Mon chantier RH 2023 : « Mettre en place un SIRH afin de consacrer plus de temps aux tâches à forte valeur ajoutée »
Pour cette DRH, l’utilisation d’une plateforme SIRH permettra à la fois de faire gagner du temps à l’équipe RH et d’améliorer l’expérience collaborateur.
Se connecter à différentes plateformes RH, traiter les documents manuellement, s’assurer que tous les collaborateurs reçoivent bien toutes les informations : autant de tâches chronophages qu’Isabelle Kleinprintz, DRH de Bee2link Group, aimerait voir disparaître de sa to do list en 2023 !
« Nous traitons encore des documents à la main »
À son agenda des mois à venir : la mise en place d’une solution SIRH pour digitaliser un grand nombre de démarches et assurer le bon fonctionnement de son entreprise, spécialisée dans l’édition de logiciels pour les constructeurs et distributeurs automobiles, qui compte 130 collaborateurs en France et en Italie.
« Aujourd’hui, nous traitons encore un certain nombre d’éléments à la main, comme la gestion des congés et des absences : on doit extraire ces données d’un outil pour les intégrer à un autre. Les documents, comme les promesses d’embauche ou les contrats de travail, sont envoyés par mail aux futurs collaborateurs. Ces tâches ne sont pas particulièrement gratifiantes pour un RH. Automatiser et digitaliser ces démarches et passer à la signature électronique nous permettra de gagner du temps, de simplifier les process, de mieux respecter le RGPD et de diminuer les risques d’erreur », précise Isabelle Kleinprintz.
Une plateforme pour tout gérer
À travers la mise en place d’un logiciel SIRH, le service RH pourra désormais gérer, depuis une même plateforme, le parcours d’onboarding des nouveaux collaborateurs, mettre à leur disposition des ressources documentaires, comme le règlement intérieur, générer automatiquement les bulletins de paie et les déposer dans le coffre-fort des salariés, et communiquer avec les collaborateurs via un intranet.
« Centraliser les documents au même endroit va aussi permettre d’uniformiser nos pratiques entre nos différents sites : 5 en France et 1 en Italie. Par exemple, on souhaite regrouper tous les éléments nécessaires au parcours d’intégration (documents, vidéos…) sur un même espace pour que le process soit identique partout, que le collaborateur soit dans nos locaux ou en télétravail, qu’il consulte la plateforme depuis son ordinateur ou son smartphone », illustre Isabelle Kleinprintz.
« Le gain de temps permis par ce nouvel outil va nous aider à retrouver un peu d’air dans le service RH où nous ne sommes que deux. Nous pourrons consacrer plus d’heures à des tâches à forte valeur ajoutée, comme la qualité de vie au travail ou les projets RSE, tout en sachant qu’on peut faire confiance à notre SIRH pour la gestion courante », développe la DRH.
Une mise en service prévue en avril 2023
Son objectif est que la plateforme soit opérationnelle dès avril 2023. Pour respecter ce calendrier, une cheffe de projet, Jeanne Bourgeon, vient d’être nommée : « Sa première mission sera de paramétrer le logiciel, d’y intégrer les différentes informations et de faire les vérifications nécessaires, en collaboration avec le partenaire que nous avons choisi. Nous pourrons ensuite affiner le calendrier et commencer à structurer la communication auprès de nos collaborateurs pour qu’ils vivent bien ce changement ! »
L’étape suivante sera de former l’équipe RH et de concevoir des tutoriels vidéo expliquant le fonctionnement du SIRH, auxquels les salariés auront accès à la demande : « L’idée est que chacun puisse se connecter sur la plateforme, chaque matin, et générer ou récolter facilement des informations. La satisfaction de nos collaborateurs et le fait qu’ils s’approprient l’outil facilement et avec enthousiasme seront nos principaux critères de réussite ! C’est pour cela que nous avons choisi un logiciel à l’interface ludique, qui favorise les interactions. »
« Nous appartenons à un groupe dont la philosophie est d’aller toujours de l’avant. Après les années Covid, on souhaite que 2023 soit l’année du rassemblement. Cette solution SIRH doit nous permettre de fédérer, de communiquer, d’être ensemble, ce qui n’est pas si simple alors que les salariés sont de plus en plus mus par leurs aspirations personnelles. C’est le défi que nous nous sommes lancé et nous sommes plutôt optimistes ! »
Bien s’équiper pour bien recruter
