Comment bien répondre à tous vos candidats : nos conseils et exemples de mail
Parce que le ghosting n’est pas une option !
Répondre ou ne pas répondre aux candidats non retenus ? La question ne se pose pas si vous êtes un recruteur consciencieux, qui souhaite proposer la meilleure expérience candidat à tous et véhiculer une bonne image de votre entreprise (et c’est sûrement votre cas, si vous avez choisi de lire cet article).
Une écrasante majorité de candidats (96%) désirent être informés lorsque leur candidature est consultée par le recruteur. Et 69% d’entre eux estiment indispensable d’être informés lorsque leur candidature est refusée ou que l’offre d’emploi est pourvue.*
Vous redoutez l’aspect chronophage de ces réponses systématiques ? Vous ne savez pas quel ton employer pour informer le candidat qu’il n’a pas été retenu ? Basez-vous sur nos exemples pour vous lancer rapidement sans commettre d’impair.
Le candidat a été retenu
L’exemple
« Bonjour Elya,
Je vous remercie pour votre candidature et pour l’intérêt que vous portez à notre entreprise. Votre profil a retenu notre attention et je souhaiterais planifier avec vous un court entretien téléphonique pour discuter de votre parcours professionnel, du poste de XXX et de vos attentes.
Seriez-vous disponible mercredi 6 mars, à 12h ?
N’hésitez pas à me proposer d’autres créneaux si ce n’est pas le cas !
Anaël, chargée de recrutement chez [nom de l’entreprise] »
Ce que le candidat appréciera
- La valorisation de la pertinence de sa candidature au regard du poste visé
- Les détails sur la prochaine étape du processus de recrutement vont le rassurer et aller au-devant de ses interrogations : qui va le contacter ? Quand ? De quelle manière ? Pour discuter de quoi ?
- Le fait de proposer une date proche de premier échange montre que les étapes du processus de recrutement peuvent s’enchaîner rapidement et avec fluidité.
- Le fait de s’enquérir de la disponibilité du candidat sur une plage horaire afin de s’assurer que le premier échange s’effectue dans de bonnes conditions
- La personnalisation de la signature : le candidat sait à qui il aura affaire par la suite.
Le candidat ne fait pas l’affaire pour le poste
L’exemple
« Bonjour Eden,
Nous vous remercions pour votre candidature, mais, pour cette fois, nous n’y donnerons pas suite. Pour la deuxième étape de ce recrutement (les entretiens téléphoniques) nous avons retenu d’autres candidatures que nous considérons mieux correspondre à nos besoins au poste de XXX.
Notre décision ne repose cependant que sur la lecture de votre CV ou de votre lettre : si vous pensez que nous nous trompons (nous manquons peut-être d’éléments, ou notre annonce n’est peut-être pas assez détaillée), n’hésitez pas à nous fournir des informations complémentaires. Nous vous souhaitons un bon courage dans votre recherche d’emploi et une très belle continuation.
Et n’oubliez pas, notre entreprise continue de grandir, peut-être nous rencontrerons nous lors d’un prochain recrutement.
L’équipe recrutement de [nom de votre entreprise] »
Ce que le candidat appréciera
- Le message de remerciement pour sa candidature : ce message lui prouve que vous lui avez consacré du temps et de la considération
- L’argumentation de votre décision : quel que soit le motif, l’exposer en une phrase sera perçu comme une preuve d’honnêteté
- Le fait que l’entreprise se remette en question : loin de se positionner en sachant, le recruteur admet qu’il a pu passer à côté d’une information ou manquer de clarté
- L’empathie et la bienveillance du message
- L’invitation à postuler dans un autre contexte ou à une autre offre d’emploi.
N’hésitez pas à créer plusieurs modèles de mail, via votre ATS, pour adapter vos retours en fonction du motif de refus : candidat trop expérimenté, manque d’expérience, inadéquation du profil, offre déjà pourvue…
À noter que ce type de mail s’adresse à un candidat qui n’a pas passé le premier stade de recrutement. Si vous avez déjà échangé avec lui dans le cadre d’un entretien, privilégiez un retour oral afin de personnaliser davantage votre propos.
*Chiffres issus d’un sondage HelloWork, réalisé en janvier 2024, sur la base de 3600 réponses de candidats.
Bien s’équiper pour bien recruter
