Recrutement : comment réagir face à un candidat qui ne comprend pas pourquoi il n’a pas été retenu

Avez-vous déjà été désemparé face à un candidat vexé, déçu ou peiné, ne comprenant pas pourquoi il n’a pas décroché le poste ? Si votre réponse est oui, vous trouverez dans les lignes suivantes des astuces pour accueillir ces émotions, parfois intenses, et pour justifier votre choix en mêlant empathie et honnêteté.

Pourquoi est-ce important de répondre aux candidats non retenus ?

D’abord parce que l’humain est au cœur de votre métier et que chaque candidature doit être prise en considération. Une réponse à une candidature témoigne de votre respect pour le candidat qui a pris le temps de répondre à votre offre et de faire un pas vers vous. Personne n’aime être ghosté.

Ensuite, parce que ce retour, même négatif, vous permet d’entretenir une bonne relation avec le candidat en vue d’une future collaboration. Ce n’est pas parce qu’il ne fait pas l’affaire à un instant T que vous devez le rayer définitivement de votre liste, notamment si vous décelez chez lui un potentiel !

N’oubliez pas, enfin, que les candidats refusés partageront certainement leur expérience auprès de leurs réseaux personnel et familial. Et ont donc le pouvoir de ternir l’image de votre entreprise comme de la valoriser. Un simple coup d’œil aux réseaux sociaux suffira à vous convaincre.

Vous avez donc tout à gagner à faire cette démarche, d’autant qu’un premier niveau de refus ne vous prendra pas beaucoup de temps si vous vous appuyez sur votre outil de gestion des candidatures, qui vous permettra d’automatiser vos réponses.

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Comment formuler un refus de candidature ?

Cela dépend à quel stade vous en êtes du processus de recrutement. Si vous n’avez échangé avec le candidat que par écrit ou lors d’un bref appel téléphonique, vous privilégierez probablement un mail-type.

Vous pouvez lui adresser une réponse dans cet esprit : « Bonjour [prénom du candidat], Nous vous remercions pour votre candidature mais, pour cette fois, nous n’y donnerons pas suite. Pour la deuxième étape de ce recrutement, nous avons retenu d’autres candidatures que nous considérons mieux correspondre à nos besoins pour ce poste. Certes, notre décision ne repose que sur la lecture de votre CV ou de votre lettre. Si vous pensez que nous nous trompons (nous manquons peut-être d’éléments, ou notre annonce n’est peut-être pas assez détaillée), alors n’hésitez pas à nous fournir des informations complémentaires. Nous vous souhaitons une très belle continuation. Notre entreprise continue à grandir, alors peut-être nous rencontrerons-nous lors d’un prochain recrutement. »

Cette formulation a l’avantage de laisser une seconde chance au candidat, d’apporter une nouvelle preuve qu’il est fait pour le poste et montre que le recruteur est humble et capable de se remettre en question (les premières impressions peuvent être trompeuses). Elle ouvre aussi la voie à une future collaboration si le candidat le souhaite.

Si vous avez rencontré le candidat lors d’un entretien d’embauche, il est préférable de lui faire un retour de vive voix en lui faisant part du motif de votre refus et de conseils d’amélioration de son CV ou de sa manière de se présenter au recruteur pour l’accompagner dans sa recherche d’emploi. Il vous en sera certainement reconnaissant ! Et cette bonne expérience candidat sera bénéfique pour votre marque employeur.

Comment expliquer votre décision au candidat ?

Si, à la suite de ce refus de candidature, la personne vous fait part de son incompréhension, voire de son mécontentement, il est bon de prendre le temps de l’appeler pour justifier votre décision.

Dans tous les cas, ne faites pas de cette réaction, parfois imprévisible ou violente, une affaire personnelle. La colère de la personne est liée à la situation qu’elle estime injuste et ne vous vise pas en tant que recruteur. Prenez du recul, conservez votre sang-froid et à reformulez certaines expressions mal comprises en choisissant bien vos mots. Commencez par remercier le candidat de s’être rendu disponible pour l’entretien et mettez d’abord en avant les points positifs du candidat (il y en a toujours) avant d’en venir aux causes du refus.

S’il ne dispose pas des compétences nécessaires

C’est sans doute l’un des motifs de refus les plus simples à expliquer. L’idéal est de baser votre argumentation sur des éléments factuels (diplômes, compétences, certifications, expériences professionnelles…) figurant sur le CV. Vous pouvez également conseiller au candidat de vous contacter à nouveau dans deux ou trois ans, lorsqu’il aura gagné en maturité professionnelle. Et le conserver précieusement dans votre vivier de talents !

S’il demande une rémunération trop élevée ou des conditions de travail trop exigeantes

Si le candidat est trop gourmand dans ses prétentions salariales ou exige des conditions de travail non compatibles avec le fonctionnement de l’entreprise (nombre de jours de télétravail, horaires de travail…), les raisons objectives de votre refus seront parfaitement entendables. Au candidat de choisir ensuite s’il est prêt à faire des concessions pour obtenir le poste ou si ces critères sont décisifs pour lui.

S’il n’est pas en phase avec votre culture d’entreprise

Dans ce cas de figure, vous pouvez faire valoir au candidat qu’il n’est pas certain qu’il s’épanouisse dans le cadre de votre entreprise, en reprenant les aspirations dont il vous a fait part durant l’entretien et en lui expliquant qu’elles ne correspondent pas à votre culture et à votre vision.

Si sa personnalité ne convient pas à l’équipe qu’il devrait intégrer

Si un manager considère que la personnalité du candidat ne coïncidera pas avec celles des autres membres de l’équipe, comment l’annoncer ? C’est sans doute le motif de refus le plus délicat à justifier, car il touche à ce qu’est la personne et peut énormément l’affecter. La parade peut être de dériver sur une autre cause, moins profonde, ayant trait, par exemple, à un passé professionnel trop loin de votre secteur d’activité ou à une maîtrise insuffisante d’un outil.

S’il cochait toutes les cases mais qu’un autre candidat lui a été préféré

Dans cette hypothèse, vous pouvez jouer franc jeu en expliquant au candidat qu’il convenait pour le poste mais que vous avez préféré embaucher telle autre personne qui avait tel petit plus. Positivez et encouragez-le en lui expliquant que ce n’est pas pour rien qu’il est allé aussi loin dans le processus de recrutement et que vous ferez appel à lui lorsque des postes similaires s’ouvriront. Vous pouvez également regarder s’il n’est pas possible d’orienter ce candidat vers un autre poste, en échangeant sur ce profil avec les autres membres de votre équipe RH.