ChatGPT, Google Bard… comment les RH utilisent l’IA générative au quotidien
Nous vous avons questionnés sur vos usages les plus courants de l’intelligence artificielle générative. Et ils sont nombreux !
« Curieux », « enthousiastes », « très excités », « inspirés » : les RH que nous avons interrogés ont accueilli les progrès de l’IA générative de manière plutôt positive. Un an après l’essor de cette technologie, quels en sont leurs principaux usages professionnels ? Et pour quels résultats ?
Un assistant pour vos recrutements
Rédiger une offre d’emploi
Pour écrire une offre d’emploi, l’IA peut être « une bonne source d’inspiration », estime Sarah Aubry, Talent Acquisition chez HelloWork. « Pour avoir un résultat satisfaisant, il faut apprendre à lui parler, lui donner de la matière sur l’entreprise, le descriptif du poste et le profil recherché. » La recruteuse obtient ensuite un texte de base auquel elle ajoute sa patte : « Plus on dialogue avec l’outil, plus il pourra reproduire notre style dans ses propositions ! »
Le plus efficace, selon Pierre Allain, Lead Talent Acquisition chez Hublo, est d’assigner un rôle et un objectif à l’agent conversationnel : « Tu es recruteur dans le secteur du e-commerce et tu dois rédiger une annonce qui se démarque de la concurrence. »
L’outil peut également être employé pour améliorer une offre existante, explique Bleuenn Passelande, Talent Acquisition chez HelloWork : « Parfois, je lui donne l’offre d’emploi initiale et je lui dis que j’aimerais la rendre plus fun ou, au contraire, plus formelle. Ses propositions sont souvent intéressantes. »
Écrire un message d’approche
« ChatGPT a de l’humour, constate Maud Grenier, fondatrice de la communauté RH Worldmakers. On peut lui demander de rédiger un message d’approche décalé pour créer de la proximité et de la sympathie chez le candidat. »
Concevoir une score card
« Je mettais deux heures à faire une score card, maintenant, je mets vingt minutes grâce à l’IA ! » témoigne encore Maud. « C’est un bon moyen de créer des matrices pour déceler telle ou telle compétence chez un candidat, confirme Sarah. On peut lui demander, par exemple : ‘’Quel type de question puis-je poser au candidat pour évaluer son esprit d’initiative ?’’ »
Trouver des candidats sur le web
Pierre trouve également l’IA pertinente dans ses recommandations sur la recherche booléenne à effectuer, dans un moteur de recherche donné, pour un certain profil de candidat.
Construire une trame de questions
De son côté, Bleuenn l’utilise souvent pour préparer un brief avec un manager au début d’un processus de recrutement : « Je m’appuie sur sa structure pour construire ma trame : quels points essentiels je dois aborder, quelles questions lui poser… »
De la même manière, l’outil permet de construire des trames d’entretien d’embauche efficaces : « Grâce à l’IA, on recrute mieux, juge Pierre, car suivre une trame bien structurée permet de prendre des décisions plus objectives et de limiter nos biais. »
Envoyer un mail de refus
Alors qu’il n’est pas toujours simple d’argumenter en cas de rejet d’une candidature, l’IA peut être d’un précieux secours : « Lorsqu’un manager nous donne peu d’éléments pour justifier son refus ou que le motif est difficilement recevable, il faut peser ses mots pour faire un retour au candidat. Je fournis alors le CV du candidat, mon offre d’emploi et mon motif de refus à ChatGPT qui me propose une formulation pour faire passer le message en douceur », témoigne Bleuenn.
Un artisan de votre marque employeur
Communiquer sur les réseaux sociaux
« La marque employeur est souvent le parent pauvre des RH. Elles n’ont pas beaucoup de temps à lui consacrer, pourtant la communication RH est d’autant plus importante dans un contexte de tension de recrutement », observe Maud, qui utilise l’IA comme booster de créativité. « Je lui demande des idées de contenus de posts et elle m’aide à élaborer un planning éditorial sur les réseaux sociaux. »
« Il ne faut jamais oublier que ChatGPT raisonne comme un enfant, il faut lui donner des consignes claires, sinon, il ne sait pas bien faire : pour le nourrir, tu peux partager avec lui des posts que tu as rédigés et qui ont bien fonctionné, poursuit-elle. Je lui ai déjà demandé d’écrire à la manière d’humoristes que j’apprécie, comme Florence Foresti, et le résultat est bluffant. Plus ta requête est complète, plus sa réponse sera détaillée. »
La fonctionnalité Custom Instruction (instructions personnalisées) de ChatGPT permet, en outre, d’autoévaluer ton post, explique Bleuenn : « Tu renseignes dans les paramètres ta profession, le contexte, l’objectif et les critères de notation et tu lui demandes de noter ton contenu sur 20. Ensuite, tu converses avec lui pour savoir ce qu’il faut changer dans ton message pour améliorer ton score. »
Ce dialogue ne doit toutefois pas vous faire oublier que les données que vous partagez avec lui sont ensuite facilement à la portée de tous : « Ne lui communiquez pas de données sensibles sur votre entreprise, attention au RGPD ! », avertit Sarah.
Faciliter l’onboarding
Pourquoi ne pas également solliciter l’IA pour l’onboarding de vos nouvelles recrues ? « Nous avons créé un document qui explique à nos alternants les différents métiers de notre entreprise. Nous leur remettons lors de leur parcours d’intégration », illustre Pierre.
Valoriser ses contenus RH
Autre point sur lequel l’IA générative se montre performante : l’organisation et la hiérarchisation des informations. « Récemment, j’ai travaillé sur un prompt pour créer un guide sur la construction d’une grille salariale. J’ai partagé le contenu brut et la méthodologie. J’ai obtenu un plan avec des chapitres bien découpés. Ça m’a fait gagner un temps fou ! » témoigne Maud.
Repenser ses process RH
L’IA se montre pleine de ressources lorsqu’il s’agit de questionner ses pratiques RH : « Ma direction m’a demandé de lui proposer des axes d’amélioration de notre process d’offboarding. J’ai interrogé ChatGPT qui s’est révélé être un formidable outil de brainstorming. Il nous a notamment suggéré de créer un réseau d’alumni pour fédérer les anciens salariés. »
Un facilitateur pour l’administratif
Faire un reporting
« Après un entretien d’embauche, je transmets à ChatGPT mes notes prises sur un candidat et il fait immédiatement la synthèse », témoigne Joséphine Total, responsable des ressources humaines chez ReCom. Maud l’utilise également pour réaliser des comptes-rendus de réunion ou d’entretien à partir de notes vocales.
Rédiger une note de service
Joséphine s’en sert aussi pour rédiger des notes internes : « Au moment de la mise en place d’une prime répondant à différents critères d’attribution, je lui ai demandé de rédiger une note d’information à destination du CSE. En vingt ou trente minutes, j’ai obtenu un document très carré, alors que j’aurais dû passer deux heures dessus sans l’IA ! »
Créer des supports de communication interne RH
Des technologies telles que Google Bard ou ChatGPT permettent aussi aux RH, sur-sollicitées sur les mêmes sujets, de se dégager du temps en donnant facilement accès à leurs collaborateurs à des informations pratiques : « J’utilise cet outil pour rédiger des fiches sur les questions qui reviennent souvent : comment poser ses congés ? Quelle est la politique de télétravail ? » développe Joséphine.
D’autres entreprises ont intégré à leurs outils de communication interne un chatbot répondant aux questions RH de leurs collaborateurs, signale Maud : « Les RH sont trop dans le run et pas assez dans le build, l’IA leur permet de gagner du temps dans la gestion courante pour se concentrer sur l’accompagnement humain. »
D’autres champs d’application à explorer
Développer l’offre de formations
Dans les mois qui viennent, les RH que nous avons questionnées envisagent de s’appuyer sur l’IA pour enrichir leur offre de formations : « L’enjeu est double : nous former nous-mêmes à l’outil et permettre à nos collaborateurs qui le souhaitent de monter en compétences grâce à l’IA. Avec, en tant que RH, une problématique que nous devrons résoudre : comment évaluer le travail d’un salarié qui sait utiliser l’IA générative au regard de celui d’un collaborateur qui ne maîtrise pas l’outil ? » s’interroge Maud.
Répondre à des questions de droit du travail
« J’utilise l’IA avec des pincettes pour ma veille d’actu parce que je me méfie des fake news », avance Sarah, qui pointe les limites de la version gratuite de ChatGPT, dont la base de connaissances s’arrête en septembre 2021.
« Aujourd’hui, il faut vérifier les chiffres, les dates, les sources citées par l’IA, reconnaît Maud. Mais, je pense qu’il peut devenir clé dans notre veille juridique dans les prochains mois, au vu de ses progrès très rapides. Le jour où l’outil sera plus fiable, il pourra se muer en moteur de recherche efficace pour toutes nos questions de droit du travail : ‘’Quel est le délai de prévenance pour la rupture de la période d’essai prévu par la convention collective de la métallurgie ?’’. »
« On se doutait que l’IA allait révolutionner nos façons de travailler, on ne cesse de trouver de nouveaux usages professionnels de cette technologie et les RH ne font pas exception », constate Pierre. « Face au développement inéluctable de l’IA, les entreprises peuvent opter pour trois stratégies : laisser faire, interdire ou réguler, énumère Maud. La troisième voie me semble la plus raisonnable. Et cela passe notamment par la création de chartes sur l’utilisation de l’IA au sein des entreprises. »
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Bien s’équiper pour bien recruter
