Onboarding : et si vous vous inspiriez des rituels de rentrée des profs ?

Près de 12 millions d’enfants reprennent le chemin de l’école ce lundi 1er septembre. Ce même jour, plusieurs milliers de collaborateurs commencent un nouveau job dans une nouvelle entreprise. Au travail comme à l’école, ces premiers jours riment avec découvertes, rencontres et nouveautés. L’arrivée dans une nouvelle entreprise a des airs de rentrée des classes, entre excitation et appréhension, observation et passage à l’action. Aussi, pour réserver le meilleur accueil à vos nouvelles recrues, nous vous invitons à prendre exemple sur les enseignants qui, chaque année, font connaissance avec de nouveaux élèves.

Encourager la communication

La communication avec l’élève et ses parents s’établit bien en amont du jour J. Par exemple, au moment de la visite de l’école en juin : « C’est un temps important, de même que la réunion de rentrée, où les parents peuvent poser toutes leurs questions et où on leur explique les grands projets de l’année », raconte Marie-José, enseignante en maternelle, aujourd’hui à la retraite. « J’avais aussi mis en place un cahier de vie pour créer du lien avec la famille en précisant que ce n’était pas une communication à sens unique. J’invitais les parents à remplir le carnet avec des photos de vacances, des tickets de cinéma ou de piscine et à le lire avec leur enfant. »

Un dialogue qui vaut aussi pour les plus grands élèves : « Dès le début de l’année, j’insiste sur le fait qu’ils peuvent venir me parler si besoin, en cas de difficulté. Par exemple, s’ils ont trop de devoirs dans différentes matières en même temps, explique Andréa, professeure d’anglais en lycée. Je leur dis aussi que si quelque chose les met mal à l’aise, comme une blague que j’ai faite, j’aimerais qu’ils viennent me voir après le cours pour en parler. Je leur dis qu’il faudra trouver le juste équilibre entre humour, décontraction et moquerie, dissipation. »

Maître de conférences à l’université, Jordane évoque aussi l’importance de fonder les échanges sur la réciprocité : « J’essaie d’être bienveillant, ouvert et proactif dans l’accompagnement des nouveaux étudiants, de les encourager à participer, car il n’y a rien de plus horrible que de n’avoir aucun feedback et d’être dans une relation descendante. En TD, pour encourager la participation des plus timides, on utilise de nouveaux outils qui permettent aux étudiants de répondre à des questions directement via leur smartphone, avec un affichage dynamique de leurs réponses au tableau. »

Et au travail ? La promesse d’embauche signée, on continue de donner des nouvelles à son futur collaborateur : mail RH avec les informations pour le premier jour, envoi de documents (chartes, règlement intérieur…) ou de vidéos de présentation de l’entreprise, mail du manager… Point bonus : vous pouvez lui proposer de venir visiter son lieu de travail avant sa rentrée ou organiser un afterwork quelques jours avant avec ses futurs collègues !

Bien préparer le matériel

Pour se consacrer pleinement à l’accueil de l’autre et ne pas être parasité par des contraintes matérielles, rien de tel que l’anticipation, souligne Marie-José : « Comme j’avais surtout des petites classes, je m’arrangeais pour que tout le matériel soit prêt au moment où les enfants arrivaient : les jeux bien triés dans les grands coffres, les activités trop difficiles mises de côté… »

Et au travail ? Ordinateur, téléphone pro, voiture de fonction, badge d’accès, poste de travail… Assurez-vous que tout soit prêt pour le jour J pour simplifier la vie de tout le monde !

La découverte des lieux

Le jour de la rentrée, Marie-José faisait faire le tour de l’école aux enfants : « On visitait les lieux en nommant les pièces, je leur indiquais où ils pouvaient trouver le directeur, les ATSEM… » Même routine au lycée d’Andréa : « Les nouveaux élèves découvrent l’établissement avant la rentrée avec les autres lycéens. On leur explique comment tout fonctionne, quelles sont les personnes ressources. »

Et au travail ? Vous pouvez présenter à votre nouvelle recrue les autres équipes, en particulier celles avec lesquelles elle aura ensuite le plus d’interactions. N’oubliez pas d’indiquer l’emplacement des toilettes les plus proches, de la salle de pause, du restaurant d’entreprise ou du parking. Si vous disposez d’un plan des salles de réunion et de la localisation des différents services de l’entreprise, pensez à lui transmettre.

Les présentations

« Ce qui est important, c’est de montrer qu’on s’intéresse à chaque élève, à son histoire, à ses spécificités, conseille Andréa. J’essaie de les mettre à l’aise en apprenant à les connaître : qu’est-ce qu’ils aiment ? Qu’est-ce qui les passionne ? Qu’est-ce qui leur fait peur ou les stresse ? Je leur donne une petite feuille sur laquelle je leur demande de noter ce qu’ils aiment, ce qu’ils voudraient que je sache… »

Professeure de français en collège, Solène propose à ses élèves « de mener des interviews croisées afin que chacun présente ensuite son camarade au reste de la classe ». Elle fait toujours un plan de classe pour mémoriser plus rapidement les prénoms : « Je les appelle aussi systématiquement par leur prénom lorsqu’ils participent. »

« J’aime connaître a minima le parcours que mes étudiants ont eu, complète Jordane. Puis, je me présente et je leur parle de mon laboratoire de recherche dans les grandes lignes. »

Et au travail ? Prévoyez des temps d’échanges informels (petit déjeuner, activités, déjeuner, pause-café…) pour faire connaissance avec la personne et découvrir ses centres d’intérêts.

L’énoncé des règles de vie commune

Poser d’emblée un cadre est nécessaire pour vivre harmonieusement en société, selon Lucie, enseignante en maternelle et en primaire : « Cela passe par l’explication des règles de vie communes : se respecter les uns les autres, respecter le matériel… » « On explique aux enfants comment faire s’ils ont besoin de quelque chose, qu’il faut bien écouter les consignes, faire le silence, ne pas frapper, ne pas courir dans les couloirs », ajoute Marie-José.

Et au travail ? Outre le règlement intérieur et les chartes (numérique, télétravail, IA…), il est important de partager aussi avec les nouveaux salariés les usages de l’entreprise et de l’équipe : moyens de communiquer, réunions récurrentes, temps forts de la vie de l’entreprise…

Passez rapidement à l’action

Si Solène rappelle aussi rapidement les règles de vie de classe le premier jour, elle « évite d’y passer trop de temps pour ne pas répéter ce que d’autres profs ont déjà dit. Je les mets rapidement au travail pour éviter les temps de latence. »

Et au travail ? Il est important de laisser le nouveau collaborateur prendre ses marques à sa prise de poste, mais il appréciera certainement que vous lui confiiez rapidement une mission accessible pour se mettre dans le bain.

Les ice breaker

Une première rencontre est souvent intimidante, pour les élèves, comme pour les professeurs : « Tous mes collègues, des novices aux plus expérimentés, ont des appréhensions avant leur premier cours. Mais elles s’estompent très vite, une fois les premiers mots prononcés », témoigne Jordane. Sa manière à lui de briser la glace ? « Demander aux étudiants s’ils ont bien profité de leurs vacances et s’ils se sont bien reposés (avec un sourire, car on sait bien que les vacances de jeunes étudiants sont généralement loin d’être reposantes !). Plus solennellement, je leur adresse ensuite mes vœux de réussite pour cette année. »

L’organisation de jeux est aussi un bon moyen de créer du lien : « Avec les petits, je privilégie les jeux coopératifs, notamment celui des déménageurs : les élèves transportent, par groupes, des objets d’un point A à un point B et la première équipe qui vide toute sa maison gagne la partie », partage Lucie.

Autre jeu suggéré par Andréa : « Je mets les élèves par groupes de 4 et je leur propose de piocher une question saugrenue et d’y répondre (si tu étais un légume, tu serais quoi ? Si tu pouvais voyager dans le temps, tu irais où ?). Je passe ensuite dans les groupes et je discute avec eux (quelles sont vos réponses, pourquoi vous avez répondu ça, moi j’aurais répondu ça ?)… Ça permet d’éviter le côté descendant du prof qui parle à 30 élèves et de voir comment ils se positionnent au sein du groupe (silencieux ? Leaders ? Enthousiastes ? Blasés ?) »

Et au travail ? Les jeux de société sont d’excellents moyens de briser la glace et d’en apprendre davantage sur les uns et les autres. Jeux de cartes, de plateau, de rôles ou de mots : trouvez celui qui correspond le mieux à votre équipe.

Poser les bases d’une relation de confiance

« A mes yeux, le plus important est d’instaurer un climat bienveillant, de faire en sorte que l’élève se sente en confiance et en sécurité (physique et affective) en ma présence et au sein du groupe », estime Lucie.

Pour ce faire, il faut gommer toute difficulté, toute sensation de piège tendu pour mettre l’enfant à l’aise, précise Marie-José : « Les premiers jours je m’attachais plus au respect de la structure de l’emploi du temps qu’au contenu de la journée. On ne faisait rien de difficile, on donnait des repères aux enfants. » Pour avoir davantage de temps à consacrer à chacun, elle avait obtenu de l’académie d’organiser une rentrée échelonnée : d’abord les tout-petits, puis ceux de trois ans en milieu de matinée. « Je pouvais ainsi mieux les consoler, les rassurer, aller voir chaque élève en train de jouer, discuter avec lui, lui dire ce qui était bien, montrer ses réalisations aux autres en prêtant plus d’attention aux enfants qui ne faisaient pas les activités. »

Et au travail ? RH et managers sont les premiers artisans de cette relation de confiance : prêtez une oreille attentive, montrez-vous disponible pour recueillir les besoins et soyez attentif pour résoudre au plus vite les difficultés rencontrées par les derniers arrivés.

Bonne rentrée à tous !