Welcome pack : comment bien accueillir ses nouveaux salariés ?

Vous venez de recruter un nouveau collaborateur ? L’heure de l’intégration est arrivée ? Vous voulez faire bonne impression dès le départ ? Aujourd’hui, en France aussi, l’onboarding est devenu un pilier de l’expérience collaborateur et de la fidélisation des talents. Et parmi les outils à disposition des services RH / office manager : le welcome pack.

Qu’est-ce qu’un welcome pack ? Pourquoi en offrir un ? Que mettre à l’intérieur ? Combien ça coûte ? On vous dit tout !

C’est quoi, un welcome pack ?

Un welcome pack, ou kit de bienvenue, est un ensemble de cadeaux, objets personnalisés, goodies, remis à chaque nouveau collaborateur au moment de son arrivée dans l’entreprise. Parce que comme dit l’adage : « on n’a qu’une seule chance de faire une bonne première impression ».

Il peut prendre la forme d’une box, d’un sac, d’un coffret design, contenant des produits utiles, des éléments de communication interne comme un livret d’accueil, des objets pensés pour faire plaisir. On y trouve souvent un tote bag en coton, une gourde et un mug personnalisé, un t-shirt ou un sweat, une casquette ou un bob, un carnet et un stylo… Le tout brandé à l’effigie de l’entreprise. Parfois, les entreprises intègrent des produits tech (écouteurs, chargeur sans fil…), ou d’autres objets tels qu’une petite plante de bureau ou un jeu de carte.

À quoi ça sert exactement ?

Offrir un welcome pack à vos nouveaux collaborateurs, ce n’est pas seulement faire un joli geste. C’est accueillir, intégrer, fédérer. Pour votre entreprise, c’est aussi une façon de :

• Donner le ton sur les valeurs et la culture de votre entreprise ;
• Montrer à vos nouveaux collaborateurs qu’ils étaient attendus ;
• Créer un sentiment d’appartenance, dès le premier jour ;
• Rendre l’onboarding plus chaleureux et incarné ;
• Favoriser une meilleure rétention des talents, parce que qui dit bonne première impression, dit bonnes bases de départ pour la collaboration et donc fidélisation.

Un welcome pack est donc un outil pensé pour l’expérience collaborateur.

Combien ça coûte ?

Côté budget, le prix d’un welcome pack est très variable selon vos choix. Et comme toujours, il vaut mieux penser qualité que quantité, au risque sinon de vous desservir.

• Le minimum à investir pour un welcome pack se situe autour de 20€ par collaborateur, avec des objets simples mais utiles (mug, gourde, couverts réutilisables, stylo, carnet…).
• Pour un pack un peu plus élaboré, comptez entre 40 et 50€ par collaborateur. Avec ce budget, vous pourrez choisir des produits made in France, éco-responsables, plus personnalisés.
• Enfin, pour un welcome pack « premium », 80€ est déjà un très beau budget : produits plus haut de gamme, tech, ou originaux.

L’objectif d’un welcome pack n’est pas de dépenser sans compter, mais d’investir avec intelligence. Un bon rapport qualité/prix, une box personnalisée, un kit aligné avec votre identité et votre culture d’entreprise trouvera son public.

Que faut-il anticiper ?

Un nouveau collaborateur s’apprête à rejoindre l’entreprise, mais vous réalisez qu’il vous manque certains éléments pour compléter son kit de bienvenue ? Pour éviter ce genre de situation, il est important d’intégrer la préparation du welcome pack à votre checklist de pré-boarding.

Faites aussi en sorte d’anticiper les stocks pour éviter les ruptures, notamment pour les objets personnalisés. Et pensez à établir une liste détaillée des articles à inclure dans chaque kit, pour garantir que tous vos packs soient complets le jour J.

À qui offrir un welcome pack ?

Le but d’un welcome pack est d’envoyer un message simple : « Bienvenue dans notre aventure, quelle que soit sa durée ». Il est donc préférable d’en offrir un à tous vos collaborateurs, peu importe le type de contrat. Cela inclut les contrats à durée indéterminée, déterminée, les alternants, les stagiaires, les freelances réguliers…

Bien sûr, pour les collaborateurs de passage, vous pouvez faire plus simple avec un joli mug personnalisé. Mais gardez à l’esprit qu’en plus d’être un outil de rétention, le welcome pack sert aussi votre marque employeur.

Quand l’offrir ?

Le timing pour offrir votre kit de bienvenue compte aussi. Idéalement, le welcome pack doit être remis le premier jour de travail de votre collaborateur, posé sur son bureau, prêt à l’accueillir. Cela permet de marquer le coup et d’envoyer un message fort : « on vous attendait, on est heureux que vous soyez là ! »

Autre possibilité : opter pour un envoi par voie postale, quelques jours avant l’arrivée du collaborateur. Dans ce cas, pensez à le prévenir. Cela n’enlèvera rien à la surprise. Au contraire, vous susciterez impatience et curiosité.

Quelques conseils de bases pour concevoir votre welcome pack

Règle n°1 : un welcome pack doit être à l’image de votre entreprise

Votre kit de bienvenue doit refléter votre identité et de vos valeurs. Par exemple :

• Vous êtes une entreprise engagée dans l’éco-responsabilité ? Optez pour des objets éco-conçus, une gourde en verre, un tote back en coton, un t-shirt made in France, un mug sans plastique, le tout en matière recyclée. Et n’oubliez pas : le contenant compte autant que le contenu. Préférez par exemple une box en carton biodégradable.
• Vous travaillez dans la tech ? Vous pourriez intégrer des cadeaux tels que des écouteurs ou un casque Bluetooth, un chargeur rapide. Si votre entreprise est spécialisée dans les cosmétiques, pourquoi ne pas offrir une box beauté avec vos propres produits ? Dans le sport : une paire de baskets, un sac de sport personnalisé, une serviette en microfibre. Dans les jeux vidéo : la dernière nouveauté gaming ou un goodie collector.

Règle n°2 : allier l’utile à l’agréable

Un welcome pack doit donner envie, mais aussi servir au quotidien. Vous pouvez miser sur :

• Des produits pratiques : cahier, stylo, couverts réutilisables, gourde, chargeur ;
• Des objets de bureau : chargeur rapide ou multi embout, support à téléphone ou ordinateur, batterie externe, casque ou écouteurs ;
• Des cadeaux personnalisés : prénom sur un mug, livret d’accueil ;
• Des petits plaisirs gustatifs : chocolats, produits locaux ;
• Des touches plus créatives : carte à planter, mini jeu de société, petite plante, cadre photo, bande dessinée ou essai en lien avec votre secteur d’activité.

L’objectif : éviter les goodies qui finiront au fond d’un tiroir. Pensez utile, durable, sans mettre de côté la dimension plaisir.

Welcome pack : nos meilleures idées

Le premier jour dans une nouvelle entreprise peut être source d’émotions diverses : excitations, curiosité, appréhension, stress… Offrir un welcome pack à vos nouveaux arrivants permet de poser les bases d’une expérience collaborateur positive.

Le welcome pack « simple mais efficace » : l’essentiel, sans superflu

Ce pack mise sur des valeurs sûres : mug ou gourde personnalisée, stylo et carnet, tote bag, livret d’accueil… Ce sont autant d’objets utiles au quotidien. Ce pack est parfait pour les entreprises avec un budget plus limité, qui veulent faire simple, efficace, tout en offrant une attention qui saura être appréciée.

Le welcome pack « éco-friendly » : responsable, dans les moindres détails

Ici, l’engagement écologique est au cœur de la démarche. On y retrouve par exemple une gourde en verre et un carnet en matière recyclée, un t-shirt personnalisé en coton bio fabriqué localement, un packaging compostable, une petite plante de bureau… Le message est clair : chez nous, les valeurs RSE ne sont pas juste un discours.

Le welcome pack « créatif » : surprendre pour marquer les esprits

Ce pack est idéal pour les environnements de travail dynamiques, innovants ou encore créatifs. Il intègre une carte à planter, un petit jeu de société pour les pauses du midi, un carnet de croquis, une bande dessinée en lien avec votre secteur. Vous pourriez même y glisser un petit livre inspirant. Une façon originale de stimuler la curiosité et de passer un message clair, dès le premier jour.

Le welcome pack « corporate » : la fierté d’appartenir

Le pack « corporate » met en avant l’identité de l’entreprise : sweat ou bob brodé avec votre logo, pin’s avec le slogan de l’entreprise, guide racontant votre histoire, vos valeurs, sous forme de storytelling, et autres goodies personnalisés. Le welcome pack « corporate » est notamment pertinent pour développer un sentiment d’appartenance, d’autant plus dans les entreprises avec de nombreux sites en France ou à l’international.

Le welcome pack « local » : valoriser l’ancrage territorial

Pensé pour les entreprises qui souhaitent mettre en avant leur implantation géographique, ce pack propose des produits locaux : douceurs de producteurs locaux, objets artisanaux, carnet des bonnes adresses à proximité… Une belle façon d’accueillir un nouveau collaborateur tout en soutenant l’économie locale.

Au-delà du welcome pack, pourquoi réussir l’intégration de vos nouveaux collaborateurs ?

L’onboarding ne se limite pas à remettre à votre nouveau salarié un badge d’accès, du matériel informatique ou ce fameux welcome pack. C’est un moment charnière dans la vie d’un collaborateur, qui conditionne souvent son attachement (ou non) à l’entreprise. Et cela commence… dès le premier jour.

Réussir l’intégration, c’est :

• Créer du lien humain dès le départ ;
• Réduire le stress lié à l’arrivée dans un nouvel environnement ;
• Montrer que l’entreprise est organisée, attentionnée et humaine ;
• Permettre au collaborateur de se sentir attendu, reconnu, légitime ;
• Favoriser une montée en compétences plus fluide ;
• Limiter les départs prématurés dus à un accueil trop froid ou impersonnel.

En résumé

• Le welcome pack est un kit de bienvenue au service de l’intégration des nouveaux employés ;
• Il renforce le sentiment d’appartenance et contribue à la fidélisation en rendant l’arrivée plus chaleureuse ;
• Il s’adresse à tous les types de contrat : CDI, CDD, alternants, freelances… avec un niveau de personnalisation ajustable selon les types de contrat ;
• Présenté sous forme de box, de bag ou de coffret, il contient des cadeaux choisis avec soin pour marquer les esprits ;
• À travers ses goodies, il véhicule les valeurs de l’entreprise, dès le premier jour ;
• Le contenu (objets, goodies, messages) doit être aligné avec votre identité de marque : éthique, fun, corporate, local… à vous de choisir votre style ;
• Un bon welcome pack est une attention sincère qui positionne l’entreprise comme attentive et engagée à l’égard de ses employés ;
• Offrir un kit d’intégration bien pensé, c’est faire le lien entre communication interne, marque employeur et expérience collaborateur.