Embaucher un salarié : les 7 étapes clés à ne pas négliger

Rédaction de l’offre d’emploi, entretiens avec les candidats, choix final, envoi du contrat de travail… Recruter un nouveau salarié nécessite de passer par un certain nombre d’étapes incontournables. Certaines sont des formalités obligatoires, sous peine de sanctions, comme la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE), à transmettre à l’Urssaf avant l’arrivée du nouveau collaborateur. Voici les étapes clés à ne pas manquer pour embaucher un ou plusieurs salariés.

Publier une offre d’emploi

Dans bien des cas, l’embauche d’un nouveau salarié débute par la publication d’une offre d’emploi. Mais avant de rédiger celle-ci, vous devez d’abord bien définir votre besoin. Cela vous évitera des déconvenues par la suite.

Commencez par rédiger une fiche de poste, en lien avec le manager du futur collaborateur. Quelles sont les missions du poste à pourvoir, les compétences indispensables à avoir, celles sur lesquelles vous pouvez être moins exigent, les spécificités du poste… ? Celle-ci vous aidera pour la rédaction de l’offre d’emploi à proprement parler.

Retrouvez nos conseils pour bien rédiger une fiche de poste dans le Guide du recrutement 2025

Passée cette première étape indispensable, vous pouvez rédiger l’offre d’emploi. Celle-ci doit respecter plusieurs obligations légales :

• Elle doit être écrite en français.
• Elle doit comporter un intitulé de poste ;
• La description du poste ;
• La localisation ;
• L’expérience requise (débutant, expérimenté…) ;
• Le diplôme ou la qualification pour les professions réglementées ;
• Le type de contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage…) et sa durée ;
• Une adresse pour envoyer son CV ou un formulaire pour postuler en ligne.

Dans l’offre d’emploi, pour éviter toute discrimination, il est interdit de faire référence :

• au genre ;
• à l’âge ;
• à la situation familiale ;
• à l’origine ;
• aux caractéristiques physiques.

A partir de juin 2026, il sera aussi obligatoire d’indiquer dans tous vos offres d’emploi le salaire proposé pour le poste, ou a minima une fourchette de salaire. Mais pas besoin d’attendre jusque-là pour le faire : selon une étude Hellowork de 2024, plus d’un tiers des candidats sont moins enclin à postuler à une offre sans mention de la rémunération. L’indiquer, c’est donc l’assurance de ne pas perdre de candidats en route. Sans parler du temps gagné pour les recruteurs, dans le cas où le candidat approché a des prétentions salariales bien au-dessus de ce qui est offert.

Mener les entretiens d’embauche

Votre offre d’emploi est en ligne, les CV commencent à arriver dans votre ATS : vous pouvez planifier les premiers entretiens. Votre processus de recrutement doit avoir été clairement défini en amont et communiqué aux candidats dans l’offre d’emploi : combien d’entretiens sont prévus et avec qui ? Les candidats devront-ils aussi se soumettre à un test pour évaluer leurs compétences techniques ?

Pour vous aider tout au long de la phase d’entretien, vous pouvez vous appuyer sur une score card, qui vous permettra d’évaluer tous les candidats de la même manière. Faites-y figurer les compétences clés pour le poste, qu’elles soient techniques ou comportementales, mais aussi des critères permettant d’évaluer la capacité des candidats à s’aligner avec les valeurs et la culture de votre entreprise.

Les questions que vous poserez aux candidats durant ces entretiens doivent vous permettre de voir si chacun d’eux correspond à ce que vous recherchez, que ce soit en termes de compétences techniques mais aussi de savoir-être, de personnalité, de motivation…

Certaines techniques d’entretien, comme l’offbeat interview, peuvent vous aider à sortir des réponses toutes faites pour creuser davantage la personnalité du candidat en face de vous.

Attention toutefois à ne pas poser l’une des questions interdites par le Code du travail, définies comme telles pour lutter contre les discriminations à l’embauche. Vous ne pouvez pas par exemple demander l’âge du candidat ou si l’une d’elles prévoit d’avoir un enfant dans les mois qui viennent.

Faire votre choix et informer les candidats

Votre choix est fait ? Il est temps d’informer le candidat que vous avez décidé de recruter mais aussi ceux que vous ne retenez pas. C’est capital : 93% des candidats disent attendre un retour lorsqu’ils ne sont pas retenus, selon une étude Hellowork. Et le manque de temps ou l’afflux de candidatures ne sont pas de bonnes raisons pour ne pas le faire.

Prenez le temps de paramétrer votre ATS pour créer plusieurs modèles de mail, un par motif de refus. Des outils comme l’ATS Hellowork vous aident à le faire facilement. Faire des retours à tous les candidats, y compris ceux que vous ne recrutez pas, servira l’image de votre entreprise.

Gérer les formalités administratives avant l’arrivée du nouveau salarié

Passée la phase de sélection, vous devez effectuer en tant qu’employeur plusieurs formalités avant l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise.

La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Cette formalité obligatoire doit être faite par l’employeur auprès de l’Urssaf au plus tôt 8 jours avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Cette démarche permet d’ouvrir au salarié tous ses droits sociaux et à l’employeur d’être couvert en cas d’accident du travail. Pour l’entreprise, la DPAE lui permet aussi de bénéficier de tous ses droits à exonération, le cas échéant.

Cette formalité est obligatoire pour l’embauche de tout salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, quels que soient le secteur d’activité de l’entreprise et le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat saisonnier).

Voici les informations à fournir obligatoirement dans la Déclaration préalable à l’embauche :

• la dénomination sociale de l’entreprise ou vos nom et prénom ;
• votre code Naf (APE) ;
• le numéro Siret et l’adresse de votre établissement ;
• le service de santé au travail dont vous dépendez ;
• l’identité, la date de naissance, le département de naissance, la commune de naissance et, s’il en a déjà un, le numéro de Sécurité sociale de votre salarié ;
• la date et l’heure d’embauche ;
• les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée…).

Bon à savoir : il n’y a pas de DPAE à remplir pour l’embauche de stagiaires, ni pour les volontaires du service civique.

Cette formalité est obligatoire pour tous les nouveaux salariés, sous peine de sanctions. Celles-ci peuvent aller jusqu’à une amende d’un montant égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti et même des sanctions pénales pour travail dissimulé.

Le contrat de travail

En tant qu’employeur, vous devez rédiger un contrat de travail que le nouveau salarié signera. Ce contrat de travail doit être écrit, à l’exception du CDI à temps plein, qui autorise un contrat de travail oral, verbal ou tacite sous réserve que la convention collective dont dépend l’entreprise dise le contraire. Lorsque le contrat est verbal, l’employeur a l’obligation de remettre au salarié un document écrit mentionnant les informations contenues dans la Déclaration préalable à l’embauche effectuée auprès de l’Urssaf.

Quelques obligations sont à respecter par l’employeur dans la rédaction du contrat de travail :

• celui-ci doit être rédigé en français, s’il est conclu en France ;
• dans le cas d’un CDI, l’employeur et le salarié sont libres de définir le contenu du contrat de travail qu’ils souhaitent au nom de la liberté contractuelle. Seules limites : il est interdit d’inclure des clauses contraires à l’ordre public (par exemple, des clauses discriminatoires) ou contraires aux dispositions prévues par la convention collective qui s’applique dans l’entreprise.
• Pour les autres types de contrat, il existe plusieurs mentions obligatoires. Par exemple, dans le cas d’un CDD : motif précis du recours au CDD, nom et qualification du salarié absent s’il s’agit d’un remplacement, durée du contrat, clause de renouvellement, durée de la période d’essai s’il y en a une, intitulé de la convention collective applicable, montant de la rémunération qui figurera ensuite sur le bulletin de paie, nom et adresse de la caisse de retraite complémentaire et de l’organisme de prévoyance.

Conformément à l’article L. 1242-13 du Code du travail, le contrat de travail doit être transmis au salarié au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche dans le cas d’un CDD. Le CDI n’étant pas obligatoirement fait à l’écrit, il n’existe pas de délai à respecter pour le signer.

Autre formalité à réaliser par l’employeur, inscrire le nouveau collaborateur sur le registre du personnel. Ce document est obligatoire quel que soit le nombre de salariés dans l’entreprise. Parmi les informations qui doivent y figurer pour tous les salariés, leur état civil, la date d’entrée dans l’entreprise, l’emploi, la qualification ou encore le type de contrat.

La visite médicale d’embauche

Dernière formalité obligatoire pour l’employeur, la visite médicale d’embauche, désormais appelée la visite d’information et de prévention. Celle-ci vise à suivre l’état de santé du nouveau salarié et à l’avertir des risques qui peuvent être liés à son poste.

Celle-ci doit avoir lieu dans un délai de 2 mois pour les apprentis et de 3 mois pour tous les autres salariés (CDI, CDD…). Dans les cas où le nouveau salarié aurait bénéficié d’une visite médicale au cours des 5 dernières années, l’employeur n’a pas l’obligation de prévoir une visite d’information et de prévention pour son nouveau collaborateur si l’emploi et les risques qu’ils comportent sont identiques au précédent poste.

Soigner l’arrivée du nouveau salarié

Dernière étape clé d’un recrutement, l’onboarding. Loin d’être une formalité, celui-ci est essentiel à la bonne intégration du nouveau salarié dans l’entreprise. Une semaine avant son arrivée, envoyez-lui un email avec toutes les informations pratiques (horaire, adresse où il est attendu…) et communiquez-lui le programme de sa première journée. Quelques jours avant, vérifiez que son espace de travail, son matériel et ses accès informatiques seront prêts le jour J, et briefez les salariés avec lesquels il sera amené à travailler directement. Cette première impression est essentielle !

Tous nos conseils pour réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur sont dans le Guide du recrutement 2025

A retenir

• Avant de rédiger votre offre d’emploi, pensez à définir une fiche de poste. C’est la première étape clé de tout recrutement.
• A partir de juin 2026, vos offres d’emploi devront toutes comporter le salaire du poste ou a minima une fourchette de salaire. Pensez-y dès maintenant !
• Durant la phase d’entretien, vous pouvez vous appuyer sur une score card pour évaluer les différents candidats selon les mêmes critères objectifs.
• Pensez à répondre à tous les candidats, même (et peut-être surtout) à ceux que vous n’avez pas retenus. Votre image est en jeu !
• Avant l’arrivée d’un nouveau salarié, vous devez faire auprès de l’Urssaf une Déclaration préalable à l’embauche. Cette formalité doit être réalisée au plus tôt 8 jours avant l’arrivée du collaborateur.
• Le contrat de travail doit être signé au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche.
• L’employeur doit prévoir une visite médicale d’embauche dans les 3 mois après l’arrivée du salarié, sauf exceptions.