RSE : 7 ingrédients pour organiser un événement d’entreprise responsable

Informatique, Finance, Achats, RH… de nombreux services se posent aujourd’hui la question de l’impact de leur activité sur leur environnement. Un réflexe devenu indispensable, alors que la situation climatique rappelle, chaque jour, aux individus, aux entreprises, aux Etats l’urgence d’adapter nos comportements pour éviter la catastrophe.

Mais cette réflexion RSE doit également s’étendre à l’organisation de moments plus informels et conviviaux : team buildings, soirées, séminaires… Des temps forts souvent loin d’être anecdotiques dans le bilan carbone d’une entreprise. Gaëlle Guérinel, cofondatrice de l’agence événementielle La Belle Ethique, nous livre la recette d’un événement écoresponsable et inclusif.

« Avant tout, il faut penser global : comment mon événement va s’inscrire dans le territoire en ayant l’impact le plus minime possible sur l’environnement ? Pour réussir cela, la première clé est l’anticipation, à la fois dans la réservation du lieu, le contact des prestataires et la communication auprès des participants ! »

1.    Un emplacement stratégique

« Le choix du lieu est stratégique et doit permettre de favoriser les mobilités douces : transports en commun, vélo… La partie transport compte souvent pour 80% des émissions de gaz à effet de serre d’un événement, il faut donc prioriser cet aspect. Choisir un lieu accessible, c’est aussi se préoccuper de l’accueil des personnes à mobilité réduite : assurez-vous que le site soit aux normes. »

2.    Pensez covoiturage

« Pour les personnes n’ayant pas d’autres options que la voiture pour se rendre à l’événement, ou si votre lieu est excentré, la meilleure option est le covoiturage. Vous pouvez mettre en place une plateforme pour permettre à vos salariés de faire voiture commune. Pour que chacun ait le temps de s’organiser, mieux vaut communiquer environ un mois avant l’événement, puis relancer trois à quatre fois les participants jusqu’à la veille du jour J. »

3.    Communiquez bien en amont sur l’événement

« Communiquez en amont sur l’événement (par mail, s’il s’agit d’un événement interne, ou via les réseaux sociaux, si vous invitez des personnes extérieures à l’entreprise). Cela permet, à la fois, aux participants de s’organiser et à l’entreprise de les sensibiliser à certains écogestes. En leur demandant, par exemple, d’amener leur gourde car il n’y aura pas d’écocup. Veillez à inclure tout le monde dans votre message : vous pouvez, notamment, proposer un questionnaire pour savoir quelles conférences les personnes souhaitent suivre, si elles ont besoin d’un aménagement particulier (boucles audio pour malentendants…). »

4.    Restauration : des produits locaux de saison

« De plus en plus d’entreprises misent sur des menus 100% végétarien ou, a minima, 80% végétarien, pour limiter l’impact carbone que représente la consommation de viande. Dans tous les cas, privilégiez des prestataires qui travaillent des produits locaux et de saison. »

5.    Des infrastructures équipées en matériel

« Plus vous choisissez un endroit déjà équipé en matériel de son, de lumière, de projection, plus vous réduisez le flux de camions venant apporter ce matériel sur le site. En fonction de vos besoins, ce peut être une salle de spectacle, un château ou un gîte habitué à organiser ce type d’événements… »

6.    Misez sur les activités pour transmettre vos valeurs

« Un séminaire ou une soirée d’entreprise sont de belles occasions de rendre visibles vos valeurs et vos engagements, que ce soit auprès de vos collaborateurs, de vos partenaires ou de vos clients. Vous pouvez imaginer différentes animations pour les sensibiliser : ateliers sur les écogestes, Fresque du climat ou du numérique, documentaire-débat… »

7.    Envoyez le bilan carbone de l’événement aux participants

« J’invite les entreprises à réaliser le bilan carbone de leur événement et à l’envoyer aux participants, pour mesurer l’impact que celui-ci a eu et identifier des axes d’amélioration pour les prochains. A titre d’exemple, lors d’un événement récent, nous avons pu mesurer le poids non négligeable que représentent les visios dédiées à la préparation de l’événement. De nombreuses heures de visio qui auraient parfois pu être remplacées par un simple coup de fil. »