Sourcing : 10 conseils pour réussir vos messages d’approche

Rédiger un message d’approche percutant est tout un art. Pour aider les recruteurs et recruteuses à affiner leurs pratiques, nous avons interrogé Nicolas Darcis, expert en sourcing et fondateur d’Octelo, société spécialisée dans le recrutement, et Cécilia Bertrand, Team Leader Sourcing chez L’Étincelle RH, cabinet de conseils en recrutement. Ils nous partagent leurs bonnes pratiques, immédiatement actionnables, pour augmenter vos chances de recevoir une réponse positive et engager les talents que vous avez sourcés dès le premier contact.

Conseil n°1 : cibler avant tout

« Il vaut mieux un message moyen adressé à la bonne personne qu’un excellent message envoyé à la mauvaise personne », rappelle Nicolas Darcis. Le sourcing, comme son nom l’indique, repose avant tout sur l’identification de la bonne personne, pour le bon poste. Cela nécessite de prendre le temps de bien connaître et comprendre chaque profil, d’analyser les compétences spécifiques recherchées et de cerner ce qu’elles pourront apporter à l’entreprise et vice-versa. Il s’agit ensuite d’adapter le message en fonction des attentes et des aspirations de chaque candidat.

Conseil n°2 : choisir le bon canal de contact

Pour Cécilia Bertrand, le choix du bon canal de communication est aussi important que le message lui-même. Si vous avez le numéro de téléphone du candidat potentiel, faut-il l’appeler directement ? Ou est-il préférable de lui envoyer un SMS ou un message sur WhatsApp ? « Le mieux est souvent de commencer par un appel, et de l’accompagner d’un message écrit, plus discret et plus simple à consulter, notamment en open space » conseille-t-elle.

Et, si certaines personnes peuvent ne pas être à l’aise avec les appels téléphoniques, « il reste le meilleur moyen de créer une connexion », souligne Nicolas Darcis.

Conseil n°3 : l’objet du message, une vitrine décisive

Les deux experts insistent : l’objet est déterminant pour donner envie d’ouvrir le message. Si Nicolas Darcis reste généralement assez simple, « une technique un peu cavalière mais très efficace consiste à mettre simplement en objet le nom de l’employeur actuel de la personne. Cela incite forcément à ouvrir le mail. »

De son côté, Cécilia Bertrand préfère un objet qui suscite la curiosité, comme une question technique liée au poste. « L’objet est comme la vitrine d’un magasin : il doit être attrayant pour donner envie d’y entrer », explique l’experte.

Conseil n°4 : le bon timing pour sourcer

Des périodes de l’année sont-elles plus propices que d’autres pour sourcer ? Certains jours ou certaines heures de la journée fonctionnent-elles mieux que d’autres ? Pas de vérité absolue, mais des tendances.

Tandis que Nicolas Darcis recommande de rester dans les heures classiques de bureau, Cécilia Bertrand a observé de meilleurs taux de réponse lors des pauses déjeuner, tant pour les appels que pour les messages écrits.

En revanche, les deux experts s’accordent sur un point : « au niveau macro, la fin de l’été et le mois de janvier sont des périodes plus favorables pour recruter », précise Nicolas Darcis. « Après les vacances, ou avec les résolutions de début d’année, les gens ont tendance à se questionner davantage sur leur carrière et leur travail », ajoute Cécilia Bertrand.

Conseil n°5 : l’art de personnaliser

La personnalisation ne consiste pas à rappeler au candidat où il a travaillé. Dire simplement « j’ai vu que vous avez travaillé chez [nom de l’entreprise] » n’apporte rien d’autre que de montrer que vous avez lu son CV ou son profil.

Pour Cécilia Bertrand, trois mots d’ordre s’imposent : personnalisation, différenciation et concision. « La première étape est d’utiliser le prénom ou le nom de famille. Cela peut sembler basique, mais c’est un détail qui fait toute la différence » précise-t-elle. « Ensuite, il faut créer de l’émotion et du lien avant même d’entamer la conversion. Cela peut passer par un ton décalé, une note d’humour, mais aussi et surtout par un élément technique percutant ou en montrant clairement ce que le candidat pourrait y gagner. »

À titre d’exemple, « en contactant des développeurs sur la base d’un article qu’ils avaient publié ou d’un projet personnel, j’ai constaté de très bon taux de réponse. Montrer un intérêt sincère pour la personne, au-delà de son parcours professionnel, a fait la différence » ajoute Nicolas Darcis. « On doit parler à la personne, pas de soi. Il faut réduire au minimum les “je” et “nous”, pour leur préférer les “tu” et “vous”. »

Conseil n°6 : informer… sans tout dévoiler

Dans quelle mesure un recruteur doit-il mentionner des informations sur l’entreprise, dès le premier message ? Pour Nicolas Darcis, « il faut teaser. Si tu invites quelqu’un au cinéma sans lui donner le titre du film ou le casting, peu de gens vont se laisser séduire. »

De son côté, Cécilia Bertrand parle de la technique du « strip-tease », qui consiste à révéler quelques éléments choisis avec soin pour éveiller la curiosité, tout en gardant une part de mystère. Une fois la conversation entamée, les prochains échanges permettront d’être entièrement transparent avec la personne ciblée. « Dans le premier message, il faut fournir quelques éléments caractéristiques. Pas un vague “leader sur son marché”, mais des informations concrètes. Par exemple, la taille, car ce n’est pas la même chose de travailler pour une PME et pour un grand groupe ; le secteur, ou des clients spécifiques, à condition d’avoir obtenu l’autorisation d’en parler. » Elle cite un exemple marquant : « un jour, je sourçais pour une entreprise de métallerie qui avait comme client le Hellfest. C’était tellement différenciant que l’évoquer a très bien fonctionné. »

 Conseil n°7 : relancer sans harceler

Un seul message ne suffit pas. Nicolas Darcis recommande « deux relances rapprochées, espacées de deux ou trois jours, puis une dernière dans un délai un peu plus long pour laisser à la personne le temps de la réflexion et prendre en compte son manque de disponibilité potentielbou sur une période. »

Si Cécilia Bertrand est raccord sur ce timing entre chaque message, elle pousse jusqu’à quatre relances maximum, en variant les canaux, les approches et le ton. Testez le factuel, l’empathique, le challenge… « Une technique qui fonctionne bien consiste à trouver une “excuse” pour relancer sans pressuriser. Par exemple : “vous avez peut-être manqué mon message” ou “vous n’avez pas eu le temps de répondre”. Et conclure avec une quatrième relance qui dirait “promis, c’est la dernière fois que je vous écris”, pour subtilement signaler que “si vous voulez répondre, c’est maintenant ou jamais”. »

Conseil n°8 : ne pas trop en demander

L’erreur courante du recruteur est de demander, dès le message d’approche, l’envoi d’un CV ou d’être recontacté… « Rappelons que les profils ciblés n’ont rien demandé : ils n’ont postulé à aucune offre et ne sont pas nécessairement en recherche active. C’est à nous de les séduire subtilement. C’est comme dans une rencontre : on ne demande pas le numéro de quelqu’un dès la première phrase », rappelle Cécilia Bertrand.

Conseil n° 9 : mesurer l’efficacité de ses approches

Pour nos deux experts, le meilleur indicateur reste le taux de réponse (nombre de réponses par rapport au nombre de messages envoyés), corrélé à l’objectif initial : obtenir des entretiens. « Si vous recevez beaucoup de réponses mais que vous obtenez peu d’entretiens, cela peut signaler un mauvais ciblage ou un mauvais message d’approche », explique Nicolas Darcis.

 « Il est aussi important de prendre en compte les typologies de métiers : les commerciaux, par exemple, seront généralement plus réactifs car ils sont très connectés à leur smartphone », note Cécilia Bertrand, avant de rappeler que « ce qui compte, c’est d’avoir une réponse. Même un “non” est un succès, parce que cela signifie qu’on a réussi à engager la conversation. Cela nous permet de comprendre les raisons de ce “non” et, potentiellement, de contrer certains éléments pour le transformer en un “oui”. »

Conseil n°10 : originalité et inspiration

Un brin d’humour, une énigme, un clin d’œil culturel… Utilisés subtilement, cela peut faire la différence. « Pour sourcer des profils dans une grande banque, j’ai utilisé une devinette via le logo de l’entreprise. Ça a très bien fonctionné, même dans un environnement aussi formel que celui de la banque. Cela prouve qu’un petit décalage, quel que soit le secteur ou le poste, peut être impactant. Au final, tout le monde aime répondre lorsqu’il connaît la réponse. Ça crée un jeu, un lien », raconte Cécilia Bertrand.

Elle conclut : « le sourcing, c’est de l’artisanat : créativité et sur-mesure. Demain, avec l’IA générative, beaucoup de messages risquent de se ressembler. La véritable différenciation viendra de la sincérité, avec peut-être un côté “imparfait” pour humaniser le message et éviter qu’il ne devienne trop lisse. Peut-être qu’on jouera même sur une petite faute d’orthographe volontaire, qui sait. L’essentiel, c’est de tester sans cesse, en se mettant constamment dans la tête de nos cibles. »

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