Comment définir et créer la bonne fiche de poste ?

Avant de faire le portrait-robot de votre candidat idéal, il est important de bien définir les contours et le contenu du poste en lui-même pour rédiger la fiche de poste la plus claire et la plus précise possible.

A quoi sert une fiche de poste ?

Sorte de carte d’identité d’un poste au sein d’une entreprise à un instant T, la fiche de poste délimite le périmètre exact d’une fonction. Elle permet de donner une idée au candidat de la réalité du poste, de fixer des objectifs précis au collaborateur et sert aussi de base à l’employeur pour déterminer qui recruter et évaluer son salarié lors de l’entretien annuel. C’est un document évolutif qui doit être modifié au fil des nouvelles prérogatives du poste.

Qu’est-ce qui intéresse un candidat dans une fiche de poste ?

Même si la fiche de poste n’est pas transmise au candidat en l’état, son contenu permet de répondre à la plupart de ses questions !

Quelles missions concrètes sont associées au poste ?

Pour ce faire, l’intitulé de la fiche de poste doit être facilement compréhensible et intégrer la liste des principales missions que le collaborateur aura à réaliser au quotidien.

Pour un commercial, les tâches peuvent être les suivantes :

• développer et fidéliser un portefeuille clients
• cibler et prospecter des clients potentiels
• rédiger et faire signer des contrats.

Pour un technicien de maintenance, il s’agira, par exemple de : gérer et suivre le parc de machines, réaliser les actes de maintenances, anticiper et planifier les visites de contrôle réglementaire de maintenance…

Quel profil est recherché ?

La fiche de poste doit également comprendre les qualités nécessaires pour mener à bien la mission, qu’il s’agisse de compétences techniques ou de savoir-être. Cela permettra au candidat de savoir s’il est pertinent qu’il postule.

Quelle place au sein de l’écosystème de l’entreprise ?

Il est bon de mentionner dans la fiche de poste la position qu’occupe le collaborateur dans l’organigramme de l’entreprise et les différents collègues avec lesquels il interagit.

Quel cadre et quelles conditions de travail ?

Enfin, pour permettre au candidat une meilleure projection, vous pouvez indiquer le lieu de travail, les horaires de travail, le rythme, ainsi que la rémunération proposée.

« Avant même de s’atteler à la rédaction, il faut avoir clairement défini le besoin que doit couvrir le poste de travail concerné. La fiche de poste doit bien faire apparaître la situation du poste dans la hiérarchie de l’entreprise (pourquoi pas sous forme d’organigramme). Elle doit délimiter la finalité du poste et ses missions principales, mais aussi ses spécificités techniques et ses contraintes ainsi que les aptitudes et les savoir-être que le collaborateur qui l’occupe doit maîtriser. »

Comment élaborer une fiche de poste ?

C’est en partant du vécu des collaborateurs que la fiche de poste sera certainement la plus fidèle à la réalité du terrain. Le plus souvent, c’est le service des ressources humaines qui se charge de rédiger cette fiche de poste en collaboration avec le manager.

Il peut aussi arriver que le supérieur hiérarchique et un collaborateur occupant le poste en question rédigent chacun de leur côté une fiche de poste et mettent ensuite en commun les fruits de leur réflexion.

Dans tous les cas, ce document doit être validé par le responsable hiérarchique du poste à pourvoir.

Quel contenu pour la fiche de poste ?

Même s’il n’existe aucune obligation légale pour le contenu de la fiche de poste, celle-ci comprend généralement :

• L’intitulé du poste
• La place du collaborateur au sein du service
• Les missions
• Les objectifs
• Les éventuelles contraintes ou difficultés
• Les compétences requises