Les meeting-free days, ou le remède contre la réunionite aiguë

« La réunionite aiguë, maladie bien connue du monde du travail qui consiste à multiplier les réunions pour n’importe quel sujet, est un des travers de notre époque. Désormais, elle s’exprime aussi bien sur site qu’en distanciel. Pour la contrecarrer, les “meeting-free days” ont émergé afin d’offrir une bulle de réflexion et de productivité aux collaborateurs. Et si on tentait une journée sans réunion ? »

Trop de réunions tuent la réunion

« La réunion possède de nombreuses vertus pour arbitrer sur des sujets ou permettre aux équipes de se retrouver dans un moment créatif. Mais, sa multiplication ou son déroulement peuvent avoir des effets contre-productifs : absence de décisions concrètes, dérive sur des sujets annexes, durée qui s’éternise, empêchant les collaborateurs d’être focalisés sur leurs tâches quotidiennes…. Face à ce constat, la mise en place du jour sans réunion a fait son chemin pour tester de nouvelles pratiques de travail et casser les automatismes.

Comme son nom l’indique, il s’agit de convenir d’un jour de la semaine de travail où les réunions sont proscrites… Au revoir la réunion du lundi matin sur Zoom pour organiser la semaine, le tête-à-tête avec votre collaborateur pour valider les cartes de vœux ou la “synchronisation stratégique” autour d’une présentation à valider pour le COMEX. Cette initiative peut être impulsée par les RH et/ou au niveau opérationnel pour repenser la productivité au travail et chasser les rendez-vous inutiles. »

Les avantages d’une journée sans réunion

« Pour en terminer avec les calendriers constamment saturés de réunions, un jour sans réunion peut être fixé au sein de votre équipe en obtenant un large consensus en interne. Cela permet aux équipes de planifier leur travail, d’augmenter la productivité et la créativité et de focaliser toute leur attention sur leurs tâches au quotidien. La valeur d’un travail ininterrompu ne peut être surestimée. Il favorise une profonde concentration et une réflexion sans distraction. Dans certains domaines qui nécessitent de sortir des sentiers battus pour résoudre des problèmes complexes, ces journées offrent un espace dédié au brainstorming, au développement de stratégies et à l’expérimentation.

Les journées sans réunion ont également un impact significatif sur le bien-être des collaborateurs. En effet, la tension constante des réunions consécutives peut conduire à l’épuisement professionnel, au stress et à une diminution de la satisfaction au travail. Elles offrent le soulagement dont les employés ont besoin. Les talents n’ont pas à jouer un rôle ou anticiper des critiques parfois stériles. Ces journées sont propices à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée avec le retour des vrais horaires et une culture de la responsabilité. Vive l’autonomie ! »

Suivez le mode d’emploi !

« – Définir des objectifs clairs et les contreparties attendues : communiquer le but et les avantages des journées sans réunion, en mettant l’accent sur leur impact potentiel sur la productivité, la créativité et le bien-être des employés.

– Établir des lignes directrices sur le moment et la manière dont les jours sans réunion seront observés, en vous assurant qu’ils correspondent aux desiderata de l’ensemble de l’équipe

– Proposer une formation : équipez les employés d’outils et proposez leur des formations de gestion du temps et de productivité pour les aider à tirer le meilleur parti de leurs journées sans réunion.

– Évaluer et itérer : mesurer en permanence l’impact des journées sans réunion concernant l’avancement d’un projet et la satisfaction des collaborateurs. Soyez prêt à adapter l’approche en fonction des commentaires et des résultats.

– Proposer des alternatives : promouvoir l’utilisation de plateformes telles que Slack pour les réunions “à la volée”. Plutôt qu’organiser une réunion classique, on peut définir un moment convivial comme une promenade en forêt afin d’éveiller la curiosité et libérer la créativité. Les idées pourraient jaillir plus rapidement. »

Un débat dépassé : l’ère de la réunion continue avec Slack et WhatsApp

« Le recours à Slack ou WhatsApp ringardise la réunion car il permet à l’équipe de rester connectée sans avoir besoin de “monter” de longues réunions. Cela vise à répondre aux préoccupations en temps réel tout en permettant à chaque membre de l’équipe de se concentrer sur ses tâches tout au long de la journée. Ce mélange de commodité et de flexibilité dépoussière la réunion traditionnelle.

Vous êtes tentés par les “meeting-free days” ? Alors, veillez à ne pas organiser de réunion pour définir le jour sans réunion ! »