Comment mener un entretien d’embauche avec efficacité

L’entretien d’embauche est l’un des moments clés de votre processus de recrutement. C’est l’instant décisif qui peut faire basculer une personne du statut de candidat à celui de futur collaborateur. Pour le candidat, il s’agit souvent de la première rencontre avec un représentant de l’entreprise. Cette première impression a souvent une grande influence sur la suite du process du recrutement.

Côté recruteur, vous n’avez que peu de temps pour prendre une décision lourde de conséquences, pour votre entreprise comme pour le candidat. Alors, autant optimiser vos chances de réussite en préparant bien ce rendez-vous pour aller à l’essentiel le jour de l’entretien.

D’où vient l’entretien d’embauche ?

Depuis quand organise-t-on des entretiens d’embauche ? Au début du XXe siècle, cet exercice n’avait rien d’une habitude. Les savoir-faire professionnels se transmettaient souvent au sein d’une même famille ou de maître en apprenti. Ce n’est qu’au début de l’ère industrielle qu’est apparu le besoin de formaliser le process de recrutement, notamment avec l’apparition des premiers services du personnel à la fin du XIXe siècle.

C’est à l’industriel et scientifique américain Thomas Edison que l’on attribue la paternité du premier questionnaire d’entretien d’embauche, en 1921. Cette trame comprenait pas moins de 146 questions soit directement liées à son secteur d’activité, soit de culture générale (« Où se situe la rivière Volga ? », « Quels sont les premiers vers de l’Eneïde ? »…). Comme vous vous en doutez, sa forme a bien évolué en un siècle.

Un entretien d’embauche, pour quoi faire ?

Aujourd’hui, peu de recruteurs remettent en cause l’utilité de faire passer un entretien d’embauche avant d’engager un salarié. Cette étape est l’occasion de s’assurer que recruteur et candidat se comprennent parfaitement et permet au premier d’évaluer les chances de réussite du second à un poste donné.

Grâce à cette entrevue, le candidat peut :

• Mieux comprendre en quoi consiste les missions du poste ;
• Faire connaissance avec le recruteur et l’entreprise ;
• Exprimer ses motivations et faire part de son projet professionnel ;
• Poser toutes ses questions.

Quant au recruteur, il a l’opportunité durant cette discussion de :

• Mieux connaître la personnalité et les attentes du candidat ;
• Vérifier s’il possède les compétences nécessaire à l’exercice du poste ;
• Confirmer l’exactitude des informations mentionnées sur le CV ;
• Limiter les risques de faire un mauvais recrutement.

Quelles formes peuvent prendre vos entretiens d’embauche ?

• Un entretien physique en face-à-face ;
• Un entretien collectif avec plusieurs candidats à un même poste ;
• Un entretien à distance grâce à la visioconférence ou au téléphone ;
• Une mise en situation professionnelle/un test technique.

Comment bien préparer vos entretiens d’embauche côté recruteur

Bloquer le créneau dans les agendas et réserver une salle

Sur un plan purement pratique, il est essentiel de vous assurer que la date et l’horaire retenus pour l’entretien d’embauche ont bien été notés dans les agendas respectifs des différentes personnes qui y prendront part : a minima le vôtre et celui du candidat, mais aussi éventuellement dans celui du manager ou d’un futur collègue s’il est prévu que l’un d’eux soit présent.

Pensez aussi à réserver une salle adéquate, qui vous permettra de mener l’entretien en tout confort, tranquillité et confidentialité.

Définir un persona candidat

Ce portrait-robot du candidat idéal est indispensable pour savoir avec précision ce que vous recherchez. Vous pouvez vous baser sur le brief réalisé avec le manager pour définir ce persona candidat.

Créer une score card

La fiche de poste et le brief doivent vous permettre de déduire les compétences incontournables et souhaitables (hard skills et soft skills) pour exercer ce poste. Listez-les dans une score card, qui vous permettra, en un coup d’œil, d’identifier les points forts et les axes d’amélioration des candidats les uns par rapport aux autres. Attribuez à chaque critère une note en fonction de son importance dans le cadre de ce poste précis.

Bien construire sa trame d’entretien d’embauche

Vous baser sur une même grille d’entretien pour tous les candidats à un poste vous fournira un référentiel commun pour les comparer objectivement et équitablement. Structurer vos entretiens permettra d’harmoniser les pratiques des différentes personnes amenées à recruter au sein de l’entreprise et limitera les risques de biais cognitifs dans le recrutement.

Comment procéder pour bâtir cette trame ? En lien avec les critères de votre score card, elle doit comprendre des questions qui vous permettront de savoir si le candidat possède ces compétences ou non. N’oubliez pas de vous référer au CV et à la lettre de motivation du candidat pour identifier s’il y a des points que vous souhaitez éclaircir lors de l’entretien.

Préparer les documents à apporter le jour J

Pour avoir tous les documents à votre portée lors de l’échange, préparez-vous un dossier comprenant le CV, la lettre ou le mail de motivation, votre score card et votre grille d’entretien et éventuellement certains éléments de présentation de l’entreprise que vous souhaitez donner au candidat. Relisez votre score card et le CV du candidat juste avant l’entretien pour avoir tous les éléments bien en tête.

Donner des informations précises au candidat en amont

Au moment où vous communiquer au candidat la date et l’heure de son entretien, pensez à lui donner également toutes les informations que vous jugerez utiles afin qu’il aborde le rendez-vous sereinement : lieu précis, accès en transport en commun ou possibilité de parking, objectifs de l’entretien, personnes qui y assisteront…

Dans le cas d’un entretien en visioconférence, assurez-vous à l’avance que le candidat a bien reçu le lien de connexion et qu’il a accès facilement à la plateforme que vous utilisez.

Le jour de l’entretien d’embauche

Quels sont les principaux sujets à aborder au cours de l’entretien ?

• Les présentations personnelles : commencez par vous présenter brièvement, puis demandez au candidat d’en faire de même.
• La présentation de l’entreprise et du poste : parlez succinctement de l’entreprise, décrivez le contexte du recrutement avant d’en venir aux missions principales du poste.
• Les expériences professionnelles du candidat : interrogez ensuite le candidat sur son parcours, ses expériences passées et ses attentes quant à son futur poste.
• Ses compétences : passez en revue les différentes compétences nécessaires et vérifiez avec lui qu’il coche bien les critères requis.
• Ses projets : parlez ensuite de son projet professionnel à plus long terme et des possibilités d’évolution au sein de l’entreprise.
• Ses sources de motivation et d’engagement : prenez également le temps de voir quelles sont ses attentes vis-à-vis de ses conditions de travail, de son équipe, de son manager et de sa rémunération.

Combien de temps consacrer à ces entretiens ?

Recruteurs comme candidats s’accordent sur le fait que la durée idéale d’un entretien de recrutement est de 45 minutes à une heure. En revanche, pour certains postes hautement stratégiques, cette durée peut être portée à deux heures.

Combien d’entretiens organiser avec chaque candidat ?

Deux ou trois entretiens d’embauche bien menés doivent suffire à évaluer si le candidat fait l’affaire pour l’emploi que vous avez à lui proposer. Ces entretiens doivent répondre à un objectif bien précis (entretien de préqualification, entretien de personnalité, entretien technique…) qui doit orienter le choix des interlocuteurs du candidat.

Peut-on couper court à l’entretien d’embauche ?

Si vous comprenez rapidement qu’un candidat ne fait pas l’affaire pour le poste, car certains éléments sont rédhibitoires (manque d’expérience, non maîtrise d’un outil indispensable…), rien ne vous empêche d’abréger la discussion. On vous conseille toutefois d’attendre un délai raisonnable, d’une trentaine de minutes, pour ne pas paraître irrespectueux face à un candidat qui a pris le temps de se déplacer pour venir vous rencontrer.

Qui convier pour faire passer un entretien d’embauche à un candidat ?

C’est l’objectif de l’entretien qui doit guider votre choix de la personne pour le mener :

• Vous souhaitez évaluer si le candidat maîtrise les compétences techniques ? Demandez à son futur manager ou à un membre expérimenté de sa future équipe de tester ses aptitudes.
• Vous voulez vous assurer qu’il s’intégrera bien à l’équipe ? Organisez un temps d’échange avec un ou plusieurs futurs collègues.
• Vous désirez vérifier qu’il est en phase avec votre culture d’entreprise et vos valeurs ? Un recruteur ou même le fondateur ou le dirigeant de l’entreprise dans les plus petites structures pourra mener l’entretien de recrutement.

Quelles questions poser au candidat ?

Pour évaluer sa motivation

• Quels sont les points qui vous attirent le plus sur ce poste ?
• Que savez-vous de notre entreprise et de nos produits/services ?
• Où vous projetez-vous dans 5 ans ?

Pour jauger ses compétences

• Quels points communs et quelles différences voyez-vous entre votre poste actuel et celui auquel vous postulez ?
• Comment pensez-vous pouvoir contribuer au développement de notre entreprise ?
• Pouvez-vous me parler d’une difficulté rencontrée dans le cadre professionnel et de la façon dont vous l’avez surmontée ?
• Quel est votre plus beau succès professionnel ?
• Quelle expérience professionnelle vous a le plus marqué ?

N’oubliez pas les questions situationnelles, qui commencent par « Que feriez-vous si … » et peuvent être riches d’enseignements.

Pour vérifier sa compatibilité avec l’équipe

• Qu’attendez-vous de votre manager ?
• Préférez-vous travailler en équipe ou en autonomie ?
• Que disent vos collègues de vous ?

Pour évaluer s’il est en adéquation avec votre culture d’entreprise

• Qu’est-ce que vous appréciez le plus dans les valeurs de notre entreprise ?
• Quels engagements attendez-vous de la part de votre entreprise ?
• Quels aspects du travail vous motivent le plus ?
• Qu’est-ce qui est le plus important pour vous pour être heureux au travail ?

Questions pratiques

• Quelles sont vos prétentions salariales ?
• Avez-vous besoin d’aménagements particuliers (horaires, du poste de travail…) ?
• Quand êtes-vous disponible ?

Comment conclure l’entretien de recrutement ?

En fin d’entretien, vous pouvez demander au candidat s’il lui reste des questions sur des points que vous n’auriez pas abordés ou qu’il souhaite approfondir.

Avant de vous séparer, n’oubliez pas de lui expliquer ce qui l’attend ensuite : sous quel délai vous lui apporterez une réponse, quelles sont les prochaines étapes…

Les erreurs à éviter

• Laisser le candidat mener l’entretien de recrutement à votre place, en multipliant les digressions et les monologues. Au contraire, n’hésitez pas à l’interrompre et à le ramener poliment à la question initialement posée s’il prend trop de libertés.
• Passer trop de temps à présenter l’entreprise : ce n’est pas le but principal de l’entretien de recrutement, qui est avant tout un moment de dialogue avec le candidat. Contentez-vous d’une brève présentation et laissez ensuite le candidat poser ses questions s’il a besoin que vous développiez davantage.
• Poser des questions interdites : celles-ci comprennent à la fois les questions à caractère discriminatoire et celles qui auraient pour but d’obtenir des informations sur la vie personnelle du candidat. Gardez en tête l’article L.1221-6 du Code du travail : « Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. »
• Poser des questions destinées à déstabiliser le candidat : oubliez les questions qui désorientent le candidat et qui font souvent perdre du temps à tout le monde. L’entretien d’embauche est en soi un exercice stressant, rien ne sert d’ajouter une pression supplémentaire.
• Multiplier le nombre de personnes présentes à l’entretien : un jury de plus de deux personnes aura plus de difficultés à trouver un consensus sur un candidat. De plus, ce dernier risque d’être intimidé s’il fait face à un grand groupe d’interlocuteurs.
• Ne pas lever le nez de son carnet de notes ou, au contraire, ne pas en prendre du tout. Adopter une juste mesure entre les deux montrera au candidat que vous lui portez de l’intérêt et que vous êtes pleinement disponible pour l’écouter avec empathie.

Et après l’entretien d’embauche ?

Rédiger un compte-rendu d’entretien

Ne tardez pas trop à rédiger votre compte-rendu à partir des notes prises durant l’entretien d’embauche. Si vous disposez d’un ATS, vous pouvez les entrer directement dans votre outil et les partager au manager, sans doute impatient de connaître votre avis sur le candidat.

Que doit contenir ce compte-rendu ? Une synthèse du profil du candidat (formation, parcours professionnel…), les informations pratiques (prétentions salariales, disponibilité…), ses points forts et faibles pour le poste, votre avis sur le candidat.

Echanger avec le manager qui recrute

Prévoyez aussi un temps d’échange avec le manager qui recrute, qu’il ait participé ou non à l’entretien. Si c’est le cas, cette mise au point vous permettra de voir si vous êtes sur la même longueur d’onde. Dans le cas contraire, ça vous permettra de décider avec lui s’il faut poursuivre ou pas le process avec ce candidat.

Envoyer un questionnaire au candidat

Dans une logique d’amélioration continue de votre processus de recrutement, recueillez l’avis de vos candidats quelques jours après le dernier entretien. Le plus simple est de leur envoyer un questionnaire à remplir pour savoir ce qu’ils ont pensé de l’accueil du recruteur, des questions posées, de la qualité de l’échange, du nombre d’entretiens et de participants, du délai de réponse après l’entretien de recrutement…

Informer le candidat de votre décision (quelle qu’elle soit)

Que vous fassiez une proposition d’embauche au candidat rencontré ou que vous lui préfériez un autre candidat, prenez le temps de lui faire un retour, a minima par mail et de préférence par téléphone, dans les quelques jours qui suivront votre rencontre. Cette démarche permettra de conclure son expérience candidat sur une note positive, quelle que soit l’issue de l’entretien de recrutement.

En résumé

• Définissez vos persona candidats et élaborez une score card en amont de vos entretiens de recrutement.
• Prenez le temps de construire une trame d’entretien pour que tous les candidats soient évalués de la même manière.
• Pensez à donner au candidat toutes les informations nécessaires afin qu’il arrive à l’entretien d’embauche bien préparé et le moins stressé possible.
• Durant l’entretien de recrutement, posez uniquement des questions permettant de répondre à l’objectif de ce dernier : évaluer des compétences, connaître la personnalité du candidat, vérifier son adéquation avec la culture d’entreprise.
• Proscrivez les questions interdites ou sans lien direct avec l’emploi à pourvoir.
• Rédigez un compte-rendu de l’échange peu de temps après l’entretien d’embauche et débriefez celui-ci avec le manager.
• Contactez le candidat pour recueillir son ressenti sur le processus de recrutement.
• Répondez au candidat y compris en cas de rejet de sa candidature.