8 mauvaises raisons de ne pas répondre à vos candidats
Suivez les recommandations de nos experts pour répondre efficacement à tous vos candidats et leur laisser une bonne impression.
Aujourd’hui, moins d’un tiers des candidats dit recevoir une réponse à leurs candidatures*. Pourtant, 95,5% des candidats souhaitent recevoir un mail ou une notification si leur candidature a été refusée ou si l’offre a été pourvue. Ne pas laisser le candidat dans l’incertitude constitue donc un élément crucial d’une bonne expérience de recrutement. Nos deux experts Hellowork vous accompagnent pour lever vos freins éventuels et trouver des astuces pour vous faciliter la tâche !
1. « Je n’ai pas le temps »
Récolte des besoins de recrutement, rédaction des offres d’emploi, tri des candidatures, entretiens d’embauche… Les recruteurs ont une multitude de tâches à accomplir au quotidien. Et répondre aux candidats refusés n’est généralement pas en haut de leur to do list. « Ce n’est souvent pas une priorité pour les recruteurs, qui ne voient pas toujours l’intérêt d’envoyer ce type de message, et ça peut réellement être chronophage s’ils n’ont pas d’outils qui permettent d’automatiser les réponses ou de mails-types à portée de main », reconnaît David Goupil, Product Manager chez Hellowork.
Pourquoi c’est une mauvaise raison ? « Parce qu’en pensant gagner du temps, le recruteur peut en perdre : par exemple, si un candidat dont le profil ne correspond pas à votre entreprise postulent, trois, quatre, cinq fois. Ou si un candidat qui n’a pas de réponse lui envoie des mails, le relance par téléphone », témoigne Jérémy Blondeau, Product Manager chez Hellowork.
La bonne attitude : Si le profil du candidat ne convient pour aucun de vos postes dans l’entreprise, dites-le clairement dans votre message de refus. Et pour gagner du temps, préparez-vous plusieurs modèles de mail, un par motif de refus (manque d’expérience, lieu de résidence trop éloigné, indisponibilité immédiate…), afin de gagner en efficacité.
2. « Je reçois trop de candidatures »
Vous venez d’ouvrir votre recrutement il y a quelques jours et vous avez déjà reçu des centaines de candidatures ? Il peut alors vous sembler fastidieux de répondre à tous vos candidats.
Pourquoi c’est une mauvaise raison ? Un manque de réactivité peut vous faire passer à côté de bons profils si ceux-ci interprètent hâtivement votre absence de réponse comme un refus et postulent auprès de la concurrence. « Le délai de réponse jugé acceptable pour un candidat va jusqu’à 15 jours », explique Jérémy Blondeau. Si vous contactez le candidat plusieurs semaines après sa candidature, il sera sans doute trop tard !
La bonne attitude : « Mettre votre recrutement en pause le temps de traiter toutes les candidatures », conseille David Goupil. « N’hésitez pas à envoyer un message au candidat en cas de délais de réponse anormalement longs parce que, par exemple, un manager est en vacances. S’il est vraiment motivé par le poste, il saura vous attendre. »
3. « L’absence de réponse est en soi une réponse »
Certains recruteurs se contentent d’un mail de réception de la candidature précisant qu’en l’absence de réponse sous trois semaines, la personne doit considérer que sa candidature n’a pas été retenue.
Pourquoi c’est une mauvaise raison ? « Même si le candidat se doute bien au fil des jours qu’il n’a pas été retenu, il ne sera pas satisfait par ce type de message, rapporte Jérémy Blondeau. Il continuera peut-être d’espérer pendant ces trois semaines de silence et sa déception, au bout du compte, n’en sera que plus grande. »
La bonne attitude : « Mieux vaut une réponse, quelle qu’elle soit, que pas de réponse du tout, poursuit le Product Manager. Ça montrera à la personne qu’elle a été considérée. »
4. « Ça risque de donner une mauvaise image de l’entreprise »
Une autre croyance répandue parmi les recruteurs consiste à penser qu’un refus peut nuire à la réputation de l’entreprise.
Pourquoi c’est une mauvaise raison ? D’après un sondage Hellowork, seuls 5% des candidats considèrent que recevoir un retour négatif sur leur candidature détériore l’image de l’entreprise à leurs yeux. Dans les autres cas, ça améliore l’image de l’entreprise ou ça n’a aucun impact. « Quand ils postulent, les candidats savent qu’ils ne vont pas être acceptés partout, ça fait partie du jeu. Ils s’attendent à un refus. Ils apprécieront d’être informés rapidement de la décision du recruteur pour pouvoir passer à autre chose », assure Jérémy Blondeau. « Aujourd’hui, les entreprises qui répondent aux candidats refusés font partie des exceptions, donc c’est un bon moyen de se distinguer de la concurrence en laissant une bonne impression au candidat », complète David Goupil.
La bonne attitude : « Plus vous donnez d’informations au candidat, plus il sera content, affirme Jérémy Blondeau. La recherche d’emploi est une période d’instabilité, d’incertitude, pas forcément confortable : les candidats ont besoin d’être rassurés. Ils le seront si vous les tenez informés, au fur et à mesure, des différentes étapes de recrutement, de leurs objectifs et de leurs délais. »
5. « Je ne veux pas avoir à gérer des réactions négatives »
Certains recruteurs craignent de devoir faire face à des réactions hostiles de candidats dont la candidature a été rejetée et qui ne comprennent pas la décision du recruteur.
Pourquoi c’est une mauvaise raison ? « D’abord parce que les candidats mécontents en cas de refus ne représentent qu’un pourcentage très faible de candidats. Ensuite parce que les recruteurs seront relancés par les candidats s’ils ne répondent pas », souligne David Goupil.
La bonne attitude : Jouer franc jeu et préciser le motif du refus (manque d’expérience, prétentions salariales trop élevées) permet de limiter les incompréhensions et donc les sollicitations de la part du candidat. « Le recruteur le fait déjà lors des préqualifications téléphoniques : il met fin à l’appel en expliquant au candidat pourquoi, par exemple s’il y a des points bloquants comme le salaire ou le nombre de jours de télétravail. Il peut tout à fait faire la même chose à un autre stade du processus de recrutement », avance Jérémy Blondeau.
6. « Je n’ai pas vu la candidature »
C’est souvent le cas quand les recruteurs ne pensent pas à clôturer leurs offres d’emploi. Ils continuent alors à recevoir des candidatures qu’ils ne traitent pas. « Aujourd’hui, 30% des candidatures reçues via notre ATS ne sont pas vues par un recruteur », rapporte David Goupil.
Pourquoi c’est une mauvaise raison ? Car il ne tient qu’à vous d’optimiser vos process de recrutement, de mieux paramétrer vos outils ou d’en changer pour éviter ce genre d’erreur.
La bonne attitude : Pensez à clôturer vos offres d’emploi sur tous vos espaces de diffusion, dès que le poste a été pourvu, et à informer les candidats en cours de process que quelqu’un d’autre a été recruté. Si vous l’avez diffusée via un ATS, un clic suffira à la supprimer de l’ensemble des canaux de diffusion.
7. « Je garde ce candidat en vivier pour un prochain poste »
Un candidat était en short list mais vous en avez finalement sélectionné un autre ? Vous décidez de garder le candidat non retenu dans votre vivier pour un prochain poste sans le lui dire.
Pourquoi c’est une mauvaise raison ? « Refuser un candidat ne l’empêche non seulement pas de repostuler, mais l’incitera parfois à le faire, car il a en tête l’image d’un employeur bienveillant », rappelle David Goupil. En 2025, plus d’un candidat sur dix recruté via l’ATS Hellowork avait déjà été refusé par l’entreprise dans laquelle il a été embauché.
« Soigner l’expérience candidat est clé, car cela arrive de refuser un candidat dans un premier temps, puis de revenir le chercher trois mois plus tard, parce qu’on n’arrive pas à pourvoir le poste et qu’on a revu certains critères de recrutement. Le recruteur a alors tout intérêt à ce que le candidat ait vécu une expérience positive, qui passe notamment par un mail de refus de sa candidature. S’il a eu une mauvaise expérience, il n’acceptera probablement pas la proposition », témoigne David Goupil.
La bonne attitude : Dire au candidat que le poste a été pourvu et que sa candidature a été refusée mais ouvrir la porte à une future candidature, dans les prochains mois, sur un nouveau poste. Cette option permet également au recruteur de recontacter le candidat s’il peut correspondre à un nouveau besoin qui se fait jour.
8. « Je ne connais pas le motif du refus »
Si le manager n’a pas clairement dit pourquoi le candidat ne l’intéressait pas, le recruteur peut se retrouver coincé et ne pas savoir comment argumenter son refus.
Pourquoi c’est une mauvaise raison ? « Mieux vaut un mail qui ne précise pas le motif du refus que pas de mail du tout, estime David Goupil. C’est d’ailleurs souvent le choix que font les recruteurs quand la candidature passe directement du statut »Nouveau » à « Refusé » dans l’ATS : un mail générique envoyé en un clic. »
La bonne attitude : Si vous n’avez pas eu de contact avec le candidat, un mail générique de refus peut suffire. En revanche, si vous l’avez eu au téléphone ou vu en entretien, l’idéal est de personnaliser vos templates de mail en explicitant la raison du refus, voire de l’appeler.
*Enquête annuelle 2025 auprès des candidats Hellowork
Bien s’équiper pour bien recruter
