L’« exit interview » ou l’art de savoir se dire au revoir

« Chaque séparation est une occasion d’en apprendre davantage sur l’autre et sur soi-même. Les entretiens de départ ne font pas exception à la règle. Souvent sous-utilisés, ils constituent pourtant un outil précieux pour les entreprises, car ils permettent de découvrir les points forts, de remédier aux faiblesses et d’explorer les domaines susceptibles d’être améliorés. Ils donnent aussi au collaborateur une chance unique d’affirmer son point de vue et d’être écouté. Pour être efficace, cet entretien de départ doit être mené suivant certaines règles précises. »

Qu’est-ce qu’un entretien de départ ?

« Dans le cadre de l’offboarding, il s’agit d’une discussion entre l’employeur et le collaborateur qui quitte l’entreprise. Cette conversation “à bâtons rompus” permet aux collaborateurs sur le départ de faire part de leurs expériences, de mettre en lumière les raisons qui les ont poussés à quitter l’entreprise et d’offrir des recommandations pour améliorer la performance globale. Toutes ces données sont une mine d’or pour l’entreprise qui peut itérer et s’améliorer. Elle peut prendre des mesures concrètes pour réduire l’attrition et apporter des changements positifs en renforçant une culture d’entreprise du “mieux travailler et grandir ensemble”. »

Pourquoi est-il essentiel ?

Une mine d’infos pour améliorer l’expérience collaborateur

« Ce temps d’échange fournit des informations sur la culture d’entreprise, les pratiques de gestion et la satisfaction des collaborateurs pour améliorer l’expérience collaborateur. Ces derniers se sentent souvent plus à l’aise pour exprimer leur point de vue sur la culture de l’entreprise. Ces informations non filtrées mettent en lumière les points forts et les problèmes cachés qui sous-tendent la culture et le leadership de l’organisation. »

« Il aide également les employeurs à identifier les points à améliorer pour réduire le turnover et renforcer la fidélisation des talents. Les entretiens de départ entrent en jeu, en aidant à découvrir les causes profondes de l’insatisfaction à l’origine des départs. Qu’il s’agisse de l’absence d’opportunités de croissance, d’une gestion inefficace ou encore de problèmes d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, les informations tirées de l’entretien peuvent conduire à des améliorations ciblées. »

Une démarche qui valorise votre marque employeur

« Cette initiative protège la réputation de la marque employeur en veillant à ce que les salariés se sentent écoutés. Sur un marché du travail concurrentiel, il ne faut pas sous-estimer le pouvoir du “bouche-à-oreille”. Si vous permettez aux collaborateurs d’exprimer leurs opinions et que vous faites preuve d’une réelle compréhension à leur égard, ils peuvent repartir avec une impression positive et partager leurs impressions “hors les murs”. »

Bonnes pratiques pour le réaliser

« Pour obtenir des informations précieuses lors d’un entretien de départ, une bonne préparation est indispensable. Les étapes suivantes vous aideront à vous préparer et à faire en sorte que l’entretien soit efficace et productif. Voici les étapes à suivre pour vous aider à vous préparer. »

1. Créer un questionnaire structuré

« Un entretien de départ efficace commence par un questionnaire conçu pour guider la conversation et s’assurer que tous les sujets clés sont abordés : satisfaction professionnelle et raisons de quitter l’entreprise, rétroaction sur la culture de l’entreprise et la direction, aperçu de la dynamique d’équipe et de la collaboration, suggestions pour améliorer l’engagement et la fidélisation des collaborateurs, réflexions sur les avantages sociaux, l’évolution de carrière et l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle… »

2. Poser des questions précises

«- Quels sont les aspects de votre travail que vous avez le plus appréciés ?

– Pensez-vous que vous disposiez des outils et des ressources nécessaires pour réussir dans votre fonction ?

– Qu’est-ce que votre supérieur ou l’équipe de direction aurait pu faire différemment pour améliorer votre expérience ?

– Avez-vous eu l’impression qu’il y avait des possibilités de développement professionnel et d’avancement ? »

3. Choisir un interlocuteur neutre

« Afin de garantir l’impartialité de l’entretien et d’encourager les salariés à faire part de leurs commentaires en toute honnêteté, l’entretien doit être mené par une personne autre que le supérieur hiérarchique du salarié. L’idéal serait qu’il soit mené par un représentant des RH ou une tierce partie impartiale. »

4. Planifier l’entretien de manière stratégique

« L’entretien doit avoir lieu entre le moment où le salarié remet sa démission et celui où il quitte l’entreprise. Cette période permet une conversation plus réfléchie. Le collaborateur sera plus à l’aise pour exposer des idées franches. »

5. Choisir le bon endroit

« Le cadre de l’entretien de départ ne doit pas être sous-estimé, compte tenu de l’importance du rôle qu’il joue dans la conduite de conversations ouvertes et honnêtes. Il doit se dérouler dans un espace privé et neutre, à l’abri des distractions et de la crainte d’être entendu, afin de permettre de s’exprimer librement. »

6. Adopter le bon ton

« Donner le bon ton est un autre élément essentiel pour inciter au dialogue. Dès le début de l’entretien, vous devez préciser que l’objectif final est de recueillir des informations constructives et que cette conversation aura lieu dans un climat propice aux échanges honnêtes. »

« L’entretien de départ est donc un bon indicateur de l’expérience collaborateur et de la marge de progression de l’entreprise. Il peut être aussi pertinent de mener ce type d’entretien avant que le collaborateur ne décide de partir afin de fidéliser au mieux les talents ! »