ATS, multidiffuseur… Pourquoi et comment changer d’outil RH
Votre outil RH ne répond plus à vos attentes. Vous envisagez de changer de logiciel ? Ne foncez pas tête baissée. Quelle que soient les raisons de votre changement, il est important de respecter certaines étapes avant de vous lancer.
Comment faire le bon choix parmi le nombre d’outils et de logiciels dédiés aux professionnels RH ? Tous proposent des fonctionnalités diverses et variées, parfois mêmes complémentaires. Difficile de s’y retrouver lorsqu’on envisage de changer de logiciel : remplacer un outil par un autre peut avoir un impact important dans l’organisation d’un service RH.
Comment s’assurer de faire le bon choix et en quoi le prochain outil sera plus fonctionnel que le précédent ? La réussite d’un changement d’outil n’est possible que si vous anticipez, préparez ce projet en amont et respectez plusieurs étapes essentielles.
1. Les raisons : pourquoi vouloir changer d’outil ?
Au sein d’une équipe RH, la notion de temps est un enjeu majeur et pour gagner en performance et en agilité, il faut savoir s’équiper des bons outils. De nombreuses raisons peuvent amener un service RH à vouloir en changer : l’outil actuel ne répond plus aux attentes des utilisateurs, la plateforme n’évolue plus et devient obsolète voire archaïque ou encore, les services proposés ne correspondent plus aux besoins des équipes.
Parfois, ce sont les utilisateurs qui n’optimisent pas les outils dont ils disposent. Pourquoi ? Soit par manque de communication en interne ou en l’absence de formation au logiciel. Ils le rejettent tout simplement alors que s’ils y avaient été formés, leur usage et leur opinion auraient été différents.
Le métier des RH change et ne cesse d’évoluer avec une digitalisation accrue des process. Vous devez avoir entre les mains des outils à la hauteur de vos attentes.
2. Audit : quels sont les besoins des utilisateurs ?
Le changement d’outil RH peut parfois sembler difficile d’autant plus qu’il existe plusieurs plateformes sur le marché. Première chose : les collaborateurs de votre service RH ou vos opérationnels doivent se sentir impliqués dans le choix de ce nouvel outil, ce sont eux qui vont l’utiliser chaque jour. Vous devez connaitre leurs besoins si vous voulez les rallier à votre projet de changement de logiciel.
Au quotidien, quelles sont leurs attentes et leurs problématiques ? En termes d’usage et de productivité, quelles sont les fonctionnalités impératives et essentielles pour eux ? Lesquelles sont aujourd’hui manquantes ? Et parmi toutes les options possibles, lesquelles sont pratiques mais pas indispensables ?
Comprendre le besoin réel des équipes en amont fait la différence entre un outil RH et un autre !
3. Quelles sont les attentes en termes de prestation de services ?
Au-delà de vouloir un maximum de fonctionnalités, il faut bien prendre conscience de ce qui vous attend avec un nouvel outil : il va falloir le paramétrer, le déployer et former les équipes à son usage. La disponibilité et la réactivité des services desk font notamment la différence, ce sont des atouts qui font la force d’un prestataire.
Au moment de la validation du contrat, assurez-vous d’avoir toutes les informations en main : la durée du paramétrage, le délai de livraison, la mise en production et la mise en place des sessions de formation des collaborateurs.
Ensuite, tout au long du partenariat, les équipes restent à votre service. Elles doivent être disponibles à tout moment que ce soit par téléphone ou par mail. Le suivi client est primordial ! Tous les utilisateurs doivent être formés dès le départ en gardant en tête que les opérationnels peuvent changer à tout moment. D’où l’importance d’un suivi client de qualité pour s’assurer que les nouveaux utilisateurs prennent bien en main les diverses fonctionnalités de la plateforme.
Enfin, en cas d’incidents techniques, votre prestataire doit répondre présent et l’usage d’un logiciel d’assistance technique sous forme de tickets peut permettre de gagner en réactivité.
4. Le budget : comment le définir ?
Pour définir le budget d’un nouveau logiciel et déterminer si le tarif est en adéquation avec vos attentes, il faut s’interroger sur la prestation déjà existante, en connaitre précisément le budget ainsi que toutes les fonctionnalités incluses.
Évaluez ensuite la faisabilité du projet et planifiez une estimation des charges par rapport à vos nouvelles attentes : les nouveaux modules disponibles sont-ils inclus dans le prix ? Faut-il payer un supplément par fonctionnalités ou par utilisateurs identifiés ? Les formations sont-elles inclues à la prestation ou sont-elles payantes ? Y a-t-il un surcoût lors du développement et de la mise à jour des nouvelles fonctionnalités ? Ne laissez rien au hasard !
5. Benchmark : penser à comparer les différents outils du marché
Au moment de la prise de contact avec les différents prestataires, prévoyez une liste de questions qui vous permettront ensuite d’effectuer un comparatif à la fois objectif et pertinent.
Quel est le tarif, que comprend-il concrètement ? Y a-t-il un chargé de clientèle dédié pour chaque partenariat ? Est-il facile de rentrer en contact avec les équipes une fois le contrat signé ? Comment va se dérouler le déploiement du logiciel ?
N’hésitez surtout pas à poser toutes ces questions et à demander des démos en amont en impliquant toujours les futurs utilisateurs de vos équipes. Ils sauront être objectifs sur les fonctionnalités nécessaires … et les autres superflus.
Avec une grille de lecture aussi complète, vous avez désormais toutes les infos pour trouver l’outil qui accompagnera vos futurs projets. Ne reste plus qu’à vous lancer !
Vous envisagez de changer d’ATS ou d’outil de multidiffusion ?
Bien s’équiper pour bien recruter
