Entretien d’embauche : comment rédiger un compte-rendu ?

En tant que recruteur, rédiger un compte-rendu d’entretien d’embauche vous permet de garder une trace des échanges avec les candidats. En notant les points importants de façon structurée et synthétique, le compte-rendu d’entretien d’embauche assure un suivi efficace des différents profils et facilite une prise de décision éclairée. Il permet aussi de favoriser une communication simple et transparente avec les différents acteurs qui participent au recrutement.

Rédiger un compte-rendu d’entretien, mais pour quoi faire ?

Un compte-rendu d’entretien d’embauche est utile pour plusieurs raisons :

• Faire une synthèse sur le profil de chaque candidat.
• Assurer un suivi rigoureux du processus de recrutement.
• Évaluer et comparer les profils de façon plus objective.
• Transmettre les informations importantes aux autres membres de l’équipe qui participent au recrutement.

Couplé à une score card, un compte-rendu d’entretien d’embauche permet d’évaluer les candidats plus facilement et d’avoir une vision claire des forces et des axes d’amélioration de chacun.

Que doit contenir un compte-rendu d’entretien d’embauche ?

1. Les informations de base

Dans cette partie, renseignez simplement le nom et le prénom du candidat, le poste visé, la date, le lieu et le format de l’entretien (présentiel, visioconférence, test…), ainsi que le nom du recruteur ou des personnes présentes pendant l’échange.

2. Le profil du candidat

Formation, diplômes, parcours et expériences professionnelles, cohérence du parcours avec le poste, compétences techniques et comportementales acquises : tout cela est pris en compte pour juger un candidat. Pour une évaluation impartiale, il est important de faire apparaître tous ces éléments.

3. Les informations pratiques

Ici, il s’agit de connaître la situation actuelle du candidat : est-il en poste ? Doit-il respecter un préavis ? À partir de quelle date est-il disponible ?

Il est également important de discuter des attentes salariales avec chaque candidat pour éviter de perdre du temps des deux côtés.

4. La motivation du candidat

Il est toujours intéressant de connaître les raisons qui ont poussé un candidat à quitter son dernier poste. Ce que le candidat répond n’est pas forcément un gage de vérité, et il est d’ailleurs peu conseillé de critiquer son dernier employeur. Mais dans tous les cas, vous apprendrez quelque chose en posant cette question.

De la même façon, interrogez le candidat sur les raisons qui l’ont amené à postuler chez vous :

• « Que connaissez-vous de notre entreprise ? » : pour tester son professionnalisme et savoir s’il s’est renseigné en amont de l’entretien.
• « Pourquoi souhaitez-vous rejoindre notre entreprise ? » : pour connaître ses valeurs et ses ambitions et vérifier qu’elles concordent avec les vôtres.
• « Quelles sont vos attentes par rapport à ce poste ? » : pour vous assurer que le candidat est raccord avec les objectifs fixés.

5. Ses points forts et ses points faibles

Au-delà de la motivation, chaque candidat doit remplir un certain nombre de critères indispensables à la réussite de ses missions. Il s’agit donc de valider que le candidat possède les compétences techniques (hard skills) et comportementales (soft skills) sur lesquelles vous ne pouvez pas négocier.

De plus, listez les compétences secondaires et vérifiez les axes d’amélioration sur lesquels il faudra travailler si le candidat est recruté. Là encore, connaître tous ces éléments permettra une évaluation objective et équitable des candidats. Et n’hésitez pas à interroger le candidat sur ce point : « quelles compétences souhaiteriez-vous développer pour ce poste ? »

6. L’avis du recruteur

Votre ressenti compte. Personnalité, adéquation avec les valeurs et la culture de l’entreprise, points de vigilance, impression générale : notez ce qui vous a marqué pendant l’entretien.

Mais attention à ne pas tomber dans des biais, conscients ou inconscients, qui pourraient influencer votre jugement et qui seraient discriminatoires (genre, âge, origine, apparence physique, style vestimentaire…).

En amont de l’entretien : la préparation

Avant toute chose, vous devez vous préparer pour assurer la réussite de l’entretien. Persona candidat, trame de questions, score card, tous ces éléments vous permettront d’y voir clair, d’évaluer objectivement les candidats pendant les entretiens et d’optimiser votre compte-rendu d’entretien d’embauche.

1. Définir un persona candidat

Il s’agit d’établir le profil parfait en précisant les compétences, expériences et qualités personnelles attendues pour un poste. Ce persona candidat permet de savoir avec précision quelles caractéristiques rechercher et d’éviter toute dérive lors de l’évaluation.

2. Utiliser une score card

Cet outil d’évaluation est indispensable pour comparer objectivement les différents profils. Il vous permet d’attribuer des notes aux critères préétablis grâce à votre persona candidat, et ainsi de visualiser rapidement les points forts et les axes d’amélioration de chaque candidat.

3. Préparer une trame de questions

En partant de votre score card, vous allez pouvoir construire une trame de questions. À chaque critère présent dans votre score card, vous devez lier une question. Sa formation, son expérience, ses compétences techniques et comportementales, sa motivation à rejoindre l’entreprise, ses valeurs… Tout doit y passer. L’objectif étant de découvrir quel candidat sera le plus à même de répondre aux besoins du poste.

Après l’entretien : la rédaction

Le moment d’écrire votre compte-rendu est arrivé. Et rédiger un bon compte-rendu d’entretien d’embauche n’est pas à prendre à la légère. L’issue du recrutement peut en dépendre, en tout cas en partie. Voici quelques conseils pour y parvenir :

1. Prendre des notes pendant l’entretien d’embauche

N’hésitez pas à inscrire les observations importantes en temps réel. Ces notes vous serviront de référence pour élaborer un compte-rendu d’entretien précis et complet.

2. Rédiger le compte-rendu à chaud

La rédaction du compte-rendu doit se faire dans les plus brefs délais après l’entretien, afin de conserver l’authenticité de votre ressenti. En notant vos premières impressions immédiatement après l’entretien d’embauche, vous garantissez une restitution fidèle de l’échange.

3. Faire preuve de clarté et de concision

Le compte-rendu d’entretien doit être clair, concis et structuré, avec des sections bien définies (informations de base, profil, informations pratiques, motivations, compétences, avis du recruteur). Une présentation limpide facilite la lecture et la comparaison des profils par l’ensemble de l’équipe.

4. Illustrer avec des exemples concrets

Lorsque vous mentionnez un point fort ou une compétence à développer, appuyez-vous sur des faits ou des situations précises évoquées lors de l’entretien d’embauche. Cela renforce la crédibilité de votre évaluation.

Point de vigilance : les erreurs à éviter lors d’un entretien d’embauche

Pour garantir la transparence et l’équité dans votre processus de recrutement, vous devez proscrire certaines pratiques.

Évitez toutes formes de discrimination

Il est important de rester vigilant pour ne pas laisser de place aux biais, qu’ils soient conscients ou inconscients. Vos décisions doivent se baser sur des critères en lien direct avec le poste, et non sur des éléments subjectifs. Parmi les biais les plus fréquents :

• Le biais de récence : privilégier le dernier candidat rencontré.
• L’effet de primauté : se focaliser uniquement sur la première impression.
• Le biais de projection : privilégier un candidat qui nous ressemble.
• Le biais de stéréotype : juger en fonction de préjugés.

Ne posez aucune question interdite

Le cadre légal impose de ne pas interroger le candidat sur des aspects liés à sa vie privée, sa situation familiale, sa religion ou encore ses opinions politiques.

Par exemple, des questions telles que « prévoyez-vous d’avoir des enfants prochainement ? », « de quelle origine êtes-vous ? » ou simplement « quel âge avez-vous ? » sont formellement interdites.

En résumé

Rédiger un compte-rendu d’entretien d’embauche est une étape importante du processus de recrutement. Il permet de structurer les informations essentielles, d’assurer un suivi rigoureux et de faciliter la prise de décision.

Voici les grands points à retenir :

• La préparation en amont de l’entretien : définissez un persona candidat, utilisez une score card et préparez une trame de questions pour garantir une évaluation objective.
• Le contenu du compte-rendu : intégrez les informations de base, le profil du candidat, ses motivations, ses compétences, ainsi que votre avis en tant que recruteur.
• La méthodologie de rédaction : prenez des notes en direct, rédigez à chaud, soyez clair et concis, et illustrez vos observations avec des exemples concrets.
• Les erreurs à éviter : évitez tout biais ou discrimination, et respectez le cadre légal en ne posant pas de questions interdites.