille Sarah. « Ça permet d’avoir l’information, même si on ne suit pas au quotidien. Quand on a le sentiment que rien ne bouge, voir que des entretiens sont prévus prochainement rassure », poursuit Stéphanie.
Débriefer systématiquement les entretiens
« Si on n’a pas le temps d’échanger à chaud après la préqualification téléphonique, parce qu’on enchaîne avec un autre rendez-vous, le manager apprécie d’avoir accès à notre compte-rendu dans l’ATS », précise Sarah. « Quand on commence à connaître son binôme, on arrive à lire entre les lignes, à comprendre qu’un ‘‘manque de dynamisme’’ ou un ‘’pas très poli’’ est en réalité un gros point noir », témoigne Stéphanie. Pour les entretiens réalisés en tandem, Sarah et Stéphanie partagent, en revanche, systématiquement et immédiatement, à l’oral, leurs ressentis respectifs.
Personnaliser la signature des mails de refus
Il arrive à Stéphanie de refuser des candidatures au tout début du process : « Le mail automatisé, mais personnalisé, arrive au candidat un jour plus tard et, dans ce cas, il est signé du nom du manager. C’est bien qu’on puisse également être un interlocuteur à ce stade du processus de recrutement. » Si le rejet est à l’initiative du recruteur, le mail sera alors signé de son nom et il deviendra le destinataire en cas de réponse du candidat.
Utiliser les statistiques pour améliorer ses pratiques
Enfin, l’ATS fournit aux recruteurs et aux managers des données précieuses pour améliorer leurs pratiques : « Grâce à ces KPIs, j’ai pu voir que, pour les postes de Customer Success Manager, j’avais eu beaucoup de candidatures, en 2023, à la suite d’une vidéo de présentation du métier que l’on avait publiée sur les réseaux sociaux, rapporte Sarah. On a donc décidé d’en diffuser une autre cette année. J’ai aussi identifié que nous avions eu moins de candidatures en avril, ce qui nous a poussés à organiser un job dating à cette période ! »
Bien s’équiper pour bien recruter
