Onboarding : la to do administrative pour bien accueillir vos nouveaux collaborateurs

Voici la check list des démarches administratives à effectuer lorsque vous embauchez un nouveau salarié !

Contrat de travail, DPAE, registre unique du personnel... Tour d'horizon des documents nécessaires dans le cadre d'une embauche.
Contrat de travail, DPAE, registre unique du personnel... Tour d'horizon des documents nécessaires dans le cadre d'une embauche. © herreneck/stock adobe.com

Ce n’est pas la partie la plus palpitante de l’intégration de vos nouvelles recrues, mais les démarches administratives liées à une nouvelle embauche sont inévitables. Pour être efficace et être certain de ne rien oublier, on a listé pour vous les points sur lesquels se concentrer.

Intégration d’un nouveau collaborateur : la check list du jour J

S’occuper de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Passage obligé, la DPAE est une démarche visant à informer divers organismes de toute nouvelle embauche. Elle permet, entre autres, l’immatriculation du salarié à la Caisse primaire d’Assurance maladie, son affiliation au régime d’assurance chômage, son adhésion à un service de santé au travail et la planification d’une visite médicale d’embauche.

Vous trouverez le formulaire DPAE sur le site de l’URSSAF ou sur Net-entreprise.fr. La demande doit être générée dans les huit jours avant la date de l’embauche du salarié. Vous devez ensuite transmettre le formulaire en ligne ou l’envoyer par courrier recommandé à l’URSSAF.

Préparer le contrat de travail

Rédigez avec attention le contrat de travail auquel le nouvel embauché n’aura plus qu’à apposer sa signature, avant sa prise de poste ou au maximum deux jours après son arrivée.

Ce document doit impérativement mentionner :

  • La nature du contrat
  • Les coordonnées de l’entreprise et du salarié
  • La date de début du contrat
  • La nature du poste
  • Le lieu d’exécution
  • La rémunération (fixe, variable)
  • La durée des congés payés et leur méthode de calcul
  • Le nombre d’heures hebdomadaires effectuées
  • Les coordonnées de l’organisme de sécurité sociale auprès duquel cotise l’employeur
  • Les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire
  • La convention collective applicable, le cas échéant
  • La durée et les modalités de renouvellement de la période d’essai

Il existe également des mentions obligatoires spécifiques au CDI (qualifications demandées, fonctions occupées, délai de préavis) et au CDD (nom et qualification de la personne remplacée dans le cas d’un remplacement, date de fin du contrat, conditions de renouvellement du CDD).

Le contrat de travail peut ensuite contenir différentes clauses facultatives telles que des clauses de non-concurrence, des clauses de confidentialité ou de mobilité géographique.

Quels sont les différents types de contrats de travail ?

Communiquer au salarié les pièces à fournir

En amont de la prise de poste, vous pouvez envoyer à votre futur collaborateur, un mail récapitulant les différents documents et informations à fournir : photocopie de la Carte Vitale et de la pièce d’identité, coordonnées, relevé d’identité bancaire, justificatifs pour remboursement des frais de transport… Une photocopie du permis de conduire peut également être demandée si le poste justifie des déplacements en voiture.

Tous ses documents seront consignés dans le dossier individuel du salarié auquel vous ajouterez tous les documents le concernant : contrat de travail, DPAE, fiche médicale d’aptitude…

Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel

Le Code du travail stipule que tout employeur doit tenir un registre unique du personnel, quelle que soit la taille de son entreprise. Celui-ci doit comprendre les noms et prénoms des collaborateurs ainsi que la date de leur embauche et de leur départ et les contrats de travail. Il sert à témoigner de la transparence des emplois dans l’entreprise.

Proposer la mutuelle d’entreprise

Tout employeur a l’obligation de faire bénéficier tous ses salariés d’une complémentaire santé. A cette fin, il doit transmettre à ses nouvelles recrues un bulletin d’adhésion à la mutuelle d’entreprise. Le collaborateur recevra ensuite une attestation de la part de la mutuelle.

A noter que certains salariés peuvent être dispensés de l’obligation d’adhésion à la mutuelle, comme les collaborateurs à temps partiel, ceux en CDD de moins de trois mois, les CDD en contrat de mission, les apprentis, les bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire, les personnes ayant déjà une mutuelle complémentaire individuelle.

Renseignez-vous sur les aides financières

Dans certains cas, vous pouvez prétendre à des aides financières. C’est le cas pour :

  • L’embauche de personnes en situation de handicap
  • L’embauche d’alternants
  • L’embauche de demandeurs d’emploi dans le cadre de contrats d’insertion professionnelle (contrat unique d’insertion, contrat initiative emploi)
  • Les entreprises se situant dans des zones géographiques particulières (zone de revitalisation rurale, zone de restructuration de la défense, quartiers prioritaires de la ville…)
Entreprise : quelles sont les aides à l’embauche possibles ?

Contactez ensuite l’organisme concerné (Pôle Emploi, AGEFIPH, services de l’Etat…) pour connaître les démarches à effectuer.

Par Maïté Hellio

Reporter tout terrain et pianiste, aime quand les mots et les notes sonnent juste !

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