Intégrer un nouveau collaborateur : les étapes à suivre

L’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape à ne pas négliger dans un processus de recrutement. Plus qu’une série de formalités administratives, c’est un parcours qui peut à la fois déterminer la réussite de votre nouveau salarié à son poste, mais aussi son engagement et sa fidélisation.

Les équipes RH savent aujourd’hui qu’un onboarding réussi est un facteur de succès pour faire de vos nouveaux collaborateurs des salariés motivés et performants. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour structurer efficacement votre parcours d’intégration.

Pourquoi structurer l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Fidéliser ses collaborateurs dès le début

La fidélisation des collaborateurs commence dès les premiers contacts. Une intégration qui se passe bien est l’un des meilleurs moyens de sécuriser un recrutement et d’éviter que le collaborateur ne quitte votre entreprise de façon précipitée.

Dans un marché du travail tendu, où de nombreuses entreprises font face à des difficultés de recrutement, et alors que certaines compétences se raréfient, fidéliser vos collaborateurs compte plus que tout.

Le parcours d’intégration doit donc être pensé comme une expérience positive qui montre que votre entreprise accorde de l’importance à ses salariés. Parce qu’un employé bien accompagné, qui se sent valorisé, soutenu et intégré, a plus de chance de rester au sein de votre entreprise à moyen et long terme, et sera plus productif.

Donner le mode d’emploi de l’entreprise

Un peu comme un meuble Ikea a besoin de son plan de montage pour arriver à sa forme finale, chaque entreprise possède un fonctionnement spécifique, une organisation propre, des règles internes et une culture à transmettre.

Le processus d’intégration doit inclure une phase dédiée à la transmission de ce « mode d’emploi », pour que le nouveau collaborateur comprenne rapidement comment s’y retrouver au quotidien. Par exemple : quels sont les horaires de travail, la politique de télétravail ? Qui contacter en cas de questions sur la paie ou les congés ? Comment s’articulent les différents services ? Quels outils digitaux sont utilisés ? Quels sont les modes de communication privilégiés ? Ces informations peuvent être envoyées par mail avant l’arrivée du collaborateur, mais il peut être utile de les rappeler le premier jour à l’occasion d’un point.

Raconter l’histoire de l’entreprise

Au-delà des règles et des procédures, partager l’histoire de votre entreprise est important. Racontez ses origines, ses réussites, ses défis et ses ambitions : cela donne du sens au poste que va occuper le nouveau collaborateur au sein de votre écosystème.

Ce storytelling aide aussi à comprendre vos enjeux stratégiques et votre vision à long terme. En s’inscrivant dans cette histoire, le nouveau collaborateur pourra se sentir partie prenante et fier de contribuer à l’évolution de votre entreprise.

Faciliter la prise de poste

L’intégration doit rendre la prise de poste fluide et rassurante. Le salarié doit rapidement comprendre ses missions, ses responsabilités, ses objectifs et les résultats attendus. C’est également le moment de lui remettre le matériel nécessaire à l’exercice de son métier, ainsi que les accès aux logiciels indispensables le cas échéant. Fournir toutes ces informations lui permet de travailler efficacement dès le départ. Le collaborateur est ainsi pleinement équipé pour donner le meilleur de lui-même.

Faire connaissance avec les collègues

Un nouveau collaborateur doit tisser des liens humains avec ses collègues pour se sentir pleinement intégré, à la fois dans son équipe et dans l’entreprise. L’intégration a aussi pour mission de faciliter ces rencontres. Organiser des temps d’échange, qu’ils soient formels ou informels, permet au nouveau collaborateur de découvrir ses collègues, de comprendre le rôle de chacun, d’apprendre les codes relationnels et d’identifier ses interlocuteurs clés. Au final, une équipe soudée, c’est une ambiance de travail positive et stimulante.

Les étapes à suivre pour une intégration réussie

Le pré-boarding, ou la phase précédent l’arrivée du nouveau collaborateur

Souvent sous-estimée, la phase de préintégration, ou pre-boarding en anglais, est pourtant importante pour poser les bases d’une intégration réussie.

• Organiser le déroulement de la première journée de travail : le premier jour dans une entreprise est souvent source d’appréhension pour un nouveau collaborateur. Une intégration réussie passe donc par un accompagnement tout au long de cette journée. Pensez à organiser à l’avance ce premier jour : café d’accueil avec l’équipe, remise du matériel, installation au poste de travail, rencontre avec les équipes IT et RH, visite des locaux… Aussi, n’hésitez pas à envoyer un mail au nouveau collaborateur, par exemple, une semaine avant son arrivée, pour lui présenter le programme de cette journée. Ce geste simple permet de maintenir le lien, de le rassurer et de lui montrer que vous êtes attentif à ce que son intégration se passe au mieux.
• Communiquer avec l’équipe : les équipes doivent être informées en amont de l’arrivée d’un nouveau collègue, pour qu’elles puissent se préparer à l’accueillir. Cela permet aussi de créer un climat positif autour du nouvel employé.
• Préparer le poste de travail : un poste de travail opérationnel dès le premier jour renvoie un signal fort, celui que votre entreprise prend en compte les besoins de ses collaborateurs. Cela inclut le matériel informatique, les logiciels, les accès aux différents outils, le téléphone ou la voiture de fonction s’il y en a, ainsi qu’un espace de travail fonctionnel.
• Préparer un welcome pack : un welcome pack est une attention qui fait toujours plaisir. Il peut comprendre des goodies à l’effigie de votre entreprise, un livret de présentation, une carte avec un message de bienvenue, ou même un petit cadeau symbolique.

Le premier jour : réussir l’accueil et donner une impression positive

Le premier jour d’un nouveau collaborateur est un moment important dans le processus d’intégration. C’est la première expérience concrète du salarié avec son nouvel environnement de travail. Et une mauvaise impression dès le début peut avoir des conséquences sur la suite.

• Désigner une personne référente : il est conseillé de nommer une personne référente au sein de l’équipe, souvent un manager, qui accompagnera le nouveau collaborateur dans ses premiers jours. Cette personne pourra répondre à toutes ses questions, faciliter les relations et guider le salarié dans sa prise de poste.
• Organiser un café d’accueil : un temps convivial tel qu’un café d’accueil permet de présenter le nouveau collaborateur à l’équipe dans une atmosphère détendue. Cela facilite les échanges et casse la barrière formelle du premier jour.
• L’installation au poste de travail : le collaborateur découvre son bureau, son welcome pack, prend en main son matériel et peut tester ses accès. Il est important de préparer cette étape en amont, à la fois pour donner une image positive de votre entreprise, mais aussi pour faciliter la prise de poste.
• La présentation de l’entreprise et des locaux : une visite des locaux est un incontournable. Cela permet au salarié de se repérer dans l’espace, de localiser les différents services (cafétéria, salles de réunion…).
• La rencontre avec les services clés : les présentations avec les services IT ou RH sont importantes pour que le nouveau collaborateur identifie tout de suite les personnes vers qui se tourner en cas de besoins ou de questions liées à sa paie, à ses congés, à une politique de télétravail ou encore sur son matériel informatique ou les outils digitaux.
• Un déjeuner avec l’équipe : le déjeuner est un moment privilégié pour créer des liens informels. Il contribue à l’intégration sociale du collaborateur et à son sentiment d’appartenance.
• Un point avec le manager : le manager doit s’assurer que le salarié comprend bien ses missions, ses objectifs à court et moyen terme, ainsi que le fonctionnement de l’équipe. Ce point est aussi l’occasion d’instaurer un dialogue ouvert.

Et après ? Assurer un suivi régulier

L’intégration ne se termine pas une fois la première journée écoulée. Elle se prolonge bien au-delà. Un suivi est nécessaire pour s’assurer que le nouveau collaborateur s’adapte bien et progresse dans son poste.

• Formation si nécessaire : selon le poste, des formations complémentaires peuvent être nécessaires pour maîtriser certains outils, process ou compétences. Le plan d’intégration doit prévoir ces formations.
• Immersion dans les services : faire découvrir les autres services de l’entreprise permet au collaborateur de comprendre son fonctionnement global, les interactions entre équipes, et facilite les collaborations transversales.
• Des « rapports d’étonnement » : des entretiens avec le manager ou les RH à une semaine, à trois mois, puis un peu avant la fin de la période d’essai, permettent d’évaluer la progression, de recueillir le ressenti du nouveau collaborateur, de répondre à ses questions et d’ajuster le parcours si besoin. Cela envoie aussi un signal fort : nous sommes attentifs et prêts à apporter notre soutien dès que nécessaire.