Comment bien choisir (à coup sûr) votre ATS

Centralisation facilitée des candidatures, gain de temps, fluidité du process : les plus de 150 ATS présents sur le marché français font généralement les mêmes promesses aux recruteurs. « En réalité, aucun d’entre eux n’est universel. Chaque entreprise a son organisation, ses contraintes, ses propres enjeux de recrutements, des priorités spécifiques. La bonne question à vous poser n’est donc pas : ‘’Quel est l’ATS le plus populaire ?’’ mais : ‘’Lequel est le plus pertinent pour moi ?’’ », suggère Lénaïg Berthou, Product Marketing Manager chez Hellowork. Alors, comment viser juste si vous souhaitez tester un nouvel ATS ? Mode d’emploi simple et complet en 4 étapes.

1.    Analysez votre propre contexte

« Connais-toi toi-même » : avant de parler technologies et fonctionnalités, un état des lieux s’impose. Voici les questions clés à vous poser avant de vous lancer dans un comparatif des différentes solutions sur le marché.

Quelle est la taille de votre entreprise ?

C’est une bonne porte d’entrée pour prendre conscience de vos besoins réels : « Une TPE aura souvent besoin d’un outil simple, ‘’léger’’, gratuit ou à bas coût, quand une petite PME de moins de 50 collaborateurs aura besoin d’un ATS qui facilite la centralisation des candidatures et la multidiffusion des offres. Une plus grande PME pourra avoir des enjeux de collaboration RH-managers, de suivi des candidatures ou de vivier de candidats quand un grand groupe voudra également avoir une technologie qui lui permet d’automatiser ses retours aux candidats, de faire du nurturing et du reporting », liste Lénaïg Berthou. Attention toutefois de ne pas se fier qu’à votre effectif, avertit-elle, car deux entreprises de même taille peuvent avoir des enjeux RH tout à fait différents.

Qui recrute ?

C’est pourquoi, il faut également se demander, en amont de vos recherches, qui sont les personnes qui recrutent dans l’entreprise et qui devront avoir accès à l’ATS : recruteurs, managers, chef d’entreprise…

Combien de personnes recrutez-vous à l’année ?

Le volume de recrutement est crucial à prendre en compte, ainsi que la fréquence : s’agit-il de besoins ponctuels ou récurrents ? « Ce paramètre est bien plus déterminant dans le choix d’un ATS que votre nombre de salariés, estime la Product Marketing Manager. Un recrutement ponctuel ne nécessite pas forcément d’avoir un ATS hyper personnalisable. Mais, dès que le volume augmente, les risques de perte de temps, d’erreurs ou de candidatures mal suivies explosent. » Un outil léger suffit si vous recrutez moins d’une vingtaine de collaborateurs par an, mais si vous gérez 20 à 50 recrutements par an, un outil facilitant la centralisation des candidatures et l’automatisation devient indispensable. Au-delà de 100 recrutements annuels, votre ATS doit intégrer des fonctionnalités d’automatisation avancées et des outils de reporting.

Quel est votre degré de maturité en recrutement ?

Enfin, c’est important de savoir d’où vous partez et quels outils vous utilisez pour gérer vos candidatures. Avez-vous déjà un ATS ou bien fonctionnez-vous avec un simple tableau Excel et des mails ?

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2.    Cartographiez votre processus de recrutement

Pour identifier les pain points de votre processus de recrutement (par exemple là où vous perdez le plus de temps ou bien là où vous faites le plus d’erreurs), rien de tel que de le décomposer en plusieurs étapes, dans l’ordre.

Cela peut donner :

• définition du besoin / validation budgétaire ;
• rédaction et validation de l’offre ;
• diffusion de l’offre (où ? comment ?) ;
• réception et centralisation des candidatures ;
• tri et présélection des candidatures ;
• communication avec les candidats ;
• planification des entretiens ;
• entretiens ;
• sélection finale ;
• retour aux candidats non retenus ;
• intégration des nouveaux embauchés.

« Pour chaque étape, posez-vous ces cinq questions », propose Lénaïg Berthou :

• Qui est à l’initiative de l’action ?
• Quels outils sont utilisés pour la réaliser (mail, Excel, SIRH, ATS…) ?
• Où est-ce qu’on perd du temps (recueil du besoin, recherche de candidats, relances, reporting…) ?
• Où y a-t-il le plus d’erreurs ou d’oublis (absence de réponse à un candidat, mauvais reporting, délai trop long…) ?
• Quels sont les principaux irritants lors de cette étape (frustration des managers, temps de diffusion de l’offre trop long, mauvais suivi des candidatures…) ?

« Au-delà de votre perception, pensez aussi à solliciter l’avis des autres personnes impliquées dans le processus de recrutement (managers, assistants RH, candidats…) pour répondre à ces différentes questions », poursuit-elle.

Une fois cette cartographie matérialisée (par exemple sous forme de tableau), vous identifierez facilement les étapes où vous gaspillez du temps, où la collaboration entre les différentes personnes qui recrutent dysfonctionne, où les erreurs s’accumulent et où vous perdez vos candidats.

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3.    Définissez les fonctionnalités dont vous avez le plus besoin

Ce diagnostic vous permet alors de fixer vos priorités qui guideront le choix des fonctionnalités dont vous ne pouvez pas vous passer. Car « un bon ATS est un ATS qui vous permet de résoudre vos véritables problèmes, pas uniquement ceux que le marché vous suggère de résoudre », avance Lénaïg Berthou.

« Votre principal frein est la perte de temps à publier les offres sur une multitude de sites ? La multidiffusion est une fonctionnalité essentielle pour vous. Vos managers ne répondent jamais à vos relances ? Privilégiez les workflows collaboratifs et les notifications. Vous triez manuellement vos candidatures et c’est fastidieux ? Misez sur des filtres intelligents ou de la présélection automatisée. Vous recevez des candidatures intéressantes mais que vous ne pouvez pas retenir dans l’immédiat ? La fonction vivier s’avère indispensable. »

4.    Vérifiez la compatibilité de l’ATS avec vos autres outils de recrutement

Enfin, un ATS doit pouvoir se connecter facilement à vos autres outils de recrutement : jobboards, site carrière… « Regardez sur quelles plateformes l’ATS permet de multidiffuser vos offres et vérifiez que ces diffusions ne génèrent pas de coût ou de manipulation supplémentaire de votre part. Demandez également s’il est possible d’ajouter facilement d’autres canaux que vous utilisez si ceux-ci ne sont pas intégrés d’office à la solution. Cela peut être le cas si vous recrutez via des jobboards métier (santé, tech…), des réseaux internes, des plateformes locales ou par le biais d’écoles partenaires », explique la Product Marketing Manager.

Trois exemples pour mieux comprendre

1.     La PME industrielle de 80 salariés qui veut structurer sans complexifier

Son contexte : Entreprise régionale spécialisée dans la métallurgie, elle recrute environ 10 personnes par an, sur des profils techniques et en tension (soudeurs, techniciens de maintenance…). Le recrutement est géré par une gestionnaire RH généraliste qui jongle entre les contrats, la paie et les candidatures.

Ses défis :

• Manque de centralisation : les candidatures arrivent par mail et sont gérées dans un Excel ;

• Communication interne artisanale entre RH et managers ;

• Perte de temps pour diffuser les offres et relancer les candidats ;
• Tensions grandissantes autour de l’image employeur : les candidats envoient des candidatures sans jamais avoir de réponse, ce qui abîme la réputation locale de l’entreprise.

Type d’ATS recommandé : un outil pragmatique, tout-en-un et collaboratif, qui :

• permet de créer une offre, de la diffuser en quelques clics et de centraliser toutes les candidatures dans une interface claire ;

• facilite la circulation de l’information entre RH et managers, avec des fonctionnalités simples de partage et de suivi ;

• propose un sourcing intégré, pour aller chercher les bons profils quand les candidatures ne suffisent pas ;
• permet de répondre facilement à chaque candidat, même en cas de refus, pour restaurer la confiance et améliorer l’image de l’entreprise.

2.     Une entreprise française de 1 500 salariés qui se lance à l’international : cap sur la Belgique

Son contexte :  Acteur majeur du retail textile, l’entreprise recrute massivement pour soutenir sa croissance européenne. Elle s’implante en Belgique, avec une cinquantaine de recrutements dès la première année. L’équipe RH est structurée mais dispersée : un siège à Paris, des RH terrain en région et une cellule dédiée à l’internationalisation.

Ses défis :

• Des besoins volumineux et multi-localisés, avec des offres à publier en plusieurs langues ;
• Une culture du reporting et du pilotage des KPI RH bien ancrée, mais des outils peu adaptés aux nouveaux marchés ;

• Et surtout : le passage à l’international impose un niveau d’exigence élevé en matière d’expérience candidat, avec des messages clairs, traduits, cohérents entre pays et respectueux des délais de réponse.

Type d’ATS recommandé :  Un ATS modulaire, multilingue, compatible avec un SIRH existant, qui :

• permet une gestion en miroir des offres et parcours candidat France/Belgique ;
• facilite la collaboration entre les équipes pays (feedbacks partagés, filtres, statuts communs) ;
• garantit une communication fluide, harmonisée et systématique avec les candidats, quelle que soit la langue.

3. Une petite PME de 25 personnes en hyper croissance, qui veut recruter vite et bien, sans perdre le lien humain

Son contexte : Petite entreprise tech en pleine levée de fonds, elle doit structurer ses recrutements (profils tech, produit et commerciaux) dans un délai très court. Alors qu’aucun service RH n’existait à sa création, un Head of People arrive avec pour mission d’apporter de la méthode sans ralentir le rythme des recrutements.

Ses défis :

• Urgence de recrutement sans équipe dédiée ni outil adapté ;

• Recrutements gérés à la main (emails, Excel, Notion) : désorganisation, doublons, perte d’infos ;

• Besoin de centraliser rapidement sans formation complexe, tout en garantissant une bonne expérience pour les candidats ;
• Et la moindre négligence peut coûter cher : les profils convoités échangent entre eux. Des réponses bâclées ou des oublis entament immédiatement la crédibilité de la marque employeur.

Type d’ATS recommandé : un outil clé en main, fluide, pensé pour les petites équipes qui doivent aller vite. Il doit :

• Permettre une prise en main immédiate, sans onboarding complexe, avec un socle solide : création d’offre, diffusion automatique, suivi clair des candidatures ;

• Centraliser les candidatures en un seul endroit, avec des vues simples à manipuler (statuts personnalisés, tri rapide…) ;

• Offrir une expérience collaborateur efficace, en permettant à plusieurs interlocuteurs (fondateur, managers) de suivre les profils sans perdre le fil ;

• Aider à maintenir une bonne image employeur, grâce aux modèles de réponse, relances et suivi des échanges.
• Garantir que chaque candidat reçoive une réponse claire, rapide et soignée, sans effort.

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