Ces tâches superflues qui font perdre du temps à vos salariés (et minent leur moral)

Piètre titre de gloire, les Français remportent la palme mondiale de ceux qui perdent le plus de temps au travail. C’est ce que révèle l’étude Anatomy of Work 2021 réalisée par Sapio Research pour Asana, spécialiste de gestion de communication en équipe.

D’après les chiffres de cette enquête publiée le 14 janvier dernier, parmi un panel de 13 123 travailleurs qualifiés interrogés en Europe, en Asie et aux États-Unis, les Français sont ceux qui consacrent le plus de temps (66% de leur durée de travail) à des tâches de « work about work ».

Une journée par semaine de travail superflu

Cette expression désigne, selon les auteurs de l’étude, « ces activités qui nous empêchent de nous concentrer sur les tâches qualifiées. Et qui incluent les réunions superflues, la recherche d’informations, la consultation d’e-mails, le fait de passer d’une application à l’autre, la gestion des priorités changeantes et la vérification du statut d’un projet ». Ces tâches liées à l’organisation du travail réduisent considérablement notre productivité. Puisqu’il ne nous reste plus que 21% de notre temps à consacrer aux activités qualifiées et 13% pour celles liées à la stratégie (planification…).

Dans le viseur de l’enquête, deux habitudes chronophages très répandues dans l’Hexagone : la réalisation de tâches déjà effectuées par un collègue, qui ferait perdre 5h par semaine aux collaborateurs français, et la participation à des réunions qui ne nous concernent pas, qui représenterait 3h de temps hebdomadaire gaspillé !

Concrètement, nous consacrons donc une journée par semaine à du travail superflu. Et cela a un impact considérable sur notre efficacité : travaux bâclés ou rendus en retard, distraction, journées à rallonge.

Une surcharge de travail néfaste pour la santé

Conséquence néfaste de ce gaspillage de temps : une surcharge de travail qui ne s’est pas arrangée avec le télétravail. Bien au contraire ! L’étude nous apprend que les salariés français ont totalisé 455 heures supplémentaires en 2020 (contre 242 en 2019) et que ce sont ceux qui ont le plus de mal à se déconnecter de leur travail en fin de journée. Un phénomène qui menace l’équilibre vie personnelle-vie professionnelle et qui affecte la santé mentale des actifs.

« Entre les journées de travail plus chargées et le manque de clarté sur les tâches (49 % estiment que c’est cela qui entraîne plus de réunions), ils se sentent surchargés. 70 % d’entre eux ont même connu un épisode de burn-out », résume Simon O’Kane, directeur général EMEA d’Asana, dans les colonnes de Forbes.

Moins de réunions pour plus d’efficacité

Comment faire pour changer la donne ? Le directeur d’Asana conseille aux entreprises d’« apporter plus de clarté à leurs équipes pour les aider à comprendre les objectifs globaux de l’entreprise (…) Il leur faudra également offrir une plus grande flexibilité en matière d’horaires de travail. Ainsi, plus d’un tiers des travailleurs interrogés en France affirment que des horaires flexibles amélioreraient le travail à distance. »

Il préconise aussi aux managers d’adopter une stratégie de « less is more » passant par « moins de réunions et plus de travail asynchrone ». 29% des collaborateurs français interrogés préconisent de réduire le nombre d’appels vidéo et de réunions et demandent à leur entreprise d’élaborer des « lignes directrices pour rendre ces réunions plus efficaces ». D’après eux, une amélioration de ces processus pourrait se traduire par un gain de temps de 5 heures et 51 minutes par semaine. Cela vaut la peine de se pencher sur la question !