Report des congés payés après le 31 mai : que dit la loi ?
Que faire des congés payés non posés par vos salariés au cours de la période de référence ? Peuvent-ils être reportés et à quelles conditions ? L’avocate Anna Milleret-Godet vous répond.
Dans la plupart des entreprises, la période de prise des congés payés court jusqu’au 31 mai. A l’approche de cette échéance, une question revient sur la table des services RH : que faire des jours non posés par les salariés ?
Un principe : les congés non pris dans les temps sont perdus
« Le principe général, c’est que tout congé payé non pris pendant la période de référence est perdu au-delà de ce délai », rappelle Anna Milleret-Godet, avocate au sein du cabinet Delsol Avocats.
Cette règle connaît toutefois plusieurs exceptions. La première tient aux règles internes à l’entreprise, souligne Me Milleret-Godet : « Il peut arriver qu’il y ait des conventions collectives, des accords d’entreprise ou même un engagement unilatéral de l’entreprise, qui prévoit la possibilité d’un report encadré de congés payés. » Certaines entreprises peuvent autoriser leurs salariés à les prendre jusqu’au 30 juin, d’autres avant le 31 août. Chaque entreprise est libre de fixer les règles qu’elle souhaite.
Le cas des congés liés à la parentalité
La seconde grande catégorie d’exceptions concerne les absences liées à des motifs spécifiques, tels que les congés maternité ou paternité.
Ainsi, les congés payés acquis avant les congés maternité, paternité, d’adoption ou parental peuvent être pris, à l’issue de ces périodes d’absence, y compris après l’expiration de la période de référence de prise des congés.
« Lorsque le congé maternité ou d’adoption coïncide avec la période de prise de congés payés dans l’entreprise, le salarié conserve ses droits à congés qu’il n’a pas pu prendre du fait de son absence, à son retour », précise l’experte.
La nouvelle législation sur les congés acquis en arrêt maladie
Il est à noter que depuis l’entrée en vigueur de la loi DDADUE du 22 avril 2024, les périodes de maladie, même non professionnelle, sont assimilées à du temps de travail effectif et permettent d’acquérir des jours de congé (dans la limite de 2 jours ouvrables par mois pour la maladie non professionnelle). « Ces congés acquis pendant l’arrêt peuvent être reportés dans une limite de 15 mois à compter du retour », précise Anna Milleret-Godet.
Point crucial pour les RH : ce délai de 15 mois ne s’ouvre pas automatiquement. « Il débute à compter de l’information faite par l’employeur au salarié sur son montant de congés payés disponibles », avertit l’avocate. Autrement dit, en l’absence d’information écrite, sous forme par exemple de document annexé au bulletin de salaire, le salarié conserve indéfiniment son droit à poser ces jours.
Quels sont les principaux motifs de contentieux ?
Au sujet des congés payés, le motif de contentieux le plus fréquent est le décalage entre les congés réellement pris et le chiffre qui apparaît sur les bulletins de salaire. « On observe régulièrement des incohérences. Par exemple, un salarié peut avoir pris ses 5 semaines de congés sans que le décompte n’ait été fait sur sa fiche de paie, parce que l’information a mal circulé ou que le service paie est externalisé », note l’avocate. Résultat : une accumulation fictive de jours sur les compteurs, qui peut se transformer en bombe à retardement en cas de contentieux.
Deuxième source de litiges : les demandes rétroactives liées à la loi d’avril 2024. « Les salariés peuvent réclamer des rappels de salaires pour des arrêts maladie antérieurs, donc de manière rétroactive », observe Anna Milleret-Godet. La loi prévoit en effet une application rétroactive de ses dispositions pour les périodes comprises entre le 1er décembre 2009 et le 24 avril 2024. Toutefois, les salariés toujours en poste avaient jusqu’au 24 avril 2026 pour les réclamer.
Enfin, dans les petites structures, c’est souvent l’absence pure et simple de suivi qui peut se révéler problématique. « Dans les TPE où il n’y a pas de service RH à proprement parler, les salariés prennent leurs congés, mais il n’y a pas nécessairement de trace écrite, de suivi particulier », relève l’avocate.
La traçabilité et la communication comme garde-fous
Pour se prémunir de ces risques, Anna Milleret-Godet recommande d’avoir « un process très clair de déclaration et de suivi des congés acquis et pris par les salariés » et de ne pas attendre la dernière minute pour faire un rappel à vos salariés : « Alertez-les en amont de la fin de la période en leur rappelant qu’ils perdront leurs congés s’ils ne les posent pas avant la date butoir. »
Et si un salarié demande exceptionnellement un report ? L’employeur n’est pas tenu d’accepter, mais l’avocate appelle à la nuance. « Il peut arriver qu’un salarié souhaite, une année, bénéficier d’un report. Il faut pouvoir être flexible aussi », estime-t-elle, en recommandant toutefois à l’employeur de « conserver une trace écrite de l’accord donné au salarié et d’y expliquer que ce report est accordé de manière exceptionnelle et à sa demande ».
De manière générale, l’avocate préconise de documenter toute acceptation de report de congé. « Dans les organisations plus petites et moins structurées, ces demandes se font le plus souvent à l’oral. L’idéal pour éviter tout risque de contentieux est d’apporter sa réponse dans un écrit formel, qu’il s’agisse d’un accord ou d’un refus du report. »
