Fiche de paie : quelles sont les mentions obligatoires ?

Pas toujours simple d’y voir clair à la lecture d’un bulletin de salaire. Pour mieux le décortiquer avec vos collaborateurs lorsqu’ils viennent vous questionner à ce sujet et pour être certain de ne rien oublier quand vous rédigez ou faites rédiger vos fiches de paie, nous avons demandé à Maître Audrey Ballu-Gougeon, avocate spécialisée en droit du travail, de nous livrer un mémo.

A quoi penser avant de se lancer dans la rédaction ?

« L’élaboration des fiches de paie nécessite de la rigueur, de la précision et une bonne connaissance du cadre juridique. Il faut donc, auparavant, se référer aux textes légaux et conventionnels et aux règles applicables dans l’entreprise via ses accords et le contrat de travail », conseille l’avocate qui préconise aussi de s’appuyer sur un logiciel de gestion de la paie « adapté à l’activité de son entreprise et aux métiers concernés qui, le plus souvent, envoie des alertes lorsque certains champs obligatoires du bulletin n’ont pas été complétés ».

Avocate spécialisée en droit du travail

Quelles nouveautés en 2022 ?

Deux changements sont à avoir à l’esprit :

• Depuis le 1er janvier 2022, un encart spécifique doit faire apparaître certains éléments liés à l’impôt sur le revenu : le montant du salaire net imposable, le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source, le montant des heures supplémentaires ou complémentaires exonérées d’imposition, ainsi que le cumul annuel pour les trois catégories. « Cette nouveauté a pour visée de faciliter la déclaration de l’impôt sur le revenu pour le salarié », explique Maître Ballu-Gougeon.
• La ligne « exonérations, écrêtements et allègements de cotisations » est désormais également renseignée pour le salarié (auparavant seul le côté employeur apparaissait).

Quelles sont les autres mentions obligatoires ?

Les informations relatives à l’employeur

• Nom et adresse de l’employeur et le nom de l’établissement dont dépend le salarié ;
• L’APE (activité principale exercée) ou NAF (nomenclature d’activité française) qui correspond à l’activité de l’entreprise ;
• L’intitulé de la convention collective applicable, « une information importante qui permet au salarié de savoir à quelle convention se référer pour connaître notamment sa grille de rémunération, le montant de ses primes vacances, les modalités de congés pour événements personnels »;
• Les numéros de SIREN et SIRET le cas échéant;
• Les informations relatives au salarié;
• Nom et prénom du salarié ;
• Son emploi/poste ;
• Sa position et sa classification dans la convention collective.

Le détail de la rémunération

Le salaire doit apparaître avec le détail des sommes qui le composent, soit :

• La rémunération, qui doit être rapportée à la durée du travail : avec la précision des heures payées au taux horaire classique, et de celles majorées avec le taux et la raison de cette majoration (le forfait doit apparaître le cas échéant) ;
• Les avantages en nature (comme le véhicule de fonction) ;
• Les primes, les commissions, etc. « Il faut bien avoir à l’esprit que le nom de la prime sur la fiche de paie ne suffit pas à la qualifier, fait observer Maître Ballu-Gougeon. Indiquer ‘’prime exceptionnelle’’ ne veut pas dire que l’employeur ne sera pas tenu de la verser tous les ans si, dans les faits, il s’agit d’un usage. C’est le cas lorsque le salarié peut prouver que la prime est :

– générale (touchée par tout le monde ou toute une catégorie de salariés),

– constante (versement périodique),

– fixe (les critères et règles de calcul sont établis et connus) »

• Les différentes retenues correspondant à des absences (CP, activité partielle, maladie, etc) ;
  Les sommes versées en remplacement du salaire : l’indemnité de congés payés, le maintien de salaire et les reversement d’IJSS en cas d’arrêt maladie, l’indemnité d’activité partielle.

Le détail des cotisations sociales

« La loi est assez précise et impose de présenter les cinq rubriques de cotisations (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage) avec, pour chacune, les différentes cotisations. Par exemple, dans la rubrique retraite, on retrouve : la cotisation vieillesse plafonnée, la cotisation vieillesse déplafonnée et, éventuellement, la cotisation à un régime de retraite complémentaire », liste Maître Ballu-Gougeon.

En termes de montant, il faut faire apparaitre :

• L’assiette des cotisations et les montants exemptés et exonérés de cotisations ;
• Les montants versés par l’employeur ;
• Les taux de chaque cotisation.

Certaines cotisations sont spécifiques à des entreprises ou à des catégories de salariés, ce sera le cas des cotisations liées à des régimes complémentaires (de retraite, de prévoyance santé) voire supplémentaires.

Les autres mentions obligatoires

Le bulletin de salaire doit également comprendre :

• Des informations relatives à l’impôt sur le revenu (net à payer avant impôt et le montant prélevé à la source, assiette de l’IR, cumul annuel de l’assiette de l’IR et des prélèvements à la source, etc.) ;
• La possibilité de trouver des informations sur le bulletin de paie sur le site service-public.fr ;
• Une mention invitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.

Quelles sont les mentions interdites ?

La fiche de paie ne peut pas contenir de mention relative à l’exercice du droit de grève ni comporter le crédit d’heures des représentants du personnel ou autres fonctions syndicales (conseillers prud’hommes, conseiller du salarié, etc.) pour des raisons de confidentialité.

Quid de la forme ?

« La loi n’impose aucune présentation homogène pour les bulletins de salaire qui diffèrent grandement d’une entreprise à l’autre, précise l’avocate. Même s’ils sont complexes à déchiffrer et austères, ils ont tout de même fait l’objet d’une simplification en 2017. Avant, certains faisaient deux pages, aujourd’hui, il tient généralement sur un recto. »