Les 20 KPI à suivre absolument pour réussir vos recrutements

Dans le domaine du recrutement, avoir de bons résultats ne s’improvise pas. Sans indicateur précis, impossible de comprendre la performance de ses actions, de mesurer la qualité des candidatures et de ses recrutements, d’ajuster sa stratégie si besoin. Les KPI (indicateurs clés de performance) sont la boussole qui permet à une entreprise d’optimiser ses recrutements.

Vous êtes recruteurs ? Nous vous proposons une liste de 20 KPI importants à suivre pour piloter votre stratégie de recrutement.

Un KPI en recrutement, qu’est-ce que c’est ?

Un KPI est un indicateur quantifiable qui permet de mesurer la performance d’une action. Dans le recrutement, son rôle est de vous aider à évaluer l’efficacité de votre processus de recrutement, à chaque étape : sourcing de candidats, diffusion d’une offre d’emploi, tri des candidatures, entretiens d’embauche…

Mais attention, les KPI ne servent pas seulement à mesurer une forme de productivité du processus de recrutement. Ils sont aussi là pour juger de la qualité des candidatures réceptionnées, de l’attractivité de votre entreprise, du coût de vos recrutements ou encore de la satisfaction des candidats à chaque étape.

Des KPI, mais pour quoi faire ?

Suivre des KPI vous donne un aperçu assez clair et factuel de vos actions de recrutement. Sans ces indicateurs, vous allez simplement vous fier à des impressions, des ressentis ou des données probablement incomplètes. Or, le recrutement représente un investissement conséquent en termes de temps, d’argent et de ressources humaines.

Les KPI permettent notamment de :

• Analyser la performance de vos différents canaux de candidature (jobboard, site carrière, cooptation, réseaux sociaux…) ;
• Optimiser vos processus de recrutement pour réduire les délais ;
• Contrôler les coûts liés à vos recrutements ;
• Améliorer l’expérience des candidats et donc, l’image de votre entreprise ;
• Assurer un meilleur taux de rétention des candidats embauchés.

20 indicateurs à suivre absolument pour piloter vos recrutements

Les KPI du sourcing

• Le volume de candidats sourcés : dans une stratégie de sourcing, vous devez être en mesure de quantifier le nombre de candidats potentiels que vous avez identifiés et approchés. Cette donnée représente la base même de votre sourcing. Ce KPI vous renseigne aussi sur la pertinence de vos canaux pour sourcer des candidats. Peut-être n’allez-vous pas chercher les bons candidats aux bons endroits ?
• Le taux de réponse aux messages d’approche : un volume important de candidats sourcés ne sert pas à grand-chose si personne ne vous répond jamais. On parle ici de taux de réponse. Ce KPI permet de mesurer la qualité de votre communication : ce que vous dîtes aux candidats et de quelle façon ? Par quel canal (SMS, mail, téléphone) ? Est-ce que vous les relancez ? Un faible taux de réponse peut vous conduire à revoir le contenu de votre message, sa personnalisation, ou encore vos cibles.
• Le temps moyen pour sourcer un candidat : si le sourcing est évidemment très important dans une stratégie de recrutement, le temps que vous allez y consacrer l’est aussi. Mesurer le temps moyen pour sourcer un candidat permet d’évaluer l’efficacité de votre stratégie, de vos outils et de vos méthodes.
• Le taux d’embauche grâce au travail de sourcing : combien de candidats sourcés ont été recrutés dans un temps donné ? Ce KPI mesure la rentabilité de vos efforts de sourcing. Un taux d’embauche faible peut indiquer que les profils ciblés ne sont pas très pertinents, ou que le processus de sélection est trop exigeant.

Les KPI sur l’attractivité de votre entreprise

• Le nombre de candidatures spontanées reçues : plus vous recevez de candidatures spontanées, plus cela signifie que votre entreprise est visible, et surtout attractive aux yeux des candidats. Un bon chiffre, c’est la preuve que vous jouissez d’une bonne réputation.
• Le taux de conversion par visite sur votre site carrière : votre site carrière est la vitrine de votre entreprise. Cet espace vous permet de valoriser vos collaborateurs, vos métiers, vos valeurs, votre culture… En somme, votre ADN. Cet indicateur permet de mesurer l’efficacité de votre site carrière pour convertir les visiteurs en candidats.
• Le taux de clics sur vos offres d’emploi : ce KPI indique l’intérêt suscité par vos offres d’emploi sur les plateformes de diffusion. Un faible taux peut suggérer deux choses : soit il s’agit d’un manque en termes de marque employeur, ce qui rend peu visible votre entreprise sur le marché du travail ; soit le titre de votre offre est trop technique ou alambiqué.

Les KPI sur la qualité de vos offres d’emploi

• Le nombre total de candidatures reçues par offre : cet indicateur vous permet de vous faire une première idée de la qualité de votre offre d’emploi. Est-elle claire et bien structurée ? Le contenu est-il suffisamment dense tout en étant synthétique ? Un faible nombre de candidatures peut indiquer que votre offre n’est pas optimisée, tant dans le fond que dans la forme. À l’inverse, un taux élevé signifie probablement que votre offre n’est pas assez précise.
• Le taux de candidatures qualifiées par offre : recevoir des candidatures est une chose, mais encore faut-il qu’elles soient de qualité. Mesurer la proportion de candidatures réellement pertinentes parmi toutes celles reçues permet de déterminer si votre offre d’emploi est qualitative.
• Le taux de rebond : ce KPI, qui correspond à tous les visiteurs qui ont quitté votre offre d’emploi avant même d’avoir interagi avec son contenu, est essentiel pour déterminer sa qualité. Que ce soit sur un jobboard, un site carrière, ou même les réseaux sociaux professionnels et grand public, un taux de rebond supérieur à 50% est une invitation à retravailler votre offre d’emploi.

Les KPI sur la performance de vos processus de recrutement

• Le taux de transformation par canal de candidature : cet indicateur a pour objectif de mesurer l’efficacité de vos canaux de recrutement (jobboard, site carrière, cooptation, réseaux sociaux…). Il s’agit donc de connaître le pourcentage d’embauche par canal, par rapport à la totalité des candidatures.
• Le taux de conversion entre les différentes étapes : ce KPI est important pour comprendre à quel endroit vous perdez vos candidats dans le processus de recrutement. Il s’agit d’analyser le passage entre chaque étape : la réception des candidatures, le tri, la première prise de contact, l’entretien, l’évaluation, la proposition ou le refus… Un taux de conversion faible entre deux étapes peut mettre en évidence un problème spécifique. Par exemple : des critères trop stricts, des délais trop longs, ou encore une expérience candidat dégradée…
• Le taux d’abandon des candidats : recevoir des candidatures, c’est bien. Mais lorsque de nombreux candidats abandonnent le process en cours de route, c’est un signal d’alarme. Mauvaise expérience candidat, salaire inadéquat avec les missions ou responsabilités attendues… les raisons peuvent être diverses.
• Le taux d’acceptation des propositions d’embauche : cet indicateur permet de mesurer la proportion de candidats qui acceptent réellement votre proposition d’embauche. Un faible taux pourrait notamment être un signal fort en termes de marque employeur ou d’attractivité.
• La durée moyenne de vos recrutements par type de poste : combien vous faut-il de temps pour pourvoir tel ou tel poste, entre le brief avec le manager et l’acceptation par le candidat de votre offre ? Ce KPI vous aide identifier les types de poste sur lesquels il est peut-être plus difficile de recruter, ou d’aller plus loin en déterminant quelles étapes ralentissent le processus.
• Le taux de satisfaction des candidats : cette donnée est très importante. Vous pouvez la mesurer en récoltant les avis des candidats après un entretien, en leur envoyant une enquête de satisfaction post-processus. L’objectif de ce KPI est d’évaluer l’expérience vécue par les candidats : un levier très important pour l’image de toute entreprise.

Les KPI pour évaluer vos coûts

• Le coût par recrutement : ce KPI va prendre en compte l’ensemble des dépenses liées au recrutement : diffusion d’offres, outils, canaux, temps passé… Cela permet notamment de garder un œil avisé sur votre budget recrutement.
• Le coût par canal de candidature : un peu différent, cet indicateur va analyser le coût par canal de diffusion : jobboards, site carrière, cooptation, réseaux sociaux… Cela vous aide aussi à prioriser les sources avec le meilleur retour sur investissement.

Les KPI de l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs

• Le taux de validation de la période d’essai : une période d’essai non validée, c’est le signe d’un recrutement loupé. Que ce soit à l’initiative de l’entreprise ou du salarié, dans tous les cas, il faudra recommencer à zéro. Regardez ce taux, s’il est trop élevé, cherchez à comprendre ce qui a coincé pour apprendre de vos erreurs.
• Le taux de rétention à 6 mois / 1 an / 2 ans : un recrutement réussi ne se termine pas avec la signature d’un contrat de travail. Si vous avez un taux de rétention à 6 mois, 1 an ou 2 ans faible, cela signifie que vos nouveaux collaborateurs ne se sont pas plu au sein de votre entreprise, à leur poste, ou qu’ils ne se sont pas bien intégrés… Allez vérifier que ce que vous vendez dans vos offres correspond bien à la réalité ou repensez votre processus d’onboarding.

Pour aller plus loin

De nombreux autres indicateurs peuvent compléter cette liste et affiner le pilotage de votre stratégie de recrutement. Rien ne vous empêche, par exemple, de suivre le taux de diversité dans vos candidatures, la part de femmes et d’hommes recrutés, ou encore le nombre de personnes en situation de handicap intégrées. Ces données, bien exploitées, vous aideront à construire une politique de recrutement plus ouverte, mieux alignée avec les valeurs de votre entreprise.

Si vous avez mis en place un programme de cooptation, il est pertinent de mesurer son efficacité avec des KPI dédiés : combien de recrutements en proviennent ? Combien de collaborateurs ont déjà recommandé un proche ? Ces indicateurs vous permetteront de décider si votre programme de cooptation mérite d’être renforcé, simplifié, ou repositionné.

Enfin, aujourd’hui, il devient stratégique de mesurer le taux de candidatures sur mobile. Connaître la part de candidatures déposées depuis un téléphone vous permet d’optimiser vos supports : site carrière, formulaires, offres d’emploi… Un mauvais affichage ou une ergonomie peu optimale sur mobile peut faire chuter drastiquement votre volume de candidatures.