Livret d’accueil RH : contenus, modèle, conseils… Tout savoir

Après la phase de recrutement, lorsqu’un nouveau salarié intègre une entreprise, difficile pour lui de se rappeler de toutes les informations qui lui seront nécessaires au fil des semaines, qu’il s’agisse de l’histoire de l’entreprise, sa culture, sa manière de fonctionner ou tout simplement le plan des locaux ou les règles régissant la prise de congés. C’est pourquoi, une fois la phase de recrutement passée, un certain nombre d’entreprises remettent à leurs recrues un livret d’accueil, un document qui synthétise toutes les informations essentielles. Encore faut-il savoir quelles informations y regrouper.

Pourquoi remettre un livret d’accueil ?

Tout nouveau salarié peut vite se sentir perdu quand il intègre une nouvelle entreprise. Son processus d’onboarding a beau être calé, avec différents intervenants qui vont se succéder pour lui faire une présentation de l’entreprise, lui expliquer sa culture, son fonctionnement et les missions qui l’attendent dans le cadre de son travail, la remise d’un livret d’accueil peut être une ressource à privilégier par les services RH pour une intégration réussie. En effet, ce document permet de regrouper dans un seul espace toutes les informations pratiques de l’entreprise. C’est également la place idéale pour en faire la présentation, résumer son histoire, rappeler les valeurs de celle-ci ou toute autre information que vous jugerez nécessaire.

Pour le nouveau salarié, un livret d’accueil permet de :

• Retrouver facilement des informations qu’il n’arrivera pas à retenir pour son premier jour de travail mais qui lui seront utiles dans les semaines qui suivront (règles de l’entreprise, contacts utiles, plan des locaux, place des services importants…).
• S’imprégner de l’histoire et de la culture de l’entreprise, y compris à froid, lorsque le rythme soutenu des premiers jours sera passé.
• Découvrir des choses moins essentielles à son travail au quotidien mais toutes aussi intéressantes et/ou importantes sur l’entreprise, comme ses engagements RSE.

Quand remettre ce livret d’accueil ?

La remise de ce livret d’accueil doit faire partie intégrante du processus d’onboarding du nouveau collaborateur, essentiel à son intégration après la validation de son recrutement. C’est un document qui peut lui être remis lors de sa première journée, au moment où il aura un point d’accueil avec le service RH par exemple.

Quelle forme lui donner ?

Ce livret d’accueil est une ressource qui peut être proposée en version papier ou bien en numérique par l’employeur. L’avantage du papier est qu’il permettra au salarié de le garder, d’y accéder même lorsqu’il n’aura pas d’ordinateur sous la main. L’inconvénient pour l’entreprise, c’est que le livret d’accueil coûtera plus cher à produire s’il est imprimé.

C’est pourquoi il peut aussi très bien exister seulement au format numérique, accessible depuis l’intranet de l’entreprise ou via le réseau social interne. Comme dans le cas d’une version papier, un livret d’accueil numérique doit proposer un sommaire, cliquable, qui permettra de retrouver plus facilement les informations recherchées à un instant T.

L’avantage d’un livret d’accueil numérique, outre son moindre coût, est qu’il permet d’embarquer des ressources multimédia, comme des vidéos ou des audios. Ainsi, lorsque l’histoire de l’entreprise est présentée, on peut très bien imaginer un mot du fondateur qui raconte pourquoi il a créé cette entreprise et ce qu’elle représente pour lui aujourd’hui. Un témoignage qui marquera davantage les esprits en audio ou en vidéo que s’il est simplement écrit.

Quels éléments sont attendus dans un livret d’accueil RH ?

• Une présentation de l’entreprise. Combien de salariés compte-t-elle ? Dans quelles villes / quels pays est-elle présente ? Quelle est son activité ? Sur quels segments se diversifie-t-elle ? Comment se structure l’organisation ?
• Son histoire. Quand a-t-elle été créée ? Par qui ? Quelles sont les dates importantes qui ont marqué son histoire ? A-t-elle changé de nom ou de propriétaire au fil des années ? Comment a-t-elle grossi ?

Le petit plus que fera la différence : ajouter des verbatim de personnes qui ont compté dans l’histoire de la société, à l’écrit ou en vidéo si vous vous orientez vers un format multimédia.

• Ses valeurs. Un livret d’accueil est tout à fait l’endroit où rappeler les valeurs qui guident l’action de l’entreprise. Certaines communiqueront ici leur raison d’être lorsqu’elle existe, d’autres y poseront leurs engagements prioritaires.

Le petit plus que fera la différence : en plus de communiquer sur ces valeurs, donnez des exemples de ce qui est fait concrètement au quotidien au nom de celles-ci. Vous vous dites engagé en faveur de l’environnement ? Racontez, si c’est le cas, que vous travaillez avec des producteurs locaux pour votre service de restauration par exemple.

• Des informations pratiques sur l’entreprise. Quel est l’organigramme de l’entreprise ? Quels sont les contacts RH à connaître ? A quelle adresse contacter le support informatique ? Quels outils les collaborateurs doivent-ils utiliser pour la gestion de leurs congés ? Quelles sont les procédures à connaître ? Regroupez ici toutes les ressources qui seront utiles aux nouvelles recrues.

Le petit plus que fera la différence : proposez un plan des locaux avec les services clés de la société. Cela fera gagner à vos nouveaux collaborateurs un temps précieux.

• Si vous disposez d’un annuaire interne, le livret d’accueil doit y faire référence et surtout inclure un lien pour y accéder en un clic. Cet outil est indispensable pour apprendre à connaître les personnes avec qui les nouveaux salariés seront amenés à travailler.

Le petit plus que fera la différence : n’oubliez pas d’inclure une photo de chaque personne dans cet annuaire interne. Ça aidera les petits nouveaux à identifier qui est qui et qui fait quoi.

A qui proposer ce livret d’accueil ?

L’idée d’un livret d’accueil est d’aider toute nouvelle personne à réussir son intégration dans l’entreprise, à comprendre son nouvel environnement de travail et connaitre ses nouveaux collègues. Cela vaut bien évidemment pour les nouveaux salariés en CDI, mais pas seulement. Un livret d’accueil pour être une ressource utile aux employés qui intègrent l’entreprise en CDD, mais aussi aux alternants, aux stagiaires voire aux intérimaires. Il est possible de proposer plusieurs versions de votre livret d’accueil selon le profil des collaborateurs à qui il s’adresse.

L’idéal est de concevoir ce livret d’accueil avec les personnes qui auraient aimé l’avoir. Demandez aux alternants de votre entreprise les informations qu’ils auraient aimé avoir et qui leur ont manqué lors de leur arrivée. Même chose avec les stagiaires ou les intérimaires. Ce livret d’accueil n’a de sens que s’il est utile aux nouveaux arrivants.

Nos conseils pour un livret d’accueil réussi :

• Soyez utile. C’est à cette condition que votre livret d’accueil sera régulièrement consulté par les employés de votre entreprise. Regroupez-y toutes les adresses indispensables à connaitre, celles que toute nouvelle recrue demande jusqu’à ce que sa messagerie suggère l’adresse automatiquement dès les premières lettres tapées. Quelle est l’adresse mail du service informatique, des RH, des services généraux ? A quelle plateforme se connecter pour accéder à ses bulletins de paie ? Quelles sont les procédures à suivre dans le cadre de son travail ?
• Inscrivez-le dans un vrai parcours d’onboarding. Donner un livret d’accueil à ses nouveaux employés sans un parcours d’intégration bien calibré a moins d’utilité. On le sait, l’onboarding est crucial pour aider les nouveaux salariés à s’intégrer dans l’entreprise. Organisez leur première journée, communiquez-leur l’emploi du temps de ce premier jour, planifiez des rendez-vous avec les différentes équipes pour cette première semaine… La remise du livret d’accueil, qu’il existe au format papier ou en numérique, doit se faire dans ce cadre d’onboarding, au cours d’un point avec le service RH par exemple.
• Dans sa mise en page comme dans son contenu, votre livret d’accueil doit refléter votre culture d’entreprise. Vous vous dites une entreprise ouverte, qui aime mettre en avant ses collaborateurs ? Donnez la parole aux employés dans votre livret d’accueil. Imaginez des petits verbatim qui guideront les nouvelles recrues dans leurs démarches. Ce livret d’accueil est une vitrine que vous donnez à voir aux nouveaux salariés. Soignez-la !

Modèle pour un livret d’accueil réussi

Pour vous aider dans la conception de votre livret d’accueil RH, une ressource qui doit aider à l’intégration des nouveaux arrivants, voici un modèle de sommaire à suivre. Evidemment, il n’existe pas un seul modèle type, vous pouvez faire varier ce modèle en fonction de votre culture d’entreprise, de vos moyens ou tout simplement des goûts du service des ressources humaines. Quel que soit le modèle choisi, l’avantage d’un livret d’accueil bien conçu sera d’aider les nouveaux collaborateurs dans l’intégration à cette nouvelle structure.

Modèle de sommaire :

Page 1 : page de garde aux couleurs de votre entreprise. Pas besoin d’inclure un titre très original. Soignez clair sur la promesse. Par exemple : Livret d’accueil. Bienvenue chez [nom de la société]. Pensez à mettre une date, ce qui vous aidera lors de l’actualisation de ce guide.

Page 2 : le mot d’accueil du dirigeant. Ça peut également venir du fondateur s’il est encore aux commandes. Souhaitez la bienvenue aux collaborateurs qui vous rejoignent, donnez-leur le cap ou la mission de l’entreprise, sa présentation, et même quelques axes de développement à moyen terme.

Il est possible de rendre ce mot de bienvenue plus vivant en l’enrichissant d’un format vidéo. Dans le cas d’un livret d’accueil papier, un QR code peut aussi ajouter de l’interactivité en renvoyant vers la vidéo.

Page 3 : racontez l’histoire de l’entreprise en quelques dates clés. Proposez quelque chose de très visuel, avec le minimum de texte. Là aussi, vous pouvez ajouter quelques vidéos d’archive lorsque cela est possible. C’est une ressource qui saura être appréciée par les plus jeunes et qui donnera à votre entreprise une image de modernité.

Page 4 : donnez à voir vers où l’entreprise veut aller. Ça peut être : Notre mission, ou plus modestement : Nos projets. Attention à ne pas parler de choses à trop court terme sans quoi cette partie du livret d’accueil devra être remise à jour fréquemment. Vous pouvez aussi partager dans cette section vos valeurs ou les grands axes de votre politique RSE ou de formation.

Pages 5-6 : il est temps de rentrer dans la partie plus pratique de ce livret d’accueil. Dans une section baptisée « Les indispensables de l’entreprise », vous pouvez commencer, par exemple, par la présentation des adresses à connaitre, avec des liens. Regroupez ici toutes les ressources dont le collaborateur aura besoin durant ses premières semaines : adresse du réseau social d’entreprise, de l’intranet, email du support informatique, des services généraux, des RH, de l’outil pour la gestion de ses congés, pour télécharger son bulletin de paie… Vous pouvez aussi lister ici les différents outils utilisés dans la nouvelle structure (messagerie interne, outils collaboratifs…).

On peut aussi imaginer à cet endroit une page de verbatim où des salariés livrent leurs conseils aux nouvelles recrues pour les aider au quotidien dans cette phase d’intégration qui n’est pas toujours évidente. Ça permet d’humaniser l’entreprise, de montrer les visages qui la composent, tout en aidant vraiment les petits nouveaux.

Pages 7-8 : regroupez ici toutes les informations sur les règles de fonctionnement de l’entreprise : les horaires de travail, les règles concernant le télétravail, la prise de RTT, les procédures administratives à suite en cas d’absence, les règles d’hygiène et de sécurité, la charte informatique…

Faites des liens vers les documents complets lorsque cela est possible. Ce livret d’accueil a vocation à être la porte d’entrée vers toute la documentation « administrative » de l’entreprise. Les liens vous permettront d’être plus synthétique dans le livret d’accueil en lui-même.

Page 9 : listez ici les avantages et les droits du salarié. Parlez de la mutuelle d’entreprise, de la prévoyance, du remboursement des frais de transport, des tickets restaurant… Vous pouvez aussi évoquer les possibilités de formation. L’objectif est que toute nouvelle recrue ait l’ensemble des informations concernant son nouvel emploi. N’oubliez rien !

Page 10 : terminez avec l’annuaire de l’entreprise, en mettant en avant les RH et les représentants du personnel. Ce sont eux que les nouveaux salariés contacteront en priorité en cas de problème. N’hésitez pas à avoir des photos dans cet annuaire, pour guider au maximum vos nouveaux collaborateurs.

En résumé :

• Soignez le contenu et la mise en page de votre livret d’accueil, c’est une vitrine importante dans la présentation et surtout l’image que vous donnez à voir de votre entreprise ;
• Inscrivez ce livret d’accueil dans un vrai parcours d’onboarding ;
• Rendez le livret d’accueil utile, et interactif si vous le souhaitez. L’image de votre entreprise y gagnera ;
• Proposez-le à toute nouvelle personne qui rejoint votre société, y compris les stagiaires et les alternants. C’est une ressource qui permettra de renforcer l’engagement des nouveaux arrivants quels qu’ils soient.