Rapport d’étonnement : pourquoi et comment le mettre en place

Le rapport d’étonnement est un outil de management en entreprise, permettant de récolter l’opinion des nouveaux collaborateurs à propos de leur intégration mais également de l’entreprise et ses pratiques. Le but est de recueillir les impressions d’une personne neutre encore étrangère à l’entreprise, contribuant à améliorer son fonctionnement. Retrouvez tout ce qu’il y a à savoir sur le rapport d’étonnement, ses objectifs, sa création et son analyse.

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement en entreprise ?

Le rapport d’étonnement est un document mis au point par les Ressources humaines à destination des nouveaux collaborateurs. Aussi connu sous le nom de note d’observation critique, il est remis à une nouvelle recrue quelques semaines après son embauche, au terme de la phase d’intégration. Il permet de recueillir ses premières impressions sur l’entreprise et lui donne l’opportunité de partager une vision critique et constructive de son nouvel environnement, afin d’apporter un regard neuf sur son fonctionnement aux équipes dirigeantes. Le rapport d’étonnement peut revêtir la forme d’un questionnaire ou d’une synthèse, retraçant les éléments qui l’ont interpellé positivement ou défavorablement.

Quels sont les objectifs du rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement est un diagnostic pour l’organisation. La nouvelle recrue n’est pas encore familière de la culture d’entreprise et peut identifier des dysfonctionnements de façon neutre, sans aucun biais. Ce document représente un double intérêt, d’abord pour l’employeur :

• Il souligne les forces et les faiblesses de son fonctionnement ;
• Il indique des voies d’amélioration pour accroître ses performances ;
• Il propose des idées novatrices à implémenter ;
• Il témoigne d’une volonté de s’améliorer.

Mais il est également très intéressant pour le nouvel arrivant lui-même :

• Il implique le salarié dans la vie de l’entreprise et le rend acteur de son intégration ;
• Il légitime son opinion et lui permet d’influencer positivement l’organisation ;
• Il développe sa curiosité face au fonctionnement de l’entreprise ;
• Il décuple l’investissement et la motivation en le transformant en contributeur.

Rapport d’étonnement : quelle temporalité respecter ?

Le rapport d’étonnement doit être remis à une nouvelle recrue au cours de son parcours d’intégration. L’idéal est d’évoquer l’existence de ce rapport dès son arrivée au sein de l’entreprise et de fixer une date de rendu à plus 3 mois. Il s’agit de la période de temps nécessaire pour qu’il se familiarise avec son nouvel environnement sans pour autant être déjà habitué aux rouages de l’entreprise. La remise d’un rapport d’étonnement peut également être demandée à un salarié changeant de service ou ayant été promu au poste de manager, afin qu’il apporte un œil neuf sur son nouvel environnement de travail.

Comment construire la trame du rapport d’étonnement ?

La trame du rapport d’étonnement est construite en fonction des objectifs de l’entreprise. Pour son élaboration, il faut déterminer précisément le type d’informations qu’il devra faire ressortir et se montrer neutre dans la rédaction des questions pour ne pas influencer l’opinion du salarié. Il est également important de laisser suffisamment de place au développement de son analyse. Pour être exploitable et efficace, il faut s’assurer de créer une trame suffisamment précise, simple et la plus synthétique possible. Les questions à intégrer peuvent être relatives à la qualité de :

• L’accueil ;
• Le management ;
• L’environnement ;
• Les processus ;
• Le rythme de travail ;
• La communication interne ;
• Les outils mis à disposition.

Comment instaurer un rapport d’étonnement dans une entreprise ?

Pour instaurer un rapport d’étonnement dans une entreprise, il faut s’entretenir avec la nouvelle recrue à son sujet dès son arrivée, en prenant le temps de lui expliquer son importance, son rôle et les objectifs auxquels il répond pour lui et pour l’entreprise. Encouragez-le à exprimer son opinion librement et avec spontanéité, sans qu’il ne craigne des représailles. Le but est d’obtenir des informations pertinentes et relativement brutes, afin de profiter du regard nouveau qu’il pose sur la structure et son fonctionnement. À la date du rendu, le rapport d’étonnement doit idéalement faire l’objet d’une réunion de débrief. C’est l’occasion de demander des éclaircissements éventuels sur certains points à l’oral et peut-être même d’échanger sur ces questions.

Comment analyser le rapport d’étonnement d’un salarié ?

Pour analyser un rapport d’étonnement, il faut impérativement distinguer les remarques subjectives et personnelles du salarié de ses observations liées à sa réelle expérience dans l’entreprise. Certains éléments peuvent être le fruit d’une interprétation ou d’un ressenti forgé par ses expériences professionnelles antérieures. D’autres points soulevés auront en revanche un lien direct avec son vécu et participeront à faire un constat objectif sur la réalité de l’entreprise.

Triez également les éléments de réponses positifs des plus négatifs, les manquements et les dysfonctionnements réels. Il sera ainsi plus facile pour les équipes dirigeantes de comparer les tendances entre plusieurs rapports d’étonnement, afin d’établir la récurrence et donc l’existence d’un problème et d’apporter des améliorations si besoin.