Mon chantier RH 2023 : « Fluidifier notre parcours d’onboarding en full remote »

Chez Tixeo, le télétravail n’est pas né d’une adaptation aux restrictions imposées par la crise sanitaire. « Ça fait sept ans qu’on a basculé en full remote », récapitule le CEO et cofondateur de l’éditeur de solutions de visioconférence, Renaud Ghia. Une organisation qui a d’autant plus de sens que la collaboration à distance est le cœur de son activité.

« Au fil du temps, on adapte nos outils à nos besoins. On a notamment rendu nos plateformes plus interactives. Par exemple, grâce à un système de bulles, on peut voir en temps réel nos collègues travailler depuis chez eux, s’ils ont activé leur caméra, et venir discuter avec eux. De la même manière qu’en open space ou dans un bureau vitré, on peut voir s’ils sont disponibles ou non, ça enlève la dimension de solitude associée au télétravail et permet de recréer un collectif de travail. »

Temps d’accueil lors de la réunion du lundi

Même si le travail à distance fait partie de l’ADN de l’entreprise, la phase d’onboarding se déroulait traditionnellement en présentiel, au siège de Montpellier, de même que le dernier entretien d’embauche. Des habitudes mises à mal par l’arrivée du Covid, date à partir de laquelle l’onboarding 100% dématérialisé est devenu la norme. « Le recrutement en télétravail a des avantages et des inconvénients : on a accès à des candidats partout en France, mais on ne rencontre pas physiquement la personne avant son embauche. Nos trois entretiens (30 à 45 min sur le parcours du candidat, 1h30 de test technique et un dernier entretien où l’on fait la promesse d’embauche) s’effectuent désormais par visio », résume Renaud Ghia.

En 2023, l’entreprise souhaite fluidifier le parcours d’intégration à distance en compensant l’éloignement physique par un accueil chaleureux des équipes : « On fait en sorte que les nouveaux prennent leur poste le lundi, car c’est le jour de notre grande réunion : chaque service présente ce qu’il a fait la semaine précédente et ce qu’il va faire. À cette occasion, on invite aussi les nouveaux collaborateurs à se présenter et on fait un tour de table des membres de son équipe », détaille le CEO, qui compte embaucher 14 collaborateurs à des postes techniques cette année pour étoffer son effectif de 30 salariés.

Un livret d’accueil avec une FAQ

En amont du premier jour, l’entreprise envoie un poste de travail neuf (écrans, PC…) au domicile du futur salarié. « Nous avons travaillé sur un livret d’accueil, remis en même temps que le matériel. Il comprend une foire aux questions, parce qu’on s’est rendu compte que les nouveaux se posaient souvent les mêmes à leur arrivée (comment poser mes congés ? Quels sont mes horaires ?). Et qu’ils ne savaient pas toujours vers qui se tourner en cas de doute ou d’interrogation. Avec l’autre cofondateur, Sébastien, on avait pris l’habitude de dire aux nouveaux : ‘’Si vous avez une question, vous venez nous voir !’’, mais l’entreprise a grandi, nous ne sommes pas toujours disponibles. »

Ce livret d’accueil comprend également un trombinoscope, avec la fiche de poste associée à chaque collègue, pour que le nouveau collaborateur comprenne en un coup d’œil à quel interlocuteur il doit s’adresser en fonction de ses besoins.

Un nouveau système de parrainage

Onboarding à distance ne signifie pas que les nouveaux collaborateurs sont livrés à eux-mêmes : « La première semaine, le collaborateur installe son poste en se faisant accompagner à distance par l’équipe informatique, puis il assiste à un ensemble de mini-formations dispensées par différents collègues, en fonction de leur sujet d’expertise. L’objectif est que la personne puisse être opérationnelle sur certaines missions au bout de quinze jours. »

Tixeo va également instaurer un système de parrainage en désignant un collègue auquel les nouveaux venus pourront poser des questions très pratiques. « Nous estimerons que notre parcours d’onboarding est un succès si le nouveau collaborateur est rapidement opérationnel, s’il vient travailler avec le sourire et qu’il interagit facilement avec les autres. »

Enfin, l’entreprise organise, chaque trimestre, un rassemblement de trois jours dans une ville de France ou d’Europe : « On mélange nos équipes techniques et commerciales, on fait du sport, des activités de team building, de bons repas. Ça nous permet aussi de rencontrer les nouveaux en vrai. On fait en sorte que la date de leur prise de poste soit proche du prochain team building pour qu’ils n’aient pas à attendre trois mois avant de voir physiquement leurs collègues ! Chez nous, la visio, c’est pour le travail, le présentiel, c’est pour passer du bon temps. »