Comment éviter le ghosting par les candidats en entretien 

Un candidat qui postule à une offre d’emploi, qui valide un créneau pour un entretien et qui ne se présente pas le jour J, sans prévenir : ça vous est déjà arrivé ? Vous êtes loin d’être le seul. Près de 28% des recruteurs ont déjà été ghostés par un candidat lors d’un processus de recrutement, selon une enquête Robert Half de 2023, une pratique plus largement répandue chez les candidats à des postes peu qualifiés.

Ce phénomène ne fait que grossir avec la digitalisation du recrutement, la simplification des parcours candidat et la multiplication des entretiens à distance : « Tant qu’ils n’ont pas eu d’échange verbal avec le recruteur, les candidats se sentent moins engagés et quittent plus facilement le process de recrutement. Le fait de pouvoir postuler en quelques clics explique qu’ils ont souvent plusieurs process en cours ; ils peuvent donc plus facilement oublier où ils ont postulé ou ne pas penser à prévenir les entreprises s’ils ont accepté l’offre d’un concurrent », note David Goupil, Product Manager chez Hellowork.

Les candidats ont également moins de scrupules à quitter le process s’ils ont vécu une mauvaise expérience : absence de réponse réactive, mail impersonnel du recruteur, process d’une durée interminable, manque d’informations sur le processus de recrutement ou le poste… « Seuls 30% des candidats reçoivent une réponse de la part du recruteur, cela peut expliquer que certains laissés sans nouvelles décident de ne plus en donner non plus », analyse David Goupil.

Or le no-show en entretien fait perdre un temps précieux aux recruteurs et aux hiring managers, qui vont bloquer un créneau dans leur agenda, attendre le candidat, tenter de le joindre, souvent en vain. Voici nos conseils pour maintenir le dialogue avec vos candidats pour ne pas les perdre en cours de route.

Donner les infos clés dans l’offre d’emploi

Pour éviter les déceptions, autant afficher la couleur dès l’offre d’emploi. « Elle doit mentionner les éléments contractuels, la fourchette de salaire, les différents avantages proposés et les missions précises du poste », liste Claire L’Hostis, responsable recrutement chez Hellowork.

« Les éléments qui peuvent être de potentiels points de blocages pour le candidat, comme la politique de télétravail, le rythme de travail, le salaire, doivent impérativement figurer sur l’offre », complète David Goupil.

Laisser le candidat prendre rendez-vous avec vous

Donner le choix au candidat de la date et de l’horaire de l’entretien est un bon début pour maximiser les chances qu’il soit pleinement disponible le moment voulu. « Le recruteur peut envoyer au candidat un SMS via l’ATS Hellowork, avec un lien pour faciliter la prise de rendez-vous et synchroniser automatiquement les agendas, de la même manière qu’on réserve en ligne une table au restaurant ou un rendez-vous chez le médecin », compare le Product Manager.

Demander à être prévenu en cas d’empêchement

« A la fin du mail qui confirme la date et l’heure de l’entretien au candidat, on lui demande de nous prévenir s’il ne peut pas honorer le rendez-vous pour une raison ou pour une autre », ajoute la responsable recrutement.

Envoyer des notifications de rappel

« Vous pouvez programmer un mail de rappel à envoyer au candidat, la veille de l’entretien, avec un récapitulatif des informations figurant sur l’offre, ainsi qu’un lien vers le site de l’entreprise », préconise David Goupil.

Embarquer le candidat dès la préqualification

Claire L’Hostis accorde une grande importance au premier contact téléphonique : « D’entrée de jeu, il faut établir une bonne relation avec le candidat, être dans le storytelling, mais sans surjouer. On ne doit éluder aucune question, ne pas cacher d’informations sur la politique de télétravail, l’équipe, le produit, le périmètre du poste, les missions, les attentes, le process de recrutement. Sinon vous risquez de perdre la confiance du candidat, qui s’apercevra rapidement que le discours du recruteur n’est pas cohérent avec les avis qu’il a pu lire sur l’entreprise par ailleurs. »

Se renseigner sur les autres process en cours

Pensez à demander au candidat, au cours de l’entretien, s’il a postulé ailleurs, recommande la recruteuse : « Si la personne a d’autres process en cours, je lui demande quelle proposition elle priorisera si on lui fait plusieurs offres. »

Être très réactif dans la planification des prochaines étapes du process

« Lorsque je sais que le candidat va poursuivre le process, je planifie le premier entretien avec lui dès la préqualification téléphonique, raconte Claire L’Hostis. Et après chaque entretien, je m’efforce de donner des nouvelles, par téléphone, peu de temps après. »

Maintenir le lien avec le candidat (même lorsque le process n’avance pas)

Plusieurs facteurs, parfois indépendants de la volonté du recruteur, peuvent mettre un coup d’arrêt au recrutement : indisponibilité du manager, divergences manager/recruteur sur un candidat, autre candidat intéressant à voir en entretien avant de trancher : « Dans tous les cas, il faut donner des nouvelles au candidat et lui expliquer la raison du délai supplémentaire, prône Claire L’Hostis. On doit rester à l’écoute de ses besoins et, par exemple, lui proposer d’échanger avec des membres de l’équipe qu’il intégrera peut-être. S’il le souhaite, ça peut également être le manager qui prend des nouvelles du candidat. »

Demander un feedback aux candidats

La bonne idée ? Demander à tous les candidats, retenus ou non, de faire un retour sur le process de recrutement : « Si sept ou huit personnes vous disent que les délais de réponse sont trop longs, cela doit vous inciter à revoir votre process. L’entreprise doit prendre en compte ces retours, sinon ça risque d’alimenter un cercle vicieux : un candidat qui ne donne pas de nouvelle peut rendre un recruteur plus méfiant. En réaction, ce dernier peut rigidifier et complexifier les process, ce qui dégradera l’expérience candidat et, potentiellement, augmentera le taux de no-show en entretien », estime David Goupil.

Travailler sa marque employeur

Enfin, rappelez-vous que le premier contact des candidats avec votre entreprise se fait le plus souvent en ligne et que vos meilleurs ambassadeurs sont vos collaborateurs eux-mêmes et vos anciens candidats : « Les candidats seront plus enclins à venir en entretien si l’entreprise bénéficie d’une bonne image et si les avis partagés à son sujet sont positifs. Le rôle du recruteur est, ensuite, d’avoir un discours conforme à l’image que l’entreprise véhicule à l’externe », conclut Claire L’Hostis.