Travail hybride : 8 questions RH à se poser pour trouver la meilleure organisation

« Les salariés se posent souvent trois questions avant de venir sur site : qui sera au bureau demain ? Où mes collègues seront installés ? Quel est le meilleur moment pour venir au bureau en fonction des personnes avec lesquelles j’ai besoin de travailler ? » Côté RH, comment répondre à ces interrogations de vos collaborateurs ? Réponses avec Stanislas Olivier, Sales Manager chez Hubtobee, start-up française spécialisée dans l’organisation du télétravail et du flex-office.

1. De quoi ai-je besoin pour organiser le travail hybride dans mon entreprise ?

La première étape est de définir des règles claires au sein d’une charte de télétravail ou de flex office. « Pour élaborer ce texte, il est important d’en discuter avec les syndicats et les représentants du personnel. Il faut ensuite bien communiquer auprès de l’ensemble des équipes sur ces nouvelles habitudes afin que tout le monde vive le passage au travail hybride correctement. Cela nécessite de la pédagogie sur les bienfaits de ce fonctionnement. Les entreprises vont aussi devoir se doter d’un outil pour la gestion des présences », précise Stanislas Olivier.

Enfin, il faut que les salariés aient la possibilité d’avoir des casiers personnels dans l’entreprise pour stocker leurs affaires dans le cas d’un fonctionnement en flex office.

2. Combien de jours de télétravail hebdomadaires allouer à mes salariés ?

« Aujourd’hui, 86% des salariés souhaitent avoir au moins deux jours de télétravail par semaine, avance Stanislas. Cela peut servir d’indicateur au moment de définir votre nombre de jours hebdomadaires de télétravail. »

Il préconise également d’adopter un fonctionnement souple pour adapter l’équilibre distanciel/présentiel au statut du collaborateur : « Une entreprise a, en moyenne, une dizaine de modalités différentes de télétravail en fonction des profils de salariés : pour les stagiaires et les alternants, un taux de présence plus élevé au bureau est, par exemple, souhaitable pour se former et s’imprégner de la culture de l’entreprise. C’est important que ces personnes puissent discuter avec des personnes autres que leur maître de stage ou leur tuteur. Je préconise six mois de présentiel à 100%, y compris pour les nouveaux embauchés en CDD ou en CDI. Ensuite, un salarié qui travaille aux 4/5^e aura souvent un jour de moins de télétravail. Enfin, certains collaborateurs qui travaillent depuis de nombreuses années dans leur entreprise ne souhaitent pas du tout faire de télétravail car ils ont pris l’habitude de venir au bureau tous les jours. Il faut pouvoir composer avec ces différentes réalités. »

3. Faut-il opter pour des jours de télétravail fixes ou variables ?

Même si l’équipe RH fixe le cadre du télétravail au sein d’une charte, la définition de jours fixes ou variables devrait être du ressort du manager, pour Stanislas Olivier : « Certains veulent avoir l’ensemble de leurs équipes au bureau chaque lundi matin pour la réunion hebdomadaire. Au contraire, certaines équipes techniques vont vouloir réaliser une majorité de leurs tâches à distance et choisir leurs jours de télétravail à leur convenance. Cela dépend à la fois de la nature des activités, de la culture de l’équipe et du goût ou de l’aversion du manager pour le télétravail. »

4. Comment sont validés les jours de télétravail et par qui ?

« On conseille de commencer par un fonctionnement de validation automatique des jours de télétravail choisis. Le but du flex office et du travail hybride est que cela ne rajoute pas une charge de travail trop importante pour les managers. Quand ces derniers ont confiance en leurs équipes et que tout se passe bien, la validation automatique convient parfaitement. »

La règle peut être, par exemple, d’accepter automatiquement les deux jours par semaine sélectionnés par le salarié. Si, exceptionnellement, il veut bénéficier d’un troisième jour de télétravail, il devra solliciter la validation de son manager.

5. Comment s’assurer que tous les membres de l’équipe qui viennent au bureau le même jour travaillent dans un même espace ?

« L’idéal est que le manager endosse un rôle d’organisateur et réserve des salles de réunion ou des espaces de travail pour ses équipes », conseille Stanislas Olivier.

Cela fonctionne si tout le monde joue le jeu de réallouer la place qu’il avait réservée s’il est finalement absent. « Le maître-mot est l’anticipation, surtout quand l’entreprise a un faible ratio de places disponibles. »

6. Est-il possible de réserver un bureau n’importe où dans les bâtiments ?

Stanislas Olivier suggère de créer des zones prioritaires par typologie de métiers : commerce, RH, développement, dont certains nécessitent parfois des équipements spécifiques… « Mais cela doit rester ouvert pour qu’un commercial qui souhaite travailler ponctuellement à côté d’un dev puisse le faire. »

7. Quand ouvrir les réservations de bureaux dans le cadre du flex office ?

Stanislas conseille d’ouvrir les réservations sur deux semaines, « le laps de temps idéal pour savoir comment les autres collègues s’organisent et composer avec nos propres contraintes d’emploi du temps. Trop longtemps à l’avance, il peut y avoir des changements. A l’inverse, si on doit se connecter tous les jours sur l’outil de réservation, ça devient contraignant ».

8. Comment s’assurer qu’il y a assez d’espaces de travail et de places de parking pour tous ?

Il est important d’avoir de la visibilité sur le nombre de bureaux restants et de places de parkings disponibles quand on prévoit de venir. « Les RH doivent faire passer clairement le message pour éviter les situations où une place réservée est finalement disponible, en cas d’imprévu, et que personne n’est au courant. L’organisation est la clé de la réussite du flex office et du télétravail. Il faut mobiliser l’intelligence collective ! » conclut Stanislas Olivier.