Les secrets d’une communication RH au top

Un nouveau label décerné à votre entreprise ? Une augmentation des tarifs de mutuelle ? Une prime versée à vos salariés ? Une mise à jour de votre charte de télétravail ? Les RH ont une multitude d’informations à partager à l’ensemble de leurs collaborateurs tout au long de l’année. Mais comment être certain que tous reçoivent le message et s’y intéressent ? Suivez les recettes de nos trois experts pour embarquer tout le monde !

Privilégiez les canaux où l’info est facile à trouver (et à retrouver)

Envoyer un mail pour informer vos collaborateurs que vous lancez un programme de cooptation ? C’est le meilleur moyen de le voir passer à la trappe, au milieu des centaines de messages quotidiens qui inondent leur boîte de réception. Voilà ce qu’a pu constater Hervé Lesage, directeur associé en charge des RH du groupe The Links, spécialiste de la data-marketing, de la communication et de la relation clients : « A l’origine, nous envoyions une newsletter, le ZoomRH, chaque mois par mail. Mais l’excès de mails quotidiens, ajouté à la saturation des boîtes de réception, a entraîné une baisse progressive des taux d’ouverture. Désormais, nous diffusons ces informations relatives aux avantages sociaux, aux événements internes ou encore les actualités administratives via une chaîne Teams dédiée aux informations RH. Cet outil facilite l’accès aux informations en temps réel et s’inscrit mieux dans les habitudes numériques des équipes. »

L’intranet et le réseau social d’entreprise sont également des outils efficaces pour diffuser le plus largement possible une information : « C’est notre principal vecteur de communication, car c’est à cet endroit que nos collaborateurs peuvent retrouver le plus facilement l’information dont ils ont besoin à un instant T », indique Ophélie Pannetier, responsable RH chez Hellowork. Ces plateformes disposent de moteurs de recherche et de rubriques qui facilitent la navigation. « Aujourd’hui, elles intègrent souvent des applications tierces pour permettre aux salariés d’avoir accès à leur solde de congés ou à leurs bulletins de salaire », liste Edouard Payenneville, directeur général de Powell, un éditeur d’intranet.

Laissez place aux témoignages de vos collaborateurs

Pour incarner sa communication RH, The Links a fait le choix d’intégrer des témoignages de collaborateurs à son format « Zoom RH  » : « Ces interviews bimensuelles, diffusées sur Teams, explorent des sujets variés et inspirants tels que le handicap, l’égalité femmes-hommes, les diversités culturelles, l’intergénérationnel ou encore la communauté LGBTQIA+. Ces échanges permettent de développer une meilleure compréhension mutuelle entre collaborateurs », assure Hervé Lesage.

Pensez aux formats ludiques et pédagogiques

De son côté, l’équipe RH d’Hellowork a lancé un format « Flash RH », publié à intervalles réguliers sur le réseau social de l’entreprise, pour décortiquer un sujet qui concerne directement les salariés : pause-café, congés maternité et paternité, Compte personnel de formation, cas de déblocage de la participation… « On voulait créer un contenu ludique, sympa à lire, sur un ton léger, avec des émojis et une charte graphique très colorée. On essaie de vulgariser les points de droit du travail et de donner un maximum de contexte », explique Ophélie Pannetier.

Dosez l’humour pour rester professionnel

Hervé Lesage conseille d’opter pour un ton accessible et engageant, « qui capte l’attention tout en étant clair et informatif » : « Pour éviter de lasser votre audience, évitez une approche trop formelle ou administrative et préférez une présentation dynamique et variée. Intégrez des touches d’humour là où cela est approprié, afin de rendre vos messages plus légers et attrayants, tout en gardant une posture professionnelle sur les sujets sensibles. Enfin, soyez authentique et cohérent avec les valeurs de l’entreprise : une communication sincère et alignée avec l’identité de l’organisation résonnera naturellement avec vos collaborateurs et renforcera leur engagement. »

Misez sur l’IA générative pour adapter votre message à votre cible

Avec des collaborateurs au bureau, d’autres en télétravail, certains sur le terrain dans des usines ou des magasins, ce n’est pas toujours simple pour une entreprise de trouver la bonne manière de partager une information. C’est là que l’IA générative entre en jeu : « Cette technologie peut aider les RH à créer leurs contenus en les personnalisant en fonction de leur cible. En l’intégrant nativement à leurs outils de communication, elles peuvent démocratiser l’usage de l’IA générative de manière responsable, en gardant le contrôle de cette technologie et en assurant la confidentialité des données partagées. Ces outils vont très loin : ils adaptent la longueur, le format, les images, le niveau de détail de l’information à l’audience pour capter plus facilement leur attention », affirme Edouard Payenneville.

Créez de l’interaction avec vos collaborateurs

Sur certains sujets qui peuvent appeler des questions de la part des salariés, Ophélie Pannetier conseille de passer par une présentation orale suivie d’un temps d’échange : « Chaque vendredi, sur le temps de travail, un ou plusieurs collaborateurs présentent au reste de l’entreprise l’un de leurs projets. Certains sujets RH se prêtent bien à ce cadre : comment lire son bulletin de paie, la présentation de nos nouveaux career paths (parcours professionnels), les résultats de l’index égalité professionnelle. Ce sont des sujets pour lesquels il nous semble important de prendre le temps de répondre aux questions de nos collaborateurs », détaille Ophélie Pannetier.

Osez surprendre vos salariés

N’ayez pas peur d’innover pour marquer l’esprit de vos salariés. A l’image du groupe The Links, qui s’est donné pour mission de « transformer la communication RH en une expérience parfois décalée » : « Pour cela, nous avons créé le Zoom en short, une version condensée des informations RH essentielles, imprimée et stratégiquement affichée dans un lieu inattendu : les cabines toilette de l’entreprise, où chacun peut en prendre connaissance de manière plus « informelle ». Cette initiative n’est pas seulement un moyen original de rendre les informations RH accessibles à tous, mais favorise aussi la conversation avec les collègues, les fournisseurs et même avec nos clients qui les découvrent, en créant un espace où l’humour et la curiosité se mêlent au quotidien professionnel ! »