La cooptation, comment la mettre en place dans votre entreprise ?

En entreprise et dans le domaine du recrutement, la cooptation s’est imposée comme un levier pour dénicher le must have des candidats. Ce mode de recrutement, qui consiste à encourager ses salariés à recommander des membres de leur réseau moyennant une prime, présente de nombreux avantages : réduction des coûts de recrutement, accélération du processus, meilleure adéquation des profils avec la culture de l’entreprise, rétention des salariés améliorée…

Si vous êtes recruteur, RH ou dirigeant d’entreprise et que vous cherchez une méthode efficace pour optimiser vos processus de recrutement : vous êtes au bon endroit. Voici comment mettre en place un programme de cooptation efficace au sein de votre entreprise et en tirer le meilleur parti.

Tout savoir sur la cooptation avec Basile

Pourquoi mettre en place un programme de cooptation ?

Des candidats de meilleure qualité

64% des recruteurs américains considèrent que les meilleurs candidats sont issus de la cooptation, selon une étude de The Social Referral. En effet, les profils recommandés via la cooptation sont souvent plus adaptés au poste et à la culture d’entreprise. Pourquoi ? Parce que les salariés en poste connaissent les réalités du travail de l’entreprise et savent quels types de profils seront susceptibles de réussir. De plus, ils ne recommanderont pas un candidat au hasard : il en va de leur crédibilité et de leur réputation en interne.

De fait, un salarié qui participe à un programme de cooptation est incité à recommander des candidats compétents et motivés. Cela se traduit par une meilleure qualité des recrutements, des intégrations plus fluides et une productivité accrue.

Réduire les coûts liés au recrutement

Le recrutement traditionnel peut être coûteux : création et diffusion d’offres d’emploi, recours à des cabinets de recrutement, mobilisation de l’équipe RH ou d’autres parties prenantes pour la présélection des candidats et les entretiens… Tous ces éléments engendrent des dépenses importantes.

Avec la cooptation, ces coûts peuvent être considérablement réduits. Certes, une prime de cooptation est généralement octroyée au salarié qui a recommandé un candidat recruté. Mais, même en tenant compte de cette prime, le coût global d’un recrutement par cooptation reste inférieur à celui d’un recrutement classique. Selon Basile, la solution digitale de cooptation et de mobilité interne du groupe Hellowork, un recrutement par cooptation peut faire économiser jusqu’à 15 000€ par rapport à un recrutement classique.

La raison est simple : le processus de recrutement est plus direct, plus rapide et mobilise moins de ressources.

Accélérer les délais de recrutement

D’après une étude conduite par l’Apec, avec un programme de cooptation efficace, le gain de temps sur l’étape de présélection est estimé, selon les recruteurs, à 80%. Autre chiffre : « Un recrutement par cooptation dure 20 jours, contre 60 jours en moyenne avec un recrutement classique », selon Basile.

Les recruteurs le savent bien : un processus de recrutement peut être long, surtout pour des postes stratégiques, des métiers en tension ou des profils rares. La diffusion des offres, la réception des candidatures, la sélection et les multiples entretiens peuvent prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

La cooptation permet de raccourcir ces délais. Les salariés recommandent des candidats qu’ils connaissent déjà, ce qui facilite leur présélection. De plus, ces candidats sont souvent déjà informés des réalités du poste et de l’entreprise, ce qui simplifie et accélère leur prise de décision.

Favoriser l’engagement et la rétention des salariés

La cooptation présente un double avantage : elle renforce l’engagement des salariés et améliore la rétention des talents.

En plus d’être un véritable avantage financier, les salariés qui participent activement au recrutement de nouveaux membres deviennent des ambassadeurs de l’entreprise. S’ils la recommandent, c’est qu’ils s’y sentent bien. La cooptation offre aux coopteurs de se sentir valorisés et impliqués dans la construction des équipes, ce qui renforce leur sentiment d’appartenance.

Aussi, les candidats recrutés par cooptation ont tendance à rester plus longtemps dans l’entreprise. Ayant été présentés par une personne de confiance, ils arrivent avec une vision réaliste de l’environnement de travail et sont souvent mieux préparés pour s’intégrer. D’après The Social Referral, 43% des candidats recrutés par cooptation sont encore en poste après trois années, contre seulement 14% via un jobboard. Un chiffre qui grimpe à 50% selon Basile.

Mettre en place un programme de cooptation en 5 étapes

1. Définissez les règles de votre programme de cooptation

Avant de lancer un programme de cooptation, il est indispensable de penser et établir des règles claires pour tous les salariés. Par exemple :

• Quels postes sont éligibles à la cooptation et lesquels ne le sont pas, et pourquoi ?
• Qui peut participer au programme de cooptation ? Tous les salariés ? Seulement ceux dont la période d’essai est terminée ? Un minimum d’ancienneté est-il déterminé et si oui, pour quelle raison ?
• Quel est le montant de la prime de cooptation ? Est-elle essentiellement financière ou sous forme d’avantages en nature (jours de congé supplémentaires, chèques cadeaux…) ?

2. Choisissez une plateforme de cooptation

Pour faciliter la gestion du programme de cooptation, il est recommandé d’utiliser une plateforme spécialisée. Un outil tel que Basile permet de centraliser les offres, de suivre les recommandations et d’automatiser la gestion des primes.

Ce type de solution offre également des tableaux de bord pour suivre l’efficacité du programme de cooptation en temps réel.

3. Communiquez sur votre programme de cooptation

Un programme de cooptation ne peut réussir que si les salariés sont informés de son existence et de son fonctionnement. La communication en interne est une étape à ne pas négliger. Vous pouvez notamment :

• Organiser des réunions d’information pour présenter le programme à vos salariés, expliquer son fonctionnement et répondre à toutes les questions.
• Envoyer des rappels réguliers par mail à vos salariés, ou dès qu’une nouvelle offre d’emploi est ouverte à la cooptation.
• Mettre en avant les avantages pour les salariés, et la prime notamment.

4. Valorisez les réussites

Pour encourager la participation, il est important de valoriser les succès. Vous pouvez, par exemple, publier des messages de félicitations sur le réseau social interne ou dans la newsletter de votre entreprise.

La reconnaissance est un puissant levier de motivation. N’hésitez pas à remercier publiquement les salariés qui ont contribué à des recrutements réussis.

5. Évaluez et améliorez le programme

Une fois le programme de cooptation lancé, il est important de suivre ses performances et de l’ajuster au besoin. Voici quelques indicateurs à surveiller :

• Nombre de recrutements réalisés via la cooptation sur un temps donné.
• Délai moyen de recrutement par cooptation, comparé à un recrutement classique.
• Taux de rétention des salariés cooptés après un an dans l’entreprise.

En fonction des résultats obtenus, vous pourrez ajuster les règles du programme, augmenter les primes si nécessaire ou améliorer votre communication en interne si vous constatez que le programme a fait chou blanc.

Téléchargez le Guide de la cooptation Basile by hellowork

Bon à savoir !

Si vous confondez cooptation et piston : vous faites erreur ! Contrairement au piston, qui consiste à recommander une personne sans considération de ses compétences, la cooptation repose sur une recommandation sincère et objective. Le salarié qui coopte s’engage sur la qualité du candidat présenté.

La cooptation est donc un processus basé sur la confiance et le professionnalisme, et non sur le favoritisme. Cette distinction est essentielle pour assurer la crédibilité du programme au sein de l’entreprise.