Comment rédiger un mail de refus de candidature ? Nos modèles
Votre bonne résolution pour 2025 ? Répondre à tous les candidats, même en cas de refus. On vous explique pourquoi c’est important et comment vous y prendre.
Vous le savez, nous le savons, ils le savent : les candidats détestent rester sans réponse à l’issue d’une candidature. Au-delà d’une marque de considération vis-à-vis du candidat et du temps qu’il a passé à répondre à votre offre d’emploi, le ghosting est néfaste pour votre marque employeur.
Vous êtes recruteur ? Prendre le temps de répondre à tous les candidats devrait être votre résolution première pour 2025.
Dans quel cadre envoyer un mail de refus ?
Envoyer un mail de refus est indispensable à différentes étapes du processus de recrutement. Par exemple :
- Dans le cadre d’une candidature spontanée : il peut vous arriver de recevoir une candidature spontanée, alors même que vous n’avez pas de poste ouvert correspondant. Dans cette situation, pensez à envoyer une réponse au candidat pour lui expliquer que vous n’avez pas de besoin actuellement. Si vous trouvez ce profil intéressant malgré tout, n’hésitez pas à l’intégrer à votre vivier de candidats pour d’éventuelles opportunités futures.
- Au cours de la présélection des candidatures : lorsque le profil d’un candidat ne correspond pas aux critères du poste, et ce, dès l’étape du CV ou de la lettre de motivation, il est préférable de lui envoyer un mail de refus rapidement pour ne pas aviver ses espoirs.
- Après un entretien d’embauche : si un candidat a participé à un ou plusieurs entretiens, mais n’a finalement pas été retenu, un mail personnalisé devient indispensable afin de lui expliquer les raisons de votre refus.
Le cadre est finalement assez clair : dès qu’un candidat postule pour votre entreprise, il est important de prendre le temps de lui répondre, même pour un refus.
Pourquoi envoyer un mail de refus ?
Vous vous demandez peut-être pourquoi investir du temps à rédiger un mail de refus ?
- Cela renforce votre marque employeur : un candidat qui reçoit une réponse, même négative, retiendra que votre entreprise est professionnelle et soucieuse des candidats, et donc, de ses collaborateurs. Cela pourra l’inciter à postuler à nouveau dans le futur, à un poste plus adapté à son profil.
- Limiter les sollicitations ultérieures : sans réponse de votre part, certains candidats peuvent relancer l’entreprise plusieurs fois. Un mail rapide et clair expliquant les raisons de votre refus évite ces situations et permet de clore proprement le processus.
- Améliorer l’expérience candidat : le pire pour un candidat est de ne jamais recevoir de réponse après avoir envoyé sa candidature ou après avoir effectué un entretien d’embauche. Cela le laisse dans l’incertitude et dans la confusion quant à l’attractivité de son profil. Une réponse, même négative, montre de la considération de votre part.
Les raisons possibles à votre refus
Il peut exister une multitude de raisons au refus d’une candidature, certaines plus faciles que d’autres à aborder :
- Vous avez reçu une candidature spontanée, mais n’avez pas de poste ouvert correspondant.
- Le poste n’est plus ouvert, il a été pourvu en interne ou en externe.
- Le candidat n’a pas l’expérience requise pour le poste.
- Il lui manque une ou plusieurs compétences techniques ou humaines importantes.
- La personnalité du candidat n’est pas en adéquation avec les valeurs de votre entreprise.
- Vous avez pris des références auprès d’un ancien employeur qui ne vous ont pas convaincu.
- Le candidat a manqué de professionnalisme. Par exemple, il n’a pas préparé son entretien, il est arrivé en retard…
Peu importe la raison, il est important de rester diplomate. Cela atteste de votre professionnalisme.
Comment formuler un mail de refus ?
Rédiger un mail de refus à la suite d’une candidature n’est pas un exercice facile, et tous les professionnels des ressources humaines ne sont pas toujours bien équipés pour le réussir. Pourtant, un mail de refus bien formulé améliorera la perception qu’un candidat aura de votre entreprise, de ses valeurs, de sa façon d’apprécier ses (futurs) collaborateurs.
Si la formulation d’un mail de refus peut varier selon le contexte (candidature spontanée, recrutement en interne, refus après un entretien…), certaines règles sont immuables :
- Utiliser un ton respectueux et humain : le candidat a pris du temps pour rédiger sa candidature et peut avoir mis beaucoup d’espoir dans cette opportunité. Ne soyez pas trop formel ou conformiste. Au contraire, montrez que vous avez porté de l’intérêt à son profil et son investissement.
- Un message personnalisé : bannissez les réponses trop génériques qui donnent l’impression d’avoir été rédigées par une IA. N’hésitez pas à mentionner le nom du candidat, l’offre pour laquelle il a postulé. Si possible, ajouter un élément positif de sa candidature est un plus.
- Rester concis : un mail de refus ne doit pas être trop long. L’idée est d’aller à l’essentiel en restant clair et en expliquant les raisons de votre refus.
Ce qu’il doit contenir
Bien entendu, un mail de refus n’est pas rédigé de la même façon selon l’étape du processus de recrutement. Si le candidat a passé un ou plusieurs entretiens, il sera important de consacrer davantage de temps à expliquer les raisons de votre refus.
Dans tous les cas, voici quelques éléments clés à inclure dans un mail de refus :
Le prénom du candidat
Vous pouvez débuter votre mail avec le classique « Bonjour [prénom du candidat] ». Cela peut paraître anodin, mais indiquer le prénom donne l’impression que votre mail de refus est personnalisé. Et pour un candidat, ça compte !
Un remerciement
Le candidat a consacré du temps pour postuler au sein de votre entreprise. Montrez que vous êtes reconnaissant de l’intérêt qu’il vous a porté en le remerciant sincèrement. Et ça ne coûte pas bien cher de le préciser.
Le motif du refus
Expliquez brièvement pourquoi la candidature n’a pas été retenue. Par exemple : « Après avoir étudié attentivement votre profil, nous avons choisi de poursuivre avec un candidat dont l’expérience correspond davantage aux exigences du poste en termes de … »
En faisant cela, vous aidez le candidat à mieux se positionner sur le marché de l’emploi ou à connaître ses axes d’amélioration selon ses ambitions professionnelles.
Un mot d’encouragement
Nous savons tous que l’étape des candidatures peut être épineuse et parfois démotivante. Un simple « nous vous souhaitons une bonne continuation dans vos recherches » montre que derrière ce mail, se trouve une personne. Et cela peut faire la différence.
Une invitation à repostuler
Si le profil vous a plu malgré tout, vous pouvez bien évidemment inviter le candidat à postuler à d’autres opportunités futures : « N’hésitez pas à suivre nos offres d’emploi et à postuler à nouveau si un poste correspondant à votre profil venait à s’ouvrir dans l’avenir. »
L’exemple à ne pas suivre
Apporter une réponse négative à une candidature doit croiser honnêteté, diplomatie et finesse. Il ne s’agit pas simplement de dire « Merci, mais non merci, au revoir ». Par exemple, évitez de répondre :
« Bonjour,
Après examen de votre candidature, nous regrettons de vous informer que nous ne donnons pas suite à votre candidature.
Cordialement,
L’équipe RH. »
Ce mail générique est impersonnel et froid. Le candidat ne sait pas pourquoi sa candidature a été refusée et repart avec une mauvaise impression de votre entreprise.
Nos modèles
Modèle 1 – Refus après présélection
« Bonjour [nom du candidat],
Nous vous remercions d’avoir postulé au poste de [nom du poste] au sein de [nom de l’entreprise]. Après une première étude de votre profil, nous avons retenu des candidatures dont les compétences en [nommer les compétences concernées] correspondent davantage à nos attentes.
Nous vous souhaitons une bonne continuation dans vos recherches d’emploi et espérons que vous trouverez rapidement une opportunité correspondant à vos aspirations.
Bonne journée. »
Modèle 2 – Refus après entretien
« Bonjour [nom du candidat],
Nous tenons à vous remercier pour le temps que vous nous avez accordé lors de l’entretien du [date] pour le poste de [nom du poste].
Après une analyse approfondie de votre candidature et de votre parcours, nous avons décidé de retenir un profil dont l’expérience en termes de [nommer l’expérience concernée et donner des précisions claires et concises] correspond davantage aux besoins immédiats du poste et de l’équipe.
Nous avons apprécié échanger avec vous et espérons que vous trouverez rapidement une opportunité qui vous permettra de mettre en valeur vos compétences.
N’hésitez pas à suivre nos futures offres d’emploi et à postuler à nouveau.
Bonne continuation et au plaisir d’échanger à nouveau.
Bonne journée. »
Bien s’équiper pour bien recruter
