Fiche de paie : comprendre toutes les lignes pour éviter les erreurs

« C’est quoi la différence entre le salaire brut et le net ? », « Pourquoi il y a autant de cotisations ? », « Est-ce que mon salaire a été maintenu pendant mon arrêt de travail ? » Voilà quelques-unes des questions les plus fréquentes que les salariés posent à leurs RH au sujet de leur bulletin de salaire. Pas simple de s’y retrouver parmi la multitude d’acronymes et la cinquantaine de lignes de ces bulletins de salaire transmis chaque mois aux collaborateurs par le service paie. Pourquoi une telle complexité ? Parce que la fiche de paie doit répondre à un certain nombre d’obligations légales régies par le Code du travail, le Code de la Sécurité sociale, les conventions collectives et les accords d’entreprise. Pourtant, ce document a déjà fait l’objet d’une simplification, en 2018 : les cotisations sociales ont été regroupées sous des libellés thématiques plus clair, ce qui a divisé par deux le nombre de lignes présentes sur le bulletin.

En avril 2024, le ministre de l’Economie, qui était alors Bruno Le Maire, a souhaité aller plus loin en réduisant le bulletin de salaire à une quinzaine de lignes. Une mesure qui avait été inscrite dans le projet de loi de simplification de la vie économique, mais retirée du texte lors de son examen au Sénat, au motif que cette réforme conduirait à une moins bonne information des salariés et ferait peser une plus grande charge administrative sur les entreprises.

A quoi sert une fiche de paie ?

Le bulletin de salaire fait partie des documents obligatoires qu’un employeur doit remettre à son salarié à une échéance régulière, qui correspond au moment où est versée la paie, généralement chaque mois. Il s’agit d’un justificatif de rémunération qui peut être demandé au salarié pour diverses démarches administratives et pour calculer ses droits à la retraite.

Quelle forme pour les bulletins de salaire ?

La loi n’impose pas de forme particulière pour le bulletin de salaire, qui est remis au salarié au moment du paiement du salaire, soit en main propre, par voie postale, ou sous forme électronique. Depuis 2017, la dématérialisation des bulletins de salaire est devenue la norme et le format papier l’exception si le salarié l’exige. La plupart des fiches de paie sont donc dématérialisées et accessibles sur un portail en ligne ou au sein d’un coffre-fort numérique. L’employeur qui procède à la transmission dématérialisée doit indiquer à ses collaborateurs les conditions par lesquelles ils peuvent accéder à leur bulletin de paie en ligne.

Combien de temps doit-on conserver ses fiches de paie ?

De son côté, le salarié doit conserver ses bulletins de salaire jusqu’à son départ à la retraite, car ces fiches de paie servent de justificatifs pour calculer ses droits à la retraite. De nos jours, ces documents sont généralement conservées sur un espace en ligne. Tout au long de sa vie, un salarié peut avoir à fournir une partie ou l’intégralité de ses fiches de paie pour diverses démarches administratives, telles qu’une demande de crédit immobilier, une déclaration d’impôt, un dossier de location immobilière, une demande d’allocation chômage.

L’employeur est quant à lui tenu de conserver un double des bulletins de salaire de ses salariés pendant cinq ans dans les locaux de l’entreprise. Passé ce délai, ils doivent rester accessibles pendant 50 ans à compter de leur date d’émission (ou six ans après le départ à la retraite du salarié), mais pas forcément dans les locaux de l’entreprise.

Le bulletin de salaire à la loupe

Une fiche de paie comprend de nombreuses mentions obligatoires parmi lesquelles les informations relatives à l’employeur, les informations relatives au salarié, le détail de la rémunération du collaborateur, le détail des cotisations sociales et les informations liées à l’impôt sur le revenu. Voici la liste des mentions obligatoires dans l’ordre dans lequel elles doivent figurer sur le bulletin de salaire, d’après l’article R3243-1 du Code du travail.

Les informations relatives à l’employeur

• Nom et adresse de l’employeur ainsi que le nom de l’établissement dont dépend le salarié ;
• L’APE (activité principale exercée) ou NAF (nomenclature d’activité française) qui correspond à l’activité de l’entreprise ;
• L’intitulé de la convention collective applicable ;
• Les numéros de SIREN et SIRET le cas échéant.

Les informations relatives au salarié

• Nom et prénom du salarié ;
• Son emploi/poste ;
• Sa position et sa classification dans la convention collective ;
• La période et le nombre d’heures de travail sur la période concernée en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires ainsi que les éventuelles heures indemnisées au titre de l’activité partielle ;
• La nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours) ;
• La nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail ;
• La nature et le montant des accessoires de salaire (primes, avantages…) soumis aux cotisations salariales et patronales.

Le détail de la rémunération brute

La rémunération brute doit apparaître avec le détail des sommes qui la composent, soit, ligne après ligne :

• Le salaire de base, qui doit être rapportée à la durée du travail : avec la précision des heures payées au taux horaire classique, et de celles majorées avec le taux et la raison de cette majoration (le forfait doit apparaître le cas échéant) ;
• Les avantages en nature (véhicule de fonction, titres-restaurant) ;
• Les primes, les commissions… ;
• Les différentes retenues correspondant à des absences (congés payés, activité partielle, maladie…) ;
• Les sommes versées en remplacement du salaire : l’indemnité de congés payés, le maintien de salaire et les reversement d’IJSS en cas d’arrêt maladie, l’indemnité d’activité partielle ;
• La date de paiement du salaire.

Le détail des cotisations sociales

Il existe trois types de cotisations sociales : celles payées par l’employeur (les cotisations patronales), celles payées par le salarié (les cotisations salariales) et celles payées par les deux parties (les cotisations mixtes).

Depuis janvier 2018, la fiche de paie regroupe les différentes cotisations sociales en cinq rubriques :

• Santé : Sécurité sociale-maladie, maternité, invalidité-décès, complémentaire santé ;
• Accidents du travail et maladies professionnelles ;
• Retraite : Sécurité sociale plafonnée, Sécurité sociale déplafonnée, complémentaire retraite, retraite supplémentaire ;
• Famille : allocations familiales ;
• Chômage.

A celles-ci s’ajoutent :

• Les autres contributions uniquement à la charge de l’employeur (versement transport, contribution au Fonds national d’aide au logement (FNAL), participation des employeurs à l’effort de construction (PEEC), contribution patronale au fonds de financement des organisations professionnelles et syndicales, contribution solidarité autonomie (CSA), forfait social, contribution de l’employeur à la formation professionnelle continue) ;
• Les cotisations statutaires ou prévues par la convention collective ;
• La CSG déductible de l’impôt sur le revenu ;
• La CSG/CRDS non déductible de l’impôt sur le revenu.

Pour chaque cotisation sociale, on doit retrouver sur le bulletin de paie les chiffres suivants :

• L’assiette des cotisations et les montants exemptés et exonérés de cotisations ;
• Les montants versés par l’employeur ;
• Les taux de chaque cotisation.

A la fin de cette partie du bulletin de salaire, on retrouve le cumul des cotisations sociales patronales et celui des cotisations sociales salariales.

Les informations liées à l’impôt sur le revenu et à la rémunération nette

La fiche de paie doit également comprendre des informations relatives à l’impôt sur le revenu et à la rémunération nette du collaborateur :

• Le montant net social : ce chiffre a été ajouté le 1er juillet 2023. Il correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des cotisations sociales obligatoires appliquées sur le salaire brut et sert de base au versement de prestations comme le RSA ou la prime d’activité ;
• Le net à payer avant impôt sur le revenu ;
• L’impôt sur le revenu prélevé à la source ;
• Le net à payer : ce que touche réellement le salarié.

Les mentions finales

• La mention de la rubrique d’informations dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales ;
• La mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée ;
• En cas d’activité partielle, le nombre d’heures indemnisées.

Les informations à ajouter sur la fiche de paie en fonction de cas particuliers

Les cadres

Les bulletins de salaire des cadres doivent reprendre la cotisation Apec et le montant de la prévoyance cadre obligatoire.

Les apprentis

Les fiches de paie des apprentis doivent préciser les exonérations de cotisations sociales liées à leur statut. En effet, un apprenti est exonéré de la totalité des cotisations salariales d’origine légale et conventionnelle dans la limite de 50 % du Smic (79% pour les contrats d’apprentissage signés avant mars 2025).

Les salariés à temps partiel

La durée du temps partiel ainsi que sa répartition doivent figurer sur le bulletin de salaire.

Les CDD

La fiche de paie des salariés en CDD doit comprendre les indemnités de précarité.

Existe-t-il des mentions interdites ?

Par souci de confidentialité, le bulletin de salaire ne doit pas contenir d’informations liées à l’exercice du droit de grève ni comporter le crédit d’heures des représentants du personnel ou autres fonctions syndicales (conseillers prud’hommes, conseiller du salarié…).

Comment élaborer une fiche de paie ?

Pour gagner en efficacité et limiter le risque d’erreur, la plupart des entreprises utilisent aujourd’hui des logiciel de gestion de la paie pour créer leurs fiches de paie. Ces outils sont en effet paramétrés pour répondre aux obligations réglementaires et se mettent à jour au fil des nouvelles législations, ce qui en fait de précieux appuis pour les services RH.

Comment vérifier qu’un bulletin de salaire ne comporte pas d’erreurs ?

Côté employeur comme côté collaborateur, il est important de vérifier qu’une fiche de paie ne comporte pas d’erreurs, car celles-ci pourraient avoir de lourdes répercussions sur la vie du salarié, sur ses revenus ou sur le calcul de certaines prestations sociales et de ses droits à la retraite.

En cas de doute, un salarié a la possibilité de contester l’exactitude de certaines informations ou certains montants de sa fiche de paie, dans la limite de trois ans après l’émission de celle-ci.

Votre service de gestion de la paie a tout intérêt à vérifier qu’il n’y a pas d’erreur pour être en conformité lors des contrôles de l’Urssaf et éviter les risques de contentieux avec des collaborateurs qui se jugeraient floués.

En cas de non-respect des mentions obligatoires sur un bulletin de paie, l’employeur s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 450 euros par fiche de paie non conforme. En outre, il peut faire l’objet de sanctions pénales et devoir verser des dommages et intérêts au salarié si ce dernier subit un préjudice.

Les points les plus importants à vérifier concernent :

• La rémunération brute, qu’il s’agisse du montant du salaire de base, de celui des primes et des différentes indemnités ou encore du nombre d’heures travaillées par le salarié au cours de la période concernée ;
• Le nombre d’heures supplémentaires effectuées dans le mois ;
• Les montants des primes versées et les différents avantages en nature ;
• Le nombre de congés payés, de RTT et d’absences ainsi que leur indemnisation ;
• Les calculs du salaire net à payer, du salaire net imposable, du montant net social, de l’impôt sur le revenu prélevé sur le salaire, des cotisations patronales, des cotisations salariales.

En cas d’erreur avérée, plusieurs actions correctrices peuvent être envisagées par les services de gestion de la paie :

• Dans le cas d’un trop-perçu en faveur du salarié, vous pouvez effectuer une retenue sur salaire (d’un montant maximum de 10% du salaire net) si le collaborateur travaille encore dans l’entreprise ou bien lui demander de rembourser la somme excédentaire s’il ne travaille plus chez vous ;
• Dans l’hypothèse d’un sous-paiement, vous devrez rectifier le bulletin de salaire et payer la différence au salarié.

En résumé

• Vous devez remettre obligatoirement un bulletin de salaire à tous vos salariés au moment du paiement de leur salaire.
• Par principe, les fiches de paie sont dématérialisées sauf demande contraire de la part d’un collaborateur.
• Le salarié doit conserver toutes ses fiches de paie jusqu’à son départ à la retraite et l’employeur doit les conserver au sein de l’entreprise pendant cinq ans, puis les rendre accessibles pendant 50 ans après leur émission ou bien pendant six ans après le départ à la retraite du collaborateur.
• Les fiches de paie comportent un certain nombre de mentions obligatoires parmi lesquelles l’identité de l’employeur et du salarié, le détail de la rémunération du salarié, des cotisations sociales salariales et patronales, le nombre d’heures travaillées sur la période, le nombre de congés payés, d’absences et de RTT, le montant de l’impôt sur le revenu et les mentions finales.
• Un salarié a la possibilité de contester l’exactitude des informations mentionnées sur sa fiche de paie sous un délai de trois ans suivant l’émission de celle-ci.