Comment donner une réponse négative à un candidat ?

« Ils ne répondent pas aux candidats », « J’ai envoyé mon CV il y a deux mois, depuis silence radio »… Ces quelques commentaires laissés au bas d’un post sur les réseaux sociaux ou sur un site de notation des entreprises peuvent considérablement vous discréditer aux yeux des potentiels candidats. D’où l’importance de soigner vos retours à candidature pour améliorer la qualité de votre expérience candidat.

Selon notre enquête HelloWork sur le recrutement en 2022, 73% des candidats jugent très important de recevoir un message si leur candidature n’est pas retenue par une entreprise. De leur côté, 67% des recruteurs disent informer systématiquement le candidat en cas de refus. Un décalage qui porte à réfléchir, quand on constate qu’un mail ou appel peut suffire à laisser au candidat une impression positive.

Qu’il s’agisse d’une candidature spontanée ou d’une réponse à une offre d’emploi, « il est important et indispensable d’expliquer aux candidats postulants et rencontrés pourquoi ils n’ont pas été retenus, et ce pour deux raisons : rester bienveillant à leur égard et préserver la réputation de l’entreprise », appuie Jenny Gaultier, cofondatrice du Mercato de l’emploi.

Mail ou appel ?

Un mail peut tout à fait convenir pour informer le candidat de votre refus. Répondre sous un court délai lui permettra de ne pas nourrir trop d’espoir et de vous faire gagner du temps à tous les deux. En faisant ce retour, vous vous épargnerez aussi les mails et appels de relance du candidat, impatient de connaître le verdict.

Plus le candidat est allé loin dans le processus de recrutement, plus il attendra, légitimement, une justification étayée de votre refus. Dans le cas où le candidat a déjà effectué des entretiens, qu’ils soient physiques, téléphoniques ou en visio, Marion Fessaguet, responsable RH et administrative chez iExec, conseille « d’appeler la personne afin de partager avec elle un retour honnête et constructif. Lorsqu’une personne a passé du temps et de l’énergie dans le processus de candidature (entretiens, tests…), il est important que l’entreprise soit transparente et prenne le temps de faire ce retour oral. »

Remercier d’avoir postulé

Que ce soit par écrit ou à l’oral, commencez par remercier la personne pour sa candidature. Avec des formules du type : « Nous vous remercions pour l’intérêt que vous portez à notre entreprise mais, malgré vos compétences, notre choix s’est arrêté sur une autre candidature », conseille Anne-Sophie Laignel, directrice générale d’iPaidThat. Personnaliser votre retour prouvera au candidat que vous avez bien pris le temps d’étudier sa candidature avec sérieux.

Mettre d’abord l’accent sur les points forts du candidat

Pensez également à mettre en avant les qualités du candidat, qu’il s’agisse de son parcours universitaire ou professionnel, d’un trait de sa personnalité que vous avez apprécié, d’une compétence technique rare. Ce discours positif viendra contrebalancer la déception causée par le refus.

Expliquer les raisons du refus

Pour Marion Fessaguet, « tout candidat mérite d’être informé des suites données à sa candidature, que celles-ci soient positives ou négatives. Dans le cas où le profil ne correspond pas au poste à pourvoir (par exemple, une expérience insuffisante par rapport au niveau de séniorité demandé, une formation trop éloignée des besoins du poste…), même sans avoir eu de contact direct avec cette personne, nous nous devons d’envoyer au minimum un mail, dans la mesure du possible personnalisé, afin d’informer des raisons de notre refus. »

Absence d’une certification essentielle, manque de mobilité géographique, mauvaise maîtrise d’une langue vivante… « Quelle que soit l’explication avancée, il faut donner une réponse claire et précise qui ne tourne pas au dédouanement ou au mélodrame », affirme Anne-Sophie Laignel. Pour cela, l’idéal est de s’appuyer sur des éléments factuels, présents ou absents du CV ou identifiés au cours de l’entretien (incapacité du candidat à répondre à une question, test non concluant…). Ces arguments seront davantage irréfutables que ceux qui semblent relever d’une appréciation subjective.

Le recruteur peut également donner au candidat des pistes d’amélioration de sa candidature : conseils pour remanier son CV ou sa lettre de motivation ou perfectionner sa posture en entretien d’embauche, compétences à renforcer dans le cadre d’une formation, par exemple.

Encourager le candidat

Vous pouvez conclure votre mail ou votre conversation téléphonique par un message d’encouragement pour donner un nouvel élan à sa recherche d’emploi : « Nous vous souhaitons une bonne réussite dans votre recherche. »

Si vous disposez d’une CVthèque et que vous souhaitez y conserver le CV du candidat, vous pouvez l’en informer : « Votre CV comporte des caractéristiques intéressantes et nous le conservons donc dans notre base de données. Nous n’hésiterons pas à vous recontacter si nous ouvrons un poste qui correspond davantage à votre profil. » Vous pouvez également inviter le candidat à postuler à nouveau dans votre entreprise à l’avenir.

Employer un ton bienveillant

Enfin, prêtez attention au vocabulaire choisi pour ménager votre candidat. « Employer un ton bienveillant et répondre rapidement au candidat laissera une bonne impression au candidat et servira votre marque employeur », assure Anne-Sophie Laignel.