Gratification, temps de travail, protection : quelles obligations des entreprises vis-à-vis des stagiaires ?

Accueillir un stagiaire est une opportunité pour les entreprises de transmettre leurs savoir-faire. Mais l’embauche d’un stagiaire implique aussi des responsabilités. Entre réglementation du temps de travail, conditions de gratification et droits accordés, les employeurs se doivent de respecter le cadre légal. Voici un aperçu des droits et des obligations des entreprises vis-à-vis de leurs stagiaires.

La convention de stage : un accord à trois

La convention de stage est un passage obligatoire. Ce document, signé par le stagiaire, l’employeur et l’établissement de formation, encadre les conditions du stage : durée, missions, horaires, gratification, et autres éléments importants. En somme, c’est un véritable accord tripartite qui clarifie les conditions de travail.

Dans l’entreprise, un tuteur ou maître de stage doit être désigné pour assurer un accompagnement efficace du stagiaire et maintenir une bonne communication avec l’établissement de formation.

Une durée maximale : pas plus de 6 mois

Au sein d’une même entreprise, le cadre légal impose une durée maximale de six mois par année. L’employeur doit donc s’assurer que le stage respecte cette limite de temps, qu’il soit continu ou fractionné. Cette règle vise à prévenir les abus d’emploi déguisé et à préserver l’objectif pédagogique d’un stage.

D’ailleurs, sur un même poste, l’employeur doit également respecter un délai de carence entre deux stages, équivalent à un tiers de la durée du premier stage.

Temps de travail : identique aux salariés

Le temps de travail des stagiaires est strictement encadré. Un stagiaire ne peut pas travailler plus que les salariés d’une entreprise, généralement 35 heures par semaine, ou 39 heures dans certains cas.

Les horaires de travail doivent figurer sur la convention de stage et respecter les mêmes règles de repos et de pause que celles applicables aux salariés.

La gratification : combien et quand ?

Dès que la durée du stage dépasse deux mois (consécutifs ou non) ou 308 heures cumulées sur une année, la gratification devient obligatoire. Son minimum légal est fixé à 4€35 par heure effectuée (soit 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale), et est non imposable. Vous souhaitez valoriser l’implication de vos stagiaires ? Vous êtes libres d’augmenter leur rémunération !

À noter que cette gratification doit être versée chaque mois, soit en fonction des heures réellement effectuées, soit lissée sur la durée du stage. Dans tous les cas, tout doit être notifié dans la convention de stage.

Petit rappel pour le secteur agricole : la gratification devient obligatoire à partir de trois mois de stage (consécutifs ou non), une particularité que les employeurs de ce secteur doivent avoir en tête.

Si la gratification est obligatoire pour les stages de deux mois et plus, elle reste également possible pour les stages d’une durée inférieure. Dans ce cas, le montant de la rémunération est librement fixé par l’employeur.

Les effectifs des stagiaires : limités et encadrés

Pour éviter les dérives, les entreprises ne peuvent compter plus de 15% de contrats de stage en cours sur une année civile parmi leurs effectifs. Votre structure compte 40 salariés ? Vous ne pouvez pas accueillir plus de 6 stagiaires au même moment.

En outre, il est obligatoire d’inscrire les stagiaires au registre unique du personnel, une mesure de transparence et de protection.

Parce qu’un stagiaire n’est pas un salarié mais un élève en apprentissage, sachez aussi qu’aucune tâche dangereuse ou régulière correspondant à un poste permanent ne peut lui être confiée. Une requalification du stage en contrat de travail pourra être demandée par le stagiaire s’il constate un détournement de l’objet du stage.

Les droits des stagiaires : un souci de parité

Si la durée du stage est supérieure à deux mois, les stagiaires ont droit, tout comme les salariés, à des congés pour maternité, paternité et assimilés. Ils ont le droit aussi de prendre des congés mais ceux-ci ne sont pas forcément payés.

Et si vous offrez à vos salariés des avantages tels que des tickets-restaurant ou le remboursement des frais de transport, vous devez, par souci d’équité, offrir les mêmes avantages aux stagiaires.

Que vous soyez une entreprise privée, une administration publique, une association, ou tout autre organisme d’accueil, la loi vous impose de respecter ces obligations. Pour en savoir plus sur vos droits et vos obligations, vous pouvez vous référer aux articles L. 124-1 du Code de l’éducation.