Onboarding : les clés pour optimiser votre processus d’intégration

Outil stratégique de rétention des talents, l’onboarding est le programme d’accueil d’un nouveau collaborateur ou d’une nouvelle collaboratrice au sein d’une entreprise. De la qualité de ce parcours d’intégration dépendra fortement l’envie du nouveau salarié de s’impliquer ou non dans le projet de l’entreprise. Ce moment doit être préparé avec attention par les équipes RH et les managers qui accueillent la nouvelle recrue, puisque c’est sur cette base que cette dernière forgera sa première impression qui déterminera son degré d’engagement.

Que désigne l’onboarding ?

Par onboarding, terme emprunté à l’anglais, on désigne le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur. C’est le parcours de bienvenue destiné, littéralement, à « faire embarquer » vos nouveaux salariés dans la vie de votre entreprise.

L’onboarding succède immédiatement au processus de recrutement. Cette période court généralement de la promesse d’embauche d’une personne jusqu’à quelques semaines après sa prise de poste, voire jusqu’à la fin de sa période d’essai, dans certaines entreprises.

Le programme de l’onboarding est construit par l’équipe des ressources humaines, en concertation avec les managers.

Pourquoi mettre en place un parcours d’onboarding ?

Pour fidéliser vos talents

Selon une étude PageGroup, cabinet français spécialisé dans le recrutement et l’intérim, datant de décembre 2024 : 58% des collaborateurs ne s’étant pas sentis correctement accueillis lors de leur premier jour de travail ont pensé à démissionner de leur entreprise à l’issue de celui-ci. L’onboarding, c’est du donnant-donnant : plus vous vous évertuez à ce que votre nouveau salarié s’acclimate rapidement à son cadre de travail, à son équipe et à votre entreprise, plus celui-ci aura certainement envie de s’investir dans ses nouvelles missions.

Pour donner aux nouveaux salariés le mode d’emploi de l’entreprise

Rien de plus inconfortable que d’être jeté dans le grand bain sans avoir les informations nécessaires à sa prise de poste. L’onboarding permet de rassurer le collaborateur et de lui donner toutes les précisions quant aux questions qui lui viendront naturellement au moment de découvrir son nouvel univers professionnel : quels horaires, quelles règles en matière de télétravail dans votre entreprise, quels outils digitaux utiliser, quels canaux de communication privilégier, quels interlocuteurs solliciter pour une question liée à la paie, aux congés ? L’essentiel de ces informations peut être transmis au collaborateur, par mail, avant son arrivée, ou lors d’un point RH.

Pour acclimater la nouvelle recrue à votre culture d’entreprise

L’onboarding, c’est aussi le moment de rappeler les fondamentaux de l’entreprise : son histoire, ses valeurs, sa raison d’être, ses projets. Une vision le plus souvent présentée par le(s) fondateur(s) et/ou dirigeant(s) de l’entreprise aux salariés recrutés au cours du parcours d’intégration.

Pour lui donner les clés facilitant sa prise de poste

D’après la même étude conduite par PageGroup, « 65% des salariés auraient aimé que leur employeur mette en place davantage d’actions pour faciliter l’intégration ». Prise en main du matériel, formation à tel ou tel logiciel nouveau, communication des mots de passe, premières missions et premiers feedbacks du manager… Les premiers jours, via le parcours d’intégration, sont l’occasion pour le nouveau salarié de découvrir progressivement la réalité du poste, le plus souvent secondé par un collègue, un mentor ou son propre manager. L’idée est de mettre la nouvelle recrue en confiance pour qu’elle puisse s’approprier rapidement ses missions et poser les questions nécessaires en cas de points de blocage ou de doutes.

Pour permettre au salarié de faire connaissance avec ses collègues

L’onboarding est également l’instant où le nouvel arrivant rencontre ses collègues, lors de moments formels (présentation par le manager au reste de l’équipe) et informels (déjeuner, café d’accueil, pot de bienvenue…). D’ailleurs, tandis que « 74% des candidats souhaiteraient un premier contact avec leurs futurs collègues » avant même leur arrivée, seulement 16% des entreprises sondées déclarent le proposer.

Ces temps d’échange permettront aux nouveaux employés de mieux cerner le rôle de chacun au sein de l’équipe et d’identifier les personnes avec lesquelles il interagira principalement, mais aussi d’apprendre à les connaître.

Quelles sont les étapes de ce parcours d’intégration ?

Lors du processus d’onboarding, tandis que certains points vont directement impacter le futur employé (accueil chaleureux le jour J, point avec le ou la manager, mise à disposition de tous les accès nécessaires à sa prise de poste, déjeuner avec l’équipe…), d’autres relèvent de vos responsabilités en tant que RH pour garantir la conformité légale de son embauche. Bien que cette partie administrative de l’intégration des nouvelles recrues ne soit pas la plus captivante, elle demeure inévitable. Pour ne rien laisser au hasard, voici les étapes clés à suivre pour un onboarding réussi.

La to-do list du préboarding

On appelle préboarding – période qui débute directement après le processus de recrutement -, l’accompagnement du collaborateur qui vient d’accepter le nouveau poste et qui suit jusqu’à sa prise de poste effective. Durant ce laps de temps, peuvent s’écouler de longues semaines, voire de longs mois. Maintenir la communication durant cette période est clé pour ne pas voir vos futurs collaborateurs se défiler. La personne recrutée peut recevoir des contre-propositions de la part de vos concurrents ou tout simplement changer d’avis et décider que votre entreprise n’est pas faite pour lui. Pour éviter que cela arrive, plusieurs solutions s’offrent à vous.

Dès la validation de l’embauche du nouveau collaborateur :

• Se renseigner sur les éventuelles aides financières pour les personnes en situation de handicap, les alternants, les contrats d’insertion professionnelle, les zones géographiques particulières…
• Rassembler les documents nécessaires tels qu’une photocopie de la carte vitale du futur salarié, de sa pièce d’identité, de son permis de conduire si besoin, son RIB…
• Préparer le contrat de travail et, idéalement, le faire signer avant l’arrivée du salarié. En réglant cette formalité à l’avance, vous évitez les démarches administratives le jour de son arrivée et permettez au nouveau collaborateur de se consacrer pleinement à son intégration et à sa prise de poste.
• Effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE).
• Inscrire le salarié au registre unique du personnel.
• Préparer le programme de sa première journée.
• Maintenir le lien avec votre futur salarié en lui proposant un appel téléphonique pour répondre à toutes ses interrogations. Pour l’impliquer avant même son premier jour, vous pouvez le convier à suivre l’entreprise sur les réseaux sociaux, ou l’inviter à consulter votre site carrière comprenant les informations relatives à l’entreprise, le mot du dirigeant, des témoignages de collaborateurs…

Une semaine avant l’arrivée de votre nouvelle recrue :

• Saviez-vous que 98% des recrues voudraient connaître le déroulé de leur intégration mais seules 33% des entreprises communiquent sur le sujet, selon l’étude PageGroup ? Nous vous recommandons d’envoyer à votre futur salarié un mail l’informant du planning de sa première semaine et des informations pratiques pour le premier jour (Où stationner ? Comment s’habiller ? À quelle heure arriver au bureau ?).
• Pour maintenir le lien, vous pouvez également lui transmettre un lien de connexion pour se familiariser, le cas échéant, avec la plateforme d’e-learning sur laquelle il sera formé lors de son onboarding.
• Il est aussi possible d’envoyer au domicile de votre nouveau collaborateur son welcome pack contenant des goodies.

La to-do list de l’onboarding

Le premier jour

Ça y est, le jour J est arrivé. Vous avez su maintenir le lien pendant toute la phase de préboarding et vous vous apprêtez à accueillir votre nouvelle recrue au sein de votre entreprise. On ne saurait que trop vous rappeler l’importance de faire bonne impression dès le départ ! Un parcours d’intégration réussi, c’est l’assurance de commencer une collaboration sur des bases solides.

S’il revient à chaque employeur de construire le parcours d’onboarding qui correspond le mieux à sa culture d’entreprise, certaines étapes ou temps forts rythment classiquement la première journée :

• Un accueil chaleureux : accueillir votre nouveau collaborateur autour d’un café ou d’un petit déjeuner avec sa nouvelle équipe permet de mettre à l’aise toutes les parties. Si vous ne lui avez pas fait parvenir avant son arrivée, c’est le bon moment de lui offrir son welcome pack à l’effigie de votre entreprise.
• Un point RH : si cela n’a pas été fait avant son arrivée, cet échange permet de s’acquitter des formalités administratives, comme la signature du contrat de travail, les demandes d’adhésion à la mutuelle d’entreprise… Un membre de l’équipe RH informe le nouveau salarié des grands principes qui régissent la vie de l’entreprise (horaires, absences, charte de télétravail…), des avantages (tickets resto, mutuelle, intéressement et participation…) et se tient disponible pour répondre à ses questions.
• Un point avec le manager : place à l’opérationnel avec la présentation des activités de l’équipe, de son organisation et de ses collègues, ainsi que le détail des missions qui lui sont dévolues et ses objectifs. Il peut également lui faire faire le tour des locaux de l’entreprise et le présenter aux autres employés.
• L’installation à son poste de travail : le premier jour marque également la prise en main du matériel par le collaborateur. À cet égard, le manager et les équipes RH devront vérifier, en amont de l’arrivée du salarié, que tout le matériel (ordinateur, smartphone, badges…) et les mots de passe nécessaires à l’exécution de ses tâches seront prêts le jour J.
• Le déjeuner d’équipe : proposer au nouvel employé de se joindre à ses collègues durant la pause déjeuner est un excellent moyen de lui permettre de briser la glace de manière détendue et de se familiariser avec eux.

Les premières semaines

Le processus d’onboarding ne s’arrête pas à la fin de la première journée ou la première semaine de travail. Pour conseiller et épauler un nouveau salarié, certaines entreprises ont fait le choix de lui attribuer un parrain ou un mentor, interlocuteur privilégié auprès duquel il peut glaner des conseils et sur lequel s’appuyer en cas de difficulté.

Durant les premières semaines d’intégration, il est utile de planifier des points réguliers avec le manager, pour faire au collaborateur des retours sur le travail effectué et répondre à ses éventuels questionnements. Conviez votre nouvel employé aux points récurrents de l’équipe, bien évidemment, mais aussi aux réunions avec d’autres services, qui lui donneront une meilleure compréhension des différentes interactions.

De leur côté, les RH peuvent organiser des rendez-vous, à intervalles réguliers, pour sonder, de manière générale, si le collaborateur se sent bien intégré à l’équipe, en phase avec ce qui lui est demandé ou plus globalement avec la culture de l’entreprise. Ce constat peut être dressé lors de rapport d’étonnement où la personne qui vient de rejoindre l’entreprise est invitée à faire part des choses qui l’ont positivement surprise, déçue et de celles qui ont été conformes à ses attentes.

Et après ?

Ce n’est pas parce que votre nouveau collaborateur est désormais autonome qu’il ne faut pas l’accompagner sur la durée. Continuez de vous montrer disponible pour accueillir les questions laissées en suspens, celles qu’il n’avait pas osé poser au début. Veillez à ce que le manager organise des points de suivi réguliers, accompagne la montée en compétences du collaborateur et se montre à l’écoute de ses besoins et de ses souhaits d’évolution ou de formation.

En résumé

• L’objectif de l’onboarding est à la fois de permettre au nouveau collaborateur de découvrir l’entreprise, ses collègues et les projets sur lesquels il sera amené à travailler, de l’aider à s’approprier les méthodes de travail et les outils ainsi que de l’acclimater à la culture de l’entreprise en vue de le fidéliser.
• Le processus d’intégration démarre dès la phase de préboarding : dès la validation de l’embauche de la nouvelle recrue, préparez son contrat de travail, demandez-lui les documents nécessaires (RIB, photocopie de la carte vitale et de la pièce d’identité…), préparez le programme de sa première journée et donnez lui régulièrement des nouvelles.
• Le jour de son arrivée, assurez-vous que le manager et l’équipe sont prêts à accueillir le nouveau collaborateur, que son matériel est prêt, qu’il disposera de toutes les informations nécessaires pour faciliter son quotidien.
• Tout au long de la période d’essai, prévoyez des points réguliers avec le manager et/ou l’équipe RH pour répondre aux interrogations du salarié et recueillir ses première impressions.