Entretien annuel d’évaluation : objectifs et conseils pour bien le mener

A quoi sert l’entretien annuel d’évaluation ?

Ce dialogue entre un collaborateur et son manager permet de faire le point, à intervalles réguliers, sur les missions accomplies, les objectifs poursuivis et les axes d’amélioration du salarié.

Côté manager, il peut être l’occasion de réajuster les objectifs fixés, d’évaluer les compétences et l’évolution professionnelle des personnes qui constituent son équipe et de prendre le pouls du bien-être de ses collaborateurs au travail.

Côté salarié, cette discussion lui permet d’avoir un retour sur son travail, de dresser le bilan de ses points forts et de ses faiblesses et de faire part de ses différents souhaits à son manager : augmentation, mobilité, télétravail, aménagement d’horaires…

Comment le préparer ?

Afin que cet échange soit fécond, il faut le préparer en amont. Ainsi, le chef d’équipe doit informer son salarié du déroulement de la rencontre, de ses objectifs et des modalités d’évaluation. Il peut, à cet effet, lui remettre un guide de préparation d’entretien.

L’employeur doit également informer les institutions représentatives du personnel de la tenue de ces entretiens. Les délégués du personnel sont en droit de se manifester s’ils estiment que ce procédé d’évaluation porte atteinte aux libertés individuelles dans l’entreprise.

Environ une semaine avant le rendez-vous, la grille d’évaluation, qui servira de support à l’entretien, doit être transmise par le service RH au manager et au salarié. Ces derniers la remplissent et confrontent leurs points de vue avant l’entretien.

En tant que manager, référez-vous au dernier compte-rendu d’évaluation de votre collaborateur (ou, s’il a moins d’un an d’ancienneté, à sa fiche de poste) pour faire le point sur la réalisation des missions confiées. Notez les écueils rencontrés par votre salarié et ses réussites. Identifiez également les pistes d’amélioration que vous proposerez à votre collaborateur, lors de l’entretien, pour répondre aux problématiques qu’il rencontre.

Quelles questions poser ?

Les points listés dans la grille d’évaluation visent à apprécier les compétences professionnelles du collaborateur. Toute question relevant de la vie privée du salarié (orientation sexuelle, état de santé, origine, croyances religieuses, appartenance politique ou syndicale…) est interdite car elle constitue une discrimination.

Les aptitudes examinées varient souvent en fonction du secteur d’activité, du type de poste et de la culture d’entreprise mais relèvent, le plus souvent, de ces trois dimensions :

• Les connaissances : connaissance métier, documentation, veille, recherche d’informations
• Le savoir-faire : mise en application des connaissance, compétences techniques, linguistiques, informatiques…
• Le savoir-être : qualités personnelles mises à profit dans le cadre professionnel

Comment se déroule-t-il ?

L’introduction

En tant que manager, vous devez accueillir votre collaborateur, souvent stressé par ce point formel, dans un climat serein et bienveillant. Choisissez une salle calme, où vous ne serez pas interrompus, et montrez-vous chaleureux pour mettre votre collègue en confiance. Rappelez-lui brièvement les objectifs de cet entretien et son déroulé en préambule. Soyez disponible, à l’écoute et empathique.

Le bilan

Le salarié est d’abord invité à présenter son auto-évaluation (sur les résultats obtenus et sur son niveau de compétences) en se référant à la grille précédemment remplie. Le manager livre ensuite, à son tour, sa vision des choses en veillant à donner à son collaborateur un feedback détaillé s’appuyant sur des exemples précis.

Le manager aborde ensuite le comportement général du salarié au sein de son équipe et de l’entreprise, pour mettre en lumière d’éventuelles tensions ou facteurs de stress.

Le plan d’action

Après cette phase de bilan vient la définition des objectifs à venir. Le chef d’équipe doit veiller à limiter leur nombre et vérifier que leurs résultats sont mesurables. Ces objectifs doivent être réalistes, compréhensibles, stimulants et accessibles au collaborateur.

La synthèse

Enfin, le manager rédige un compte-rendu de l’entretien reprenant les principaux éléments de l’échange. Ce texte est ensuite soumis aux deux parties pour signature.

Quelles peuvent être les conséquences de cet entretien ?

Une augmentation ou une promotion du salarié peut être annoncée à l’occasion de cet entretien. En revanche, une mauvaise évaluation ne peut justifier une rétrogradation ou une baisse de la rémunération du salarié. De même, une mauvaise évaluation ne peut, à elle seule, constituer un motif valable de licenciement.

Est-il obligatoire ?

Le Code du travail n’impose pas à l’employeur de mettre en place un entretien annuel d’évaluation mais cela fait partie des droits qui découlent de son pouvoir de direction.

Cependant, certaines conventions collectives imposent l’organisation de ces entretiens individuels. Dans ce cas, cet échange doit respecter les dispositions prévues par le texte (périodicité, contenu…). Si l’employeur décide de mettre en place un tel système d’évaluation, il doit concerner l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise et ces derniers doivent être informés de ses modalités.

Le salarié peut-il refuser l’entretien ?

S’il a été préalablement informé des techniques d’évaluation dans son entreprise, le salarié ne peut pas refuser un entretien annuel d’évaluation. Celui-ci doit toutefois respecter des règles d’évaluation objectives et transparentes.

Quelle différence avec l’entretien professionnel ?

A la différence de l’entretien annuel d’évaluation, l’entretien professionnel est une obligation légale. Il doit avoir lieu au moins tous les deux ans et vise à accompagner le salarié dans ses projets d’évolution professionnelle et de formation, tandis que l’entretien annuel a pour but d’évaluer le collaborateur.