Intégration d’un nouveau collaborateur : la check list du jour J

Matériel, informations essentielles, programme, équipe prête à accueillir un nouveau collègue… On fait le tour des points à ne pas négliger pour le premier jour en entreprise d’un collaborateur !

Voici quelques astuces pour commencer la collaboration de travail sur une bonne note !
Voici quelques astuces pour commencer la collaboration de travail sur une bonne note ! © fizkes/stock adobe.com

Vous vous apprêtez à accueillir une nouvelle recrue dans votre entreprise. On ne saurait trop vous rappeler l’importance de lui faire bonne impression dès le départ ! Son arrivée doit donc être anticipée car ce premier jour en entreprise donnera le la de la future collaboration de travail.

Un parcours d’intégration, ou d’onboarding, réussi permettra d’impliquer d’emblée votre collaborateur dans la vie de l’entreprise, le fera venir au travail avec le sourire et l’envie de bien faire. Par ricochet, il limitera les déceptions et les départs prématurés.

Que devez-vous préparer pour le jour J afin que votre collaborateur se sente à l’aise et soit rapidement opérationnel ? Suivez notre check list pour être certain de ne rien oublier !

5 bonnes pratiques d’onboarding pour intégrer les candidats

Un espace de travail et du matériel

Pour accueillir votre nouveau salarié dans de bonnes conditions, veillez à ce qu’il dispose d’un espace de travail équipé, d’un ordinateur, d’un casque, d’un téléphone, d’un bloc-notes, d’un stylo. Vérifiez également que les badges ou autres moyens d’accès à votre bureau lui seront délivrés dès son arrivée. Si son poste le justifie, pensez à lui attribuer une voiture de fonction.

Faites en sorte que ses comptes informatiques (session, messagerie…) soient créés avant son arrivée pour qu’il puisse rapidement prendre en main les outils.

Vous pouvez également déposer sur son bureau un kit de bienvenue avec des goodies qui reflètent votre culture d’entreprise.

Des équipes prêtes à l’accueillir

Une semaine avant son arrivée, réunissez l’équipe au sein de laquelle travaillera le nouvel arrivant pour l’informer du jour de sa venue. Présentez-le à ses futurs collègues et briefez ces derniers afin qu’ils lui réservent un bel accueil.

Guests profil picture

Stéphanie Heuillon, Manager Talents chez KPMG

Préparez son arrivée, sa place (son bureau), son agenda. Soignez son expérience d’onboarding : la première impression est essentielle. Le collaborateur peut choisir de ne pas rester après les 3 mois de période d’essai. L’authenticité de l’expérience candidat doit se refléter ensuite dans l’expérience collaborateur au cours du processus d’onboarding : préparer son arrivée (horaire, emplacement physique, prise en charge par telle personne, place de parking, mail d’accueil…), souhaiter la bienvenue le jour J, renouveler les messages qui ont été formulés lors de l’entretien, faire le tour des locaux, anticiper le déroulement de sa première journée, libérer l’agenda des collaborateurs les plus proches pour faire des rencontres les premiers jours, prévoir le déjeuner d’équipe etc… sont autant d’actions qui donnent du sens et qui tracent le sillon d’un engagement des deux parties vers une collaboration pérenne.

Les informations clés sur le fonctionnement de l’entreprise

Le premier jour, il est bon de faire le point avec le nouvel arrivant sur le fonctionnement de l’entreprise : horaires de travail, pauses-déjeuner, tickets restaurant, politique de télétravail, heures supplémentaires, vacances, congés maladie…

Renseignez-le sur des aspects pratiques de type : où déjeuner le midi à proximité du bureau ? Où garer sa voiture ou son vélo ?

Vous pouvez également lui remettre, à cette occasion, un livret d’accueil présentant l’entreprise avec un organigramme et un trombinoscope afin qu’il situe ses nouveaux collègues.

Portez également à sa connaissance des documents de type charte informatique ou charte de télétravail, si vous en possédez.

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Les documents administratifs

Préparez son contrat de travail afin qu’il n’ait plus qu’à le signer à sa prise de poste. Listez également les pièces qu’il devra fournir pour constituer son dossier et faire sa demande d’affiliation à votre mutuelle d’entreprise.

Un référent pour l’aiguiller

Un bon réflexe est de désigner une personne occupant un poste similaire au sien qu’il pourra solliciter durant ses premiers jours pour toutes ses questions techniques ou liées à la vie de l’entreprise. Ce référent l’incitera davantage à poser toutes les questions qui le taraudent.

Un programme pour la première journée

Pour rassurer votre futur collaborateur, vous pouvez lui envoyer, une semaine avant sa prise de poste, le planning de son premier jour. A adapter selon vos souhaits et vos pratiques : café d’accueil, visite de l’entreprise, présentation de l’équipe, point avec le manager, point RH, formation aux outils, déjeuner d’équipe, premier cas pratique…

Une fois ces différents points préparés, vous avez toutes les cartes en main pour faire de cette journée un souvenir marquant pour votre nouveau collaborateur !

Par Maïté Hellio

Reporter tout terrain et pianiste, aime quand les mots et les notes sonnent juste !

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