Comment réussir l’offboarding d’un collaborateur ?

Il existe une infinité de raisons expliquant le départ d’un collaborateur : meilleure offre ailleurs, perspectives de carrière et de formation limitées, difficultés relationnelles, instabilité dans l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle, facteurs personnels… Quelles que soient les raisons, prenez cette situation comme une occasion de progresser sur vos pratiques RH, parfois même de vous réinventer.

Pourquoi l’offboarding est-il important ? Quelles erreurs éviter ? Par où commencer ? On vous livre nos meilleurs conseils pour faire de cette étape une occasion de vous améliorer et pour que ce départ permette à votre entreprise de gagner un ambassadeur de plus.

Qu’est-ce que l’offboarding ?

L’offboarding, c’est l’ensemble des actions mises en place par une entreprise pour accompagner un collaborateur sur le départ, que ce soit de son propre fait ou non. À l’image de l’onboarding, qui facilite l’intégration des nouveaux salariés, l’offboarding vise à assurer un départ dans les meilleures conditions, avec respect et professionnalisme.

Un offboarding réussi ne se limite donc pas à la restitution d’un badge et à la signature des formalités administratives. Il s’agit aussi d’assurer une passation réussie, de prendre en compte les émotions liées au départ, tout en maintenant une communication ouverte. Attention à ne pas négliger les retours du collaborateur sur son expérience dans l’entreprise, c’est une source précieuse d’amélioration continue de l’environnement de travail.

Géré avec soin, ce moment peut avoir un impact positif et durable sur l’image d’une entreprise, la rétention des talents et le bien-être des équipes en place. L’objectif ? Assurer une transition fluide, préserver de bonnes relations professionnelles et valoriser chaque étape de l’expérience collaborateur, même au moment du départ.

Pourquoi l’offboarding est-il important ?

Un bon processus d’offboarding est bénéfique pour une entreprise. Voici ses principaux avantages :

Faciliter la transmission des compétences

Lorsqu’un collaborateur quitte son poste, il emporte avec lui de nombreuses connaissances. Une passation bien organisée, incluant un transfert de compétences et une transition progressive, permet d’assurer la continuité des projets. Mais attention : pour rester engagé jusqu’au dernier jour de la collaboration, le salarié doit se sentir soutenu et accompagné.

Améliorer les pratiques internes

Les feedbacks des collaborateurs sortants sont une mine d’or pour identifier les axes d’amélioration. En analysant les raisons des départs et les points d’insatisfaction, l’entreprise peut ajuster ses pratiques pour mieux fidéliser ses talents encore en place.

Préserver la réputation de l’entreprise

Un collaborateur qui part en bons termes peut devenir un ambassadeur de l’entreprise et recommander celle-ci à son entourage personnel autant que professionnel. Et qui sait ce que l’avenir lui réserve ? Il pourrait bien décider d’y revenir un jour.

Renforcer l’engagement des équipes

Les salariés restants observent la façon dont l’entreprise traite ses collaborateurs, même au moment de leur départ. Un offboarding bienveillant envoie un signal positif et rassure les équipes sur la valeur accordée aux employés.

Les erreurs à éviter dans l’offboarding

Un offboarding absent ou mal géré peut avoir des grosses conséquences sur une entreprise. Parmi les erreurs les plus courantes à éviter :

1.      Négliger l’annonce du départ

Une communication tardive ou insuffisante peut engendrer des tensions, des rumeurs, une perte de confiance ou encore une baisse de moral chez les collaborateurs qui restent dans l’entreprise. Il est essentiel d’annoncer le départ de manière claire et bienveillante, en expliquant les prochaines étapes.

2.      Ignorer la transmission des compétences

Un départ mal anticipé peut entraîner une importante perte de connaissances pour une entreprise. Sans un processus structuré de passation, les équipes restantes risquent d’être surchargées et désorganisées.

3.      Bâcler l’entretien de départ

Ne pas mener d’entretien de départ, aussi appelé « exit interview », ou ne pas le prendre au sérieux, c’est passer à côté d’une occasion de s’améliorer et risquer de donner au collaborateur le sentiment de ne pas être écouté. Mieux vaut en faire un moment d’échange sincère et constructif, propice à des retours enrichissants.

4.      Ne pas exprimer de reconnaissance

Ignorer l’apport d’un collaborateur peut laisser une impression négative durable. Un simple remerciement, un message d’adieu sincère ou un pot de départ peuvent faire une grande différence dans la perception qu’aura le salarié de son expérience dans l’entreprise.

Les étapes pour un offboarding réussi

1.      Annoncer le départ du collaborateur

Dès que le départ du collaborateur est acté, prenez le temps d’en informer son équipe avec transparence. Une communication transparente évite les rumeurs et permet de rassurer les collaborateurs restants. Cette annonce peut se faire lors d’une réunion d’équipe ou via un mail officiel, en expliquant les raisons du départ (dans le respect de la confidentialité) et les étapes prévues pour la transition.

2.      Organiser la transition et la passation des dossiers

Le départ d’un collaborateur entraîne inévitablement une perte de connaissance. Pour la limiter au maximum, il est essentiel de penser la transmission des connaissances dans le processus d’offboarding. Pour ce faire :

• Encouragez le collaborateur sortant à rédiger un document, sous forme de guide par exemple, contenant toutes les informations nécessaires à la continuité de son travail.
• Organisez des réunions de transmission entre le collaborateur sortant et son remplaçant ou les membres de l’équipe concernés. Ces sessions doivent couvrir les dossiers en cours, les procédures spécifiques, les informations confidentielles telles que les mots de passe ou accès aux logiciels, ou encore les contacts importants.

3.      Gérer les aspects administratifs et logistiques

L’entreprise doit s’assurer que toutes les formalités administratives sont bien complétées avant le départ du collaborateur. Par exemple :

• Récupérer le matériel tel que le badge d’accès, l’ordinateur, le téléphone professionnel et tout autre équipement.
• Désactiver les accès pour assurer la sécurité des systèmes d’information en supprimant les droits d’accès du collaborateur aux différentes plateformes et outils internes.
• Établir et fournir au collaborateur sortant les documents de fin de contrat tels que le certificat de travail, l’attestation Pôle emploi et le solde de tout compte.

4.      Conduire un entretien de départ constructif

S’il y a bien une étape à ne pas négliger, c’est l’entretien de départ. L’exit interview permet de s’assurer que votre entreprise est alignée avec ses valeurs et ses promesses. C’est donc une belle occasion de recueillir les impressions d’un collaborateur et d’identifier vos forces, vos faiblesses et vos pistes d’amélioration. Voici quelques conseils pour réussir cet échange :

• Poser des questions ouvertes : cherchez à comprendre ce qui motive ce départ, ou offrez la possibilité à votre salarié de vous faire des retours honnêtes et transparents sur divers aspects de son expérience au sein de votre entreprise : culture d’entreprise, climat social, politiques RH, charge de travail, rémunération, avantages…
• Créer un climat de confiance : l’entretien doit être mené avec bienveillance et en toute confidentialité afin d’encourager le collaborateur à partager un feedback sincère. Idéalement, il est préférable qu’il soit conduit par une personne neutre, un membre des ressources humaines par exemple, pour garantir un échange ouvert. Et surtout, adopter une posture d’écoute active pour montrer que ses retours d’expérience comptent.
• Exploiter les retours obtenus : conduire un entretien, c’est bien. Mais exploiter les réponses, c’est mieux ! Analysez les réponses collectées pour améliorer ce qui doit l’être et prévenir d’éventuels futurs départs. Un collaborateur satisfait est un salarié plus productif et performant, source d’idées innovantes. Investir dans leur bien-être améliore non seulement la rétention et la satisfaction, mais aussi la réussite et la réputation de votre entreprise.

5.      Accompagner les émotions liées au départ

Le départ d’un collègue peut générer des émotions variées, du côté du collaborateur sortant autant que des équipes en place : tristesse, inquiétude, soulagement ou encore frustration. Pour gérer ces émotions :

• Encourager les discussions ouvertes : permettre aux membres de l’équipe d’exprimer leurs ressentis et d’échanger sur l’impact de ce départ.
• Exprimer de la reconnaissance : organiser un moment pour remercier le collaborateur pour son travail et ses contributions.
• Maintenir un environnement de travail positif : une transition bien accompagnée aide à préserver la motivation et le moral des équipes.

6.      Maintenir le lien après le départ

Un collaborateur qui quitte une entreprise ne doit pas forcément couper tout contact, surtout si ce départ est une vraie perte. Rien ne vous empêche de garder le contact avec les anciens collaborateurs via les réseaux sociaux professionnels ou une newsletter interne. De plus, n’hésitez pas à les informer des opportunités futures. Il n’est pas rare de voir un collaborateur revenir au sein d’une entreprise après l’avoir quitté plus tôt.

En résumé

Un offboarding réussi, c’est l’assurance pour une entreprise d’améliorer ses pratiques, de préserver son image et de renforcer l’engagement de ses équipes. Pour réussir cette transition, veillez à :

• Assurer une transition fluide : organiser la passation des dossiers et la transmission des compétences pour éviter toute perte d’information.
• Préserver l’engagement des équipes : rassurer les collaborateurs restants en adoptant une communication transparente et bienveillante.
• Recueillir des feedbacks : utiliser l’entretien de départ pour identifier des axes d’amélioration et ajuster les pratiques internes.
• Valoriser le collaborateur sortant : exprimer de la reconnaissance pour son travail afin de laisser une image positive et renforcer la culture d’entreprise.
• Maintenir une bonne réputation : un salarié qui part en bons termes peut devenir un ambassadeur et, pourquoi pas, revenir dans le futur.