Travail hybride : comment créer une nouvelle expérience collaborateur au bureau ? 

La crise sanitaire et le télétravail à marche forcée conduisent les entreprises à réinventer l’expérience de leurs collaborateurs au bureau, pour qu’ils trouvent un intérêt à se rendre de nouveau quelques jours par semaine sur site, dans le cadre d’une organisation du travail hybride. Face à ce changement de paradigme, quelles sont les pistes à explorer pour imaginer le bureau de demain ? Éclairage de Dominique Taïeb, directeur général de Polyconseil, un cabinet de conseil en transformation numérique, créateur de Coviflex, sa solution SaaS leader pour la mise en place du travail hybride.

Quels ont été les effets de la crise sanitaire et du télétravail imposé sur le rapport des collaborateurs au bureau ?

Les règles sanitaires ont conduit les entreprises à faire basculer tous les collaborateurs en télétravail très rapidement. Nous avons alors assisté à un changement total de paradigme avec la mise en œuvre du télétravail qui était jusqu’alors une exception.

Pendant la crise, le taux d’occupation des bureaux a chuté drastiquement de 5 à 10% contre 100% auparavant. Alors que la France entame une sortie de crise et que les équipes reviennent progressivement au bureau, chez Polyconseil les collaborateurs continuent de télétravailler, en moyenne 40% de leur temps de travail hebdomadaire. Le travail hybride est devenu la nouvelle norme.

Les sondages que nous réalisons en interne reflètent de nouvelles aspirations des salariés : lorsqu’il y a deux ans nous les interrogions sur la durée de télétravail qui leur plairait, nous obtenions une moyenne de 0-1 jour par semaine. Aujourd’hui, ce sont plutôt deux à trois jours à distance que souhaitent obtenir nos collaborateurs. Nous constatons cette même mutation chez les clients de notre solution SaaS Coviflex qui testent et ajustent leur stratégie pour la mise en place du travail hybride.

Les entreprises de manière générale et les clients de Coviflex en particulier se sont rendu compte qu’elles arrivaient à obtenir de la part de leurs collaborateurs énormément de choses en télétravail ou téléactivités, qu’elles avaient du mal à obtenir en présentiel et que les bénéfices étaient nombreux : une efficacité permanente, pas de perte de temps dans les transports, une meilleure conciliation de la vie personnelle et de la vie professionnelle.

Depuis le mois de juin, certaines entreprises accueillent de nouveau leurs salariés, quelques jours par semaine, d’autres ont été plus radicales en décidant de ne pas rouvrir leurs bureaux. Quoi qu’il en soit, les collaborateurs nourrissent des attentes différentes par rapport à leur bureau depuis la crise.

Quel rôle les entreprises peuvent-elles jouer pour réinventer l’expérience de leurs collaborateurs à leur bureau ?

On ne sort pas d’une crise comme celle que nous traversons à l’identique de comment nous y sommes entrés.

Le défi pour les entreprises est de donner du sens à la présence des collaborateurs au bureau et qu’elles apprennent à gérer des collaborateurs qu’elles ne voient physiquement que 40 à 60% du temps, et encore, pas tous en même temps et pas forcément de manière maîtrisée.

Chez Polyconseil, le but n’était pas que les salariés viennent masqués au bureau pour faire des visioconférences avec des collègues restés chez eux. D’autres clients de Coviflex font le même constat, et veillent à ce que la venue sur site puisse se faire dans l’optique de remettre de l’humain au cœur des relations de travail et de resserrer les liens entre les individus. C’est exactement ce que le groupe Stellantis s’est donné pour credo en annonçant dès l’année dernière la mise en place du « travail hybride ».

Pour ce faire, il faut donc que les entreprises qui souhaitent pérenniser le télétravail ou les téléactivités repensent en profondeur l’ensemble des dispositifs en ayant à l’esprit qu’un collaborateur qui se déplace sur son lieu de travail doit y trouver de la valeur ajoutée pour être dans les meilleures conditions possibles.

Quelles formes peut prendre cette valeur ajoutée proposée par les entreprises aux collaborateurs se rendant sur site ?

Les entreprises devront répondre aux interrogations légitimes que se poseront leurs salariés : lorsque je viens travailler au bureau, que vais-je y faire de plus que je ne fais pas déjà chez moi ? Verrais-je les membres de mon équipe ?

L’entreprise doit travailler de manière transverse sur ses besoins opérationnels, la direction des ressources humaines et les représentants du personnel doivent réfléchir aux moyens de répondre aux aspirations de leurs salariés tout en préservant les relations humaines et le bien-être des collaborateurs. Le système d’information, quant à lui, doit proposer un certain nombre d’outils pour répondre à cette nouvelle relation au lieu de travail et enfin, l’empreinte immobilière doit être arbitrée de manière très stratégique pour tendre vers sa réduction, comme en témoigne aussi l’exemple du groupe Stellantis qui ambitionne de réduire de 30% son empreinte immobilière.

La solution Coviflex conçue par Polyconseil, est un outil intelligent, très facile d’utilisation, qui donne la main à la direction générale, à la direction opérationnelle et aux collaborateurs pour que chacun puisse trouver beaucoup de valeur à venir sur son lieu de travail.

Grâce à cet outil de gestion, un collaborateur peut savoir quand un membre de son équipe prévoit de se rendre au bureau et peut s’organiser en conséquence pour réaliser une réunion ou un atelier de travail au bureau avec lui. Il peut avoir accès à des salles de réunion, réserver son parking, sa place, un espace de travail, organiser sa journée de travail facilement. Il vient donc au bureau parce qu’il sait qu’il va y être efficace ou tout simplement parce qu’il en éprouve le besoin pour des motifs personnels ou familiaux ou encore parce qu’il sait qu’il pourra partager des moments de convivialité. Car la vie professionnelle, c’est aussi avoir du plaisir à retrouver ses collègues autour d’un déjeuner ou d’un café.

Comment réaménager ces espaces de travail ?

La réflexion n’est pas séchée et certaines entreprises explorent des pistes innovantes afin de réinventer le collectif au bureau : meilleur confort et de nouvelles pratiques de travail en équipe, adaptation de l’entreprise avec de nouveaux espaces pour certaines équipes au détriment des bureaux assis (archives documentaires papier, laboratoires d’expérimentations ou de tests dans l’industrie par exemple), possibilité de réserver des espaces de travail plus étendus pour des sessions de formations ou encore permettre au collaborateur de réserver sa place individuelle en avance de phase afin d’être certain d’avoir une place. Ce qui est sûr, c’est que la tendance est à l’augmentation des espaces collaboratifs, à la fin de la personnalisation des bureaux et au flex office, qui consiste à pouvoir s’installer à un bureau différent à chaque fois.

Les principales demandes que l’on reçoit de nos clients concernent l’accès à des services permettant de réserver des salles de réunion et des espaces de travail. Chaque collaborateur doit pouvoir choisir l’option qui lui convient dans le cadre qui lui a été proposé par son management. Par exemple, si un business case m’intéresse, je vais choisir de venir ce jour-là au bureau pour participer à cette réunion et je vais réserver un bureau pour le reste de la journée.

De quel œil les collaborateurs voient ce fonctionnement en flex office chez Polyconseil et vos clients ?

Chez Polyconseil, le flex office a toujours été la règle, cela fait partie de notre ADN. Mon bureau n’a rien d’un bureau de direction générale mais tient davantage de la salle de réunion. Quand je n’y suis pas, mes collaborateurs peuvent s’y installer.

De manière plus globale, je pense que le flex office offre une facilité de fonctionnement et un confort de vie qui peut convenir à un grand nombre de collaborateurs.

Pour autant, à ce stade, nous avons tous conscience que nous devons réinventer notre organisation et que le modèle n’est pas encore séché. Des tendances lourdes se dégagent mais il faut être pragmatiques et réactifs. Difficile de dire vers quoi le fameux « monde d’après » va tendre in fine de manière certaine. Il faut essayer de prendre le meilleur de chaque monde pour servir les collaborateurs et les entreprises ou administrations publiques qui ont beaucoup de choses à gagner de ce nouveau modèle en termes de RSE : réduction de l’empreinte immobilière, de l’émission de CO2, mais aussi de satisfaction et de bien-être des collaborateurs : meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle…