3 clés pour réussir un feedback négatif

Les entretiens annuels approchent à grands pas ! Une étape souvent redoutée par les managers, car elle rime parfois avec conversations difficiles. Pourtant, bien menées, ces discussions peuvent être l’occasion de booster la performance et maintenir la motivation de vos équipes, même lorsqu’il s’agit de transmettre des retours négatifs.

Vous êtes manager et vous avez besoin de conseils pour transmettre des feedbacks difficiles sans briser la confiance ? Nous avons interrogé Ryne Sherman, psychologue de la personnalité et expert en leadership aux États-Unis. Il vous livre trois conseils pour réussir cette épreuve. À vos notes !

Conseil n°1 : l’écoute active

« L’écoute active est la clé de la compréhension. Les dirigeants qui écoutent sincèrement leurs employés montrent qu’ils apprécient la contribution et les préoccupations des membres de leur équipe, créant ainsi une base de confiance. Lorsque cette relation de confiance est établie, les managers peuvent identifier plus efficacement tout problème affectant la performance et trouver plus facilement des solutions pour y remédier » explique Ryne Sherman.

L’écoute active, ce n’est pas seulement hocher la tête à intervalle régulier : cette compétence implique d’écouter avec empathie, de prêter attention aux mots et aux émotions et de montrer à votre interlocuteur que vous le comprenez. Il s’agit d’analyser les informations avec soin et de chercher à en saisir pleinement le sens et les intentions sous-jacentes.

Notre conseil : reformulez régulièrement ce que vous entendez. Par exemple, « si je comprends bien, ce qui vous a freiné sur ce projet, c’est… » Cela montre à votre employé que vous êtes réellement à l’écoute et favorise une atmosphère d’ouverture.

Conseil n°2 : éviter les déraillements

Les retours critiques, aussi constructifs soient-ils, sont rarement accueillis avec enthousiasme. « Lorsque les employés reçoivent des commentaires critiques de leurs managers, la résistance est une réponse naturelle et humaine », note Ryne Sherman.

Face à cette résistance, il est tentant pour un manager de se justifier, de contourner le problème ou pire, de s’échauffer. Pourtant, maintenir un cadre bienveillant, ouvert et professionnel est essentiel pour éviter que la discussion ne prenne un tournant contre-productif.

Les conseils de l’expert pour éviter les déraillements :

• Préparez-vous à d’éventuelles objections et restez calme.
• Accueillez la résistance avec curiosité plutôt que défensive : « Je vois que ce point vous surprend, pouvez-vous m’en dire plus sur votre ressenti ? »
• Évitez les distractions qui pourraient perturber l’échange (téléphone en silencieux, bureau calme, etc.).

Conseil n°3 : définir clairement la voie à suivre

Le but d’un feedback négatif n’est pas tant de pointer les échecs, mais de donner à l’employé les clés pour faire mieux dans l’avenir. Une fois les problèmes identifiés, accompagnez-le dans la construction d’un plan d’action concret.

« Les managers doivent aider les employés à anticiper les obstacles potentiels au changement et leur offrir l’aide et les conseils nécessaires à l’exécution du plan. Le changement est plus facile à vivre dans une atmosphère d’écoute où l’on se sent en sécurité », souligne Ryne Sherman.

Nos conseils :

• Fixez des objectifs précis : évitez les formules floues telles que « il faut faire mieux ». Préférez des attentes mesurables.
• Identifiez les forces sur lesquelles s’appuyer pour progresser.
• Prévoyez des points de suivi réguliers pour ajuster la trajectoire si besoin.

Entretien annuel : à vous de jouer !

« Les entretiens annuels sont une bonne occasion de fournir un feedback à la fois positif et négatif. En règle générale, les managers doivent se concentrer sur les comportements qu’ils aimeraient que la personne commence à faire, continue à faire ou arrête de faire. Chacun de ces comportements peut être perçu comme négatif ou positif, selon le cas. En se concentrant sur des comportements spécifiques, le manager peut éviter de rendre la conversation personnelle », conclut Ryne Sherman.